Plugin-Aktionen prüfen und ausführen

Rolle ab: Agent
Gilt pro: Organisation
Zuletzt aktualisiert: 1. Oktober 2026
aishaa-Version: 19490a6ac

Menüpfad: Plugin-Aktionen

Kurz gesagt: Über ein verbundenes Plugin kann aishaa etwas in einem anderen System tun, zum Beispiel eine Retoure in deinem Webshop erfassen. Eine solche Plugin-Aktion entsteht als Vorschlag des KI-Agenten, weil du aishaa darum gebeten hast, aus einer Ansicht am Ticket heraus oder dadurch, dass du sie selbst startest. Ausstehende Aktionen prüfst du am Ticket oder auf der Seite Plugin-Aktionen: Du führst sie aus oder lehnst sie mit einem Grund ab. Ist ein Vorschlag älter als 24 Stunden oder ist das Gespräch seitdem weitergegangen, bittet aishaa dich zuerst zu bestätigen, dass der Inhalt noch stimmt.

Wo du das findest

Der Tab Plugin-Aktionen neben einem geöffneten Ticket: die Aktionen dieses Tickets und die Schaltfläche Neue Aktion.
Plugin-Aktionen im Hauptmenü: alle Aktionen über alle Tickets hinweg, mit der Erläuterung Alle Plugin-Aktionen über alle Tickets hinweg: offene Genehmigungen und der Ausführungsverlauf. Neben dem Menüeintrag steht die Anzahl der Aktionen, die auf eine Entscheidung warten, mit dem Tooltip Wartet auf Genehmigung: (Anzahl). Diese Anzahl ist genau das, was die Seite zeigt, wenn du sie öffnest. Der Zähler steht auch im Menü auf deinem Smartphone.
Das Dashboard hat oben die Kachel Wartet auf Freigabe (Vorgeschlagene Aktionen, die auf eine Entscheidung warten: dieselbe Zahl wie in der Aktionsliste.). Ein Klick öffnet die Seite Plugin-Aktionen.

Wer: Alle mit Zugriff auf Tickets sehen die Aktionen. Ausführen, ablehnen und erstellen kannst du ab der Rolle Agent, zusätzlich mit der Mindestrolle, die der Administrator pro Aktion eingestellt hat (siehe weiter unten). Welche Aktionen es gibt und wie die KI damit umgehen darf, stellt ein Organisationsadministrator in den Plugin-Einstellungen ein, siehe Plugin-Einstellungen: Kundendaten, Kataloge und Aktionen.

Status und Quellen

Status	Bedeutung
Ausstehend	Die Aktion wartet auf eine Entscheidung: ausführen oder ablehnen.
Ausgeführt	Die Aktion wurde im verbundenen System ausgeführt. Das Ergebnis steht auf der Karte.
Fehlgeschlagen	Das Ausführen hat nicht geklappt. Die Fehlermeldung steht auf der Karte.
Abgelehnt	Ein Kollege oder eine Kollegin hat die Aktion abgelehnt, gegebenenfalls mit einem Grund.

Quelle	Bedeutung
KI-Vorschlag	Der KI-Agent hat die Aktion bei der Verarbeitung des Tickets vorgeschlagen.
aishaa, auf Anfrage	aishaa hat die Aktion bereitgestellt, weil ein Kollege sie in der Unterhaltung an diesem Ticket darum gebeten hat.
Aus Ansicht	Die Aktion wurde mit einer Schaltfläche in einer Ansicht am Ticket gestartet, zum Beispiel in einer Ticketansicht.
Manuell	Ein Kollege oder eine Kollegin hat die Aktion mit Neue Aktion gestartet.

Eine ausstehende Aktion prüfen

Öffne das Ticket und den Tab Plugin-Aktionen, oder klappe auf der Seite Plugin-Aktionen die Zeile aus. Du siehst die Aktionskarte mit:

dem Plugin-Symbol, einer Zusammenfassung oder dem Namen der Operation, dem Status-Chip, dem Quellen-Chip, bei einem veralteten Vorschlag einem Warn-Chip und der Uhrzeit;
der Beschreibung der Operation;
bei einer Aktion, die sich auf einen Datensatz bezieht, der Zeile Betrifft mit dem Titel dieses Datensatzes und dahinter einer Beschreibung wie einer Bestellnummer oder einem Datum. Nicht jede Aktion gehört zu einem Datensatz; dann steht diese Zeile nicht da;
der Einschätzung des KI-Agenten: KI-Einschätzung: sicher ausführbar (blau) oder KI ist unsicher: vor dem Ausführen prüfen (orange), gefolgt von der Begründung;
den Zweifelspunkten des KI-Agenten, wenn es welche gibt (siehe unten);
dem Formular mit den Parametern der Aktion. Bei einer ausstehenden Aktion kannst du sie noch anpassen. Hat die Aktion keine Parameter, steht dort Diese Aktion benötigt keine weiteren Angaben.

Eine ausstehende Plugin-Aktion im Tab Plugin-Aktionen eines Tickets, mit der KI-Einschätzung, dem Parameterformular und den Schaltflächen Ablehnen und Ausführen.

Schaltfläche	Bedeutung
Ausführen	Prüft zuerst die Parameter (zum Beispiel (Feld) muss mindestens (Wert) sein.) und führt die Aktion aus. Du siehst Aktion ausgeführt. oder, bei einem Fehler, Die Aktion ist fehlgeschlagen.
Ablehnen	Zeigt zuerst das Feld Grund. Klicke noch einmal auf Ablehnen, um zu bestätigen. Du siehst Aktion abgelehnt. und die Aktion wird nie mehr ausgeführt.

Nach der Ausführung zeigt die Karte die Parameter, die verwendeten Anhänge (mit Name, Typ und Größe) und das Ergebnis. Unten auf jeder Karte steht Erstellt von und, wo zutreffend, Ausgeführt von und Abgelehnt von mit der Uhrzeit.

Worüber die KI unsicher war

Hat der KI-Agent die Aktion bereitgestellt, während er sich bei etwas nicht sicher war, steht das unter der Einschätzung als Reihe von Chips, mit der Erläuterung Worüber die KI unsicher war. Vor der Freigabe prüfen. Es gibt sechs Punkte:

Chip	Was du prüfst
Welcher Datensatz?	Ob die Aktion zum richtigen Datensatz gehört. Bei der Zeile Betrifft steht dann auch der Chip Prüfen, ob dies der richtige Datensatz ist.
Was der Kunde will?	Ob die Aktion tut, was der Kunde wirklich verlangt.
Sind die Daten aktuell?	Ob die Daten im Formular noch stimmen.
Was es bewirkt?	Was die Aktion im verbundenen System in Gang setzt.
Ohne Zustimmung erlaubt?	Ob du das ohne Einverständnis des Kunden tun darfst.
Anderer Zweifel	Etwas anderes, bei dem der KI-Agent nicht weiterkam.

Steht dort kein einziger Chip, hatte der KI-Agent keine Zweifelspunkte. Das ist keine Garantie: Du entscheidest.

Die Parameter ausfüllen

Das Formular kommt vom Plugin selbst, welche Felder du siehst, ist also pro Aktion verschieden.

Hat ein Feld eine feste Liste möglicher Werte, ist es eine Auswahlliste mit lesbaren Bezeichnungen statt eines freien Textfelds. Bei mehr als fünfzehn Auswahlmöglichkeiten wird es ein Suchfeld, in dem du tippst, um zu filtern.
Ein Pflichtfeld hat ein Sternchen hinter der Bezeichnung.
Verlangt die Aktion eine Datei, bietet aishaa die Anhänge dieses Tickets an: Wähle eine mit Datei auswählen. Pro Datei siehst du den Namen und die Größe und Virenscan läuft, solange der Scan noch läuft. Dateien, die der Virenscan blockiert hat, stehen nicht in der Liste. Gibt es überhaupt keine Dateien, steht dort Für diese Aktion sind keine Dateien aus diesem Ticket verfügbar. Siehe Dateien und Anhänge.

Einen veralteten Vorschlag bestätigen

Ein ausstehender Vorschlag kann durch die Zeit oder durch das Gespräch überholt sein. aishaa fragt dann zuerst, ob der Inhalt noch stimmt, damit niemand eine Liste blind abarbeitet.

Ein Vorschlag ist veraltet, wenn:

er älter als 24 Stunden ist. Das gilt für eine Plugin-Aktion und für eine Nachricht an eine externe Partei, denn ihr Inhalt veraltet („morgen“, „heute“).
seitdem eine neue Nachricht vom Kunden oder von einer externen Partei eingegangen ist. Das gilt auch für einen Vorschlag, der nur etwas am Ticket ändert, etwa den Status, die Zuweisung oder ein Label.

Auf der Karte siehst du dann:

in der Kopfzeile den Chip (Alter) alt (zum Beispiel 30 Stunden oder 4 Tage) oder den Chip Seitdem neue Nachricht;
die Überschrift Vor (Alter) vorgeschlagen. Prüfen Sie, ob der Inhalt noch stimmt. oder Das Gespräch ist seit diesem Vorschlag weitergegangen. Prüfen Sie, ob er noch stimmt.;
was seitdem passiert ist: Seitdem neue Nachrichten vom Kunden oder einer externen Partei: (Anzahl), die letzte am (Zeitpunkt). und Seitdem gesendete Antworten: (Anzahl).;
das Häkchen Ich habe den Inhalt geprüft und er stimmt noch.

Ohne dieses Häkchen ist die Schaltfläche deaktiviert. Setzt du das Häkchen, heißt die Schaltfläche Trotzdem ausführen, oder Trotzdem senden bei einer Nachricht an eine externe Partei, und sie steht in Warnfarbe. Passt du einen Parameter an, gilt das als Bestätigung; das Häkchen geht dann von selbst an. Kommt danach doch eine neue Nachricht herein, verfällt die Bestätigung und du musst erneut bestätigen.

Willst du den Vorschlag nicht bestätigen, wähle Neu vorschlagen lassen (Tooltip Lehnt diesen Vorschlag ab und lässt aishaa das Ticket in seinem jetzigen Stand erneut ansehen.). Der alte Vorschlag wird abgelehnt und du siehst aishaa sieht sich das Ticket erneut an und macht einen neuen Vorschlag.

Startest du die Aktion an einer anderen Stelle, zum Beispiel mit einer Schaltfläche in einer Ansicht am Ticket, erscheint der Dialog Diese Aktion ist veraltet mit derselben Erklärung und der Wahl Abbrechen, Neu vorschlagen lassen oder Trotzdem ausführen.

Auf der Seite Plugin-Aktionen steht der Chip (Alter) alt oder Seitdem neue Nachricht in der Spalte Erstellt, damit du veraltete Vorschläge in der Liste sofort siehst.

Aktionen, die zusammengehören

Gehören mehrere Aktionen zusammen, zum Beispiel weil der KI-Agent sie auf einmal für dieselbe Bestellung vorgeschlagen hat, stehen sie in einem Block. Statt des Status-Chips steht dann ein Chip (Anzahl) Aktionen. Innerhalb dieses Blocks behält jede Aktion ihren eigenen Status, und du entscheidest pro Aktion, ob du sie ausführst oder ablehnst.

Hat der Administrator für diese Aktion eine Aktionskarte erstellen lassen, siehst du statt des Standardformulars diese Karte, mit denselben Schaltflächen. Siehe Eine Aktionskarte mit Claude erstellen lassen.

Nachricht an eine externe Partei

Eine besondere integrierte Aktion ist die Nachricht an eine externe Partei, zum Beispiel einen Lieferanten. Die Karte zeigt An mit dem Empfänger, das bearbeitbare Feld Nachricht an die externe Partei, gegebenenfalls den Chip Wartet danach erneut auf Antwort: (Anzahl) Tag(e) und einen Hinweis, ob die Nachricht als Weiterleitung (mit der Kundennachricht darunter) oder als Folgenachricht im bestehenden Thread gesendet wird; die Signatur des Absenders wird automatisch angehängt. Statt Ausführen heißt die Schaltfläche hier Senden. Siehe auch Auf eine externe Antwort warten.

Selbst eine Aktion starten

Öffne den Tab Plugin-Aktionen am Ticket und klicke auf Neue Aktion.
Wähle die Aktion aus der Liste. Gibt es mehrere Plugins, sind die Aktionen pro Plugin gruppiert; ab sechs Aktionen gibt es ein Suchfeld Aktion suchen. Kein Ergebnis ergibt Keine Aktionen gefunden.
Bezieht sich die Aktion auf einen Datensatz, wähle zuerst, wofür die Aktion ist (siehe unten).
Fülle die Parameter aus.
Klicke auf Ausführen, wenn du die Aktion ausführen darfst, oder auf Zur Genehmigung einreichen, wenn nicht. Im zweiten Fall kommt die Aktion als Ausstehend in die Liste und ein Kollege oder eine Kollegin mit ausreichenden Rechten prüft sie.

Wählen, wofür die Aktion ist

Nicht jede Aktion gehört zu einem Datensatz. Gehört sie nicht dazu, steht dort keine Auswahlliste und du füllst nur das Formular aus. Bezieht sich die Aktion doch auf einen Datensatz, zum Beispiel auf eine Bestellung oder eine Akte, steht über dem Formular eine Auswahlliste mit dem Namen dieses Datensatztyps und dem Platzhalter Wähle, wofür diese Aktion ist. In der Liste stehen die Datensätze, die zu diesem Ticket gefunden wurden.

Das Formular erscheint erst, nachdem du einen Datensatz gewählt hast. aishaa füllt die Verweise auf diesen Datensatz selbst aus, du musst also keine Bestell- oder Aktennummern mehr abtippen; diese Felder stehen nicht mehr im Formular. Was aishaa aus dem Datensatz übernehmen kann, ist schon ausgefüllt.
Gibt es noch keine Datensätze am Ticket, siehst du Auf diesem Ticket gibt es noch keine (Typ). Suchen Sie den Datensatz zuerst im Tab. Öffne dann zuerst den Tab dieses Datensatztyps und suche den Datensatz. Siehe Datensätze am Ticket.
Klappt das Abrufen des gewählten Datensatzes nicht, siehst du Die Daten dieses Datensatzes konnten nicht abgerufen werden. Versuchen Sie es erneut oder wählen Sie einen anderen Datensatz.

Hast du selbst einen Datensatz am Ticket geöffnet, beginnt die Auswahlliste mit diesem. Hast du das nicht, beginnt sie mit dem Datensatz, um den es laut aishaa in der Unterhaltung geht. Ist das nicht eindeutig, bleibt die Auswahl leer. Prüfe immer, ob der gewählte Datensatz stimmt, bevor du die Aktion ausführst.

Wird die Aktion direkt ausgeführt, siehst du Aktion ausgeführt.; wird sie bereitgestellt, Aktion erstellt. Gibt es überhaupt keine Aktionen, steht dort Es sind noch keine Aktionen verfügbar. Aktivieren Sie Aktionen bei einer Plugin-Verbindung in den Einstellungen.

Wer was darf

Ein Organisationsadministrator stellt das an zwei Stellen ein:

Einstellung	Wo	Optionen	Was das für dich bedeutet
Mindestrolle	Pro Aktion bei der Plugin-Verbindung	Aus, Agent, Teamleiter, Organisationsadministrator, Kontoadministrator	Bei Aus gibt es die Aktion nirgends in der App, auch nicht für die Rolle Agent. Ansonsten ist dies die niedrigste Rolle, die die Aktion ausführen und ausstehende Aktionen genehmigen oder ablehnen darf. Liegst du unter dieser Rolle, kannst du eine Aktion nur Zur Genehmigung einreichen.
Aktionsmodus	Pro KI-Agent	Aus, Nur vorschlagen (Mensch genehmigt), Selbstständig ausführen, wenn als sicher eingeschätzt	Bei Aus verwendet dieser KI-Agent die Aktion nicht. Bei Nur vorschlagen landet jeder Vorschlag als Ausstehend bei dir. Bei Selbstständig ausführen führt der KI-Agent die Aktion selbst aus, wenn die Einschätzung sicher ausführbar lautet; sonst steht sie trotzdem zur Prüfung bereit.

Die Schaltflächen Ausführen und Ablehnen auf einer ausstehenden Karte bleiben immer sichtbar. Hast du nicht die erforderliche Rolle, verweigert aishaa den Vorgang und du siehst eine Fehlermeldung.

Die Seite Plugin-Aktionen

Die Seite Plugin-Aktionen mit dem Filter Status, den Spalten Operation, Status, Ticket, Erstellt von und Erstellt und einer ausgeklappten Zeile mit der Aktionskarte.

Suchfeld und der Filter Status: Ausstehend (Standard), Ausgeführt, Fehlgeschlagen, Abgelehnt oder Alle. Aktualisieren mit der Schaltfläche rechts.
Hast du Zugriff auf mehrere Organisationen, gibt es außerdem eine Schaltfläche für deinen Arbeitsbereich. Damit wählst du, von welchen Organisationen du die Aktionen siehst. Der Tooltip zeigt deine aktuelle Auswahl: Arbeitsbereich: alle Organisationen oder Arbeitsbereich: (Anzahl) von (Anzahl) Organisationen. Der Arbeitsbereich gilt auch für den Zähler beim Menüeintrag.
Spalten: Operation (Zusammenfassung oder Name, darunter das Plugin und die Operation oder die Begründung der KI), Status, Ticket (Nummer und Betreff; ein Klick öffnet das Ticket), Erstellt von (der KI-Agent oder der Kollege, mit der Quelle), Erstellt (Zeitpunkt und Ausgeführt von, wenn die Aktion ausgeführt wurde). In einem Konto mit mehreren Organisationen gibt es außerdem eine Spalte Organisation mit Logo und Namen.
Klappe eine Zeile mit dem Pfeil vorne aus, um die vollständige Aktionskarte zu sehen und dort direkt auszuführen oder abzulehnen.
Doppelklicke auf eine Zeile, um das Ticket zu öffnen.
Gibt es nichts, steht dort Noch keine Plugin-Aktionen.

Gut zu wissen

Eine Plugin-Aktion bewirkt wirklich etwas im verbundenen System. Prüfe die Parameter, bevor du auf Ausführen klickst; eine ausgeführte Aktion kannst du in aishaa nicht rückgängig machen.
Einen veralteten Vorschlag ohne das Häkchen auszuführen, geht nicht: Auch wenn eine Schaltfläche an einer anderen Stelle steht, verweigert aishaa es und bittet zuerst um die Bestätigung.
Dieselbe Aktion mit denselben Daten wird nicht zweimal bereitgestellt: Schlägt der KI-Agent sie erneut vor, während schon eine ausstehende Version existiert, bleibt diese eine bestehen.
Ein KI-Vorschlag ist nie eine an den Kunden gesendete Nachricht. aishaa sendet keine Nachrichten, ohne dass jemand auf eine Sendeschaltfläche klickt.
Plugin-Aktionen sind etwas anderes als Folgeaktionen (die interne Aufgabenliste mit Fristen), siehe Folgeaktionen (Ticketaktionen).
Neue Aktionen und Statusänderungen erscheinen live im Tab, auch wenn ein Kollege sie ausführt.