Dateien und Anhänge

Rolle ab: Agent
Gilt pro: Organisation
Zuletzt aktualisiert: 1. Oktober 2026
aishaa-Version: 19490a6ac

Menüpfad: Tickets > (Ticket öffnen) > Editor

Kurz gesagt: Du fügst Dateien hinzu, indem du sie in den Editor ziehst oder die Anhang-Schaltfläche nutzt. aishaa entscheidet für jede Datei, wie sie beim Empfänger ankommt: in der Nachricht, als Anhang oder als Download-Link, und zeigt das vorab mit einer geschätzten Nachrichtengröße. Passt die Nachricht auch dann nicht in das Limit des Mailwegs, wird sie vor dem Senden zurückgehalten. Empfangene Dateien findest du im Tab Medien.

Wo du das findest

Öffne ein Ticket über Tickets. Unter dem Editor steht die Anhangliste; die Anhang-Schaltfläche (Büroklammer) befindet sich in der Werkzeugleiste des Editors. Im Dialog Weiterleiten und bei einer Antwort an eine externe Partei steht in der endgültigen Vorschau der Block Was der Empfänger erhält. Empfangene Dateien stehen im Tab Medien neben dem Ticket.

Wer: ab der Rolle Agent für das Hinzufügen und Senden; den Tab Medien kann jeder ansehen. Die Limits ergeben sich aus dem Kanal und dem Mailweg der Organisation.

Dateien zu einer Antwort hinzufügen

Ziehe eine oder mehrere Dateien in den Editor (Dateien hier ablegen, um sie anzuhängen) oder klicke auf die Anhang-Schaltfläche und wähle Dateien aus. Im WhatsApp-Editor kannst du eine Datei auch einfügen.
Ein Bild, das du in den Text einer E-Mail einfügst, wird zu einem Bild in der Nachricht selbst.
Jede hinzugefügte Datei erscheint in der Anhangliste mit Name und Größe. Mit dem Augensymbol öffnest du eine Vorschau, mit dem Kreuz (Anhang entfernen) entfernst du die Datei wieder.
Eine aufgenommene WhatsApp-Nachricht steht in der Liste als Sprachnachricht.

Zu große Dateien werden beim Hochladen mit der Meldung Die Dateigröße darf 30 MB nicht überschreiten. abgelehnt.

Dateien aus einer Plugin-Aktion

Liefert eine ausgeführte Plugin-Aktion eine Datei, zum Beispiel ein Retourenetikett oder eine Rechnung, steht sie auf der Aktionskarte unter Erzeugte Dateien, mit Dateiname, Typ und Größe.

Mit Zur Antwort hinzufügen hängst du die Datei an deine Antwort. Danach steht dort Zur Antwort hinzugefügt und bei der Datei Geht mit der nächsten Antwort mit.
Je nach Einstellung der Verbindung kann eine Datei auch schon automatisch an deiner Antwort hängen.
Wurde die Datei mitgeschickt, steht dort Mit einer Antwort gesendet.

Eine erzeugte Datei wird nur für die nächste Antwort auf dieses Ticket angeboten. Entfernst du sie aus deiner Antwort oder geht die Antwort ohne diese Datei hinaus, bietet aishaa sie nicht erneut an; auch nicht nach dem Neuladen der Seite oder bei einem Kollegen. Die Datei selbst bleibt einfach bei den Dateien des Kunden, du kannst sie also später über den Tab Medien noch mitschicken. Siehe Plugin-Aktionen prüfen und ausführen.

Eine Datei vom Ticket an eine Plugin-Aktion übergeben

Es geht auch umgekehrt: Fragt eine Plugin-Aktion nach einer Datei, zum Beispiel einem Foto des Schadens oder einer Rechnung, bietet aishaa die Anhänge dieses Tickets an.

Wähle die Datei im Feld Anhänge der Aktion, mit dem Platzhalter Datei auswählen. Pro Datei siehst du den Namen und die Größe.
Läuft der Virenscan noch, steht hinter der Datei Virenscan läuft. Dateien, die der Virenscan blockiert hat, werden nicht angeboten.
Gibt es keine Anhänge an diesem Ticket, steht dort Für diese Aktion sind keine Dateien aus diesem Ticket verfügbar. Füge die Datei dann zuerst zum Ticket hinzu oder bitte den Kunden darum.
Nach der Ausführung steht die verwendete Datei auf der Aktionskarte unter Anhänge, mit Name, Typ und Größe.

Siehe Plugin-Aktionen prüfen und ausführen.

Wie eine Datei beim Empfänger ankommt

Für E-Mail berechnet aishaa vor dem Senden einen Zustellplan: Jede Datei geht in genau einer Form mit. Bei jeder Datei in der Anhangliste steht ein Chip mit dieser Form, darunter die Zeile Geschätzte Nachrichtengröße: (Größe) (Limit (Limit)). Solange die Berechnung läuft, steht dort Es wird berechnet, wie die Nachricht zugestellt wird…

Der Editor eines Tickets mit der Anhangliste, je Datei dem Chip In der Nachricht, Optimiert, in der Nachricht oder Download-Link und der Zeile Geschätzte Nachrichtengröße.

Zustellform	Bedeutung
In der Nachricht	Ein Bild, das im Text der Nachricht steht und unverändert mitgeht.
Optimiert, in der Nachricht	Ein Bild im Text, das aishaa für eine zuverlässige Zustellung verkleinert und komprimiert hat (siehe unten).
Anhang	Die Datei geht als normaler Anhang mit.
Download-Link	Die Datei passt nicht mehr als Anhang und geht als Link mit. Der Empfänger sieht in der Nachricht die Zeile Anhang kann hier heruntergeladen werden. mit einem Link zur Datei. Bei einer weitergeleiteten oder zitierten Nachricht steht dieser Linkblock über dem zitierten Text, damit der Empfänger nicht danach scrollen muss.

Die Reihenfolge zählt: Anhänge gehen in der Reihenfolge, in der du sie hinzugefügt hast, als Anhang mit, bis das Budget voll ist. Was danach kommt, wird zu einem Download-Link. Ein Bild, das im Text steht, geht nie zusätzlich noch als Anhang mit.

Große Fotos werden automatisch optimiert

Fotos im Text einer E-Mail (JPEG, PNG, WebP und TIFF) werden verkleinert, wenn die längste Seite größer als 1600 Pixel oder die Datei größer als 400 KB ist. Das Ergebnis ist höchstens 1600 Pixel breit oder hoch; PNG bleibt PNG, andere Formate werden zu JPEG. aishaa entfernt dabei auch alle Metadaten aus dem Foto, etwa den Ort, an dem es aufgenommen wurde. Kleine Bilder wie Logos und Signaturen, GIF-Animationen, SVG- und HEIC-Dateien bleiben unverändert. Wird das Ergebnis nicht kleiner, geht das Original mit.

Bei der Nachricht steht dann der Hinweis Große Fotos werden für eine zuverlässige Zustellung automatisch optimiert. Soll der Empfänger auch die Originaldateien erhalten, schalte Originale in voller Qualität mitsenden ein (Die Originale werden als Anhang oder Download-Link mitgesendet.). Die Originale folgen dann denselben Regeln wie andere Anhänge.

Der Block Was der Empfänger erhält in der endgültigen Vorschau einer weitergeleiteten Nachricht, mit der Zustellform je Datei und dem Schalter Originale in voller Qualität mitsenden.

Limits je Mailweg

Mailserver rechnen mit der Größe der kompletten, kodierten Nachricht. Diese ist etwa 37 Prozent größer als die einzelnen Dateien zusammen. aishaa berücksichtigt das und nutzt außerdem eine Sicherheitsmarge von 5 Prozent unter dem Limit des Wegs.

Mailweg	Limit für die komplette Nachricht
Gmail oder Google Workspace	25 MB
Outlook oder Microsoft 365 sowie Senden über aishaa	10 MB
Eigener SMTP-Server	Das Limit, das bei der Verbindung eingestellt ist (1 bis 150 MB). Ohne eigenen Wert gilt für bekannte Anbieter ihr dokumentiertes Limit, sonst 10 MB. Siehe Senden über deinen eigenen SMTP-Server.

Im Editor rechnet aishaa damit zurück, wie viel an einzelnen Dateien hineinpasst: etwa 68 Prozent des Limits. Bei einem Limit von 10 MB passen also etwa 6,8 MB an Dateien als Anhang mit; der Rest geht als Download-Link.

Wenn die Nachricht trotzdem zu groß ist

Wird die Nachricht auch mit Download-Links zu groß (zum Beispiel durch sehr viele Bilder im Text), siehst du Diese Nachricht ist zu groß zum Versenden. Entfernen Sie Inhalte oder senden Sie weniger Dateien mit. und das Senden wird zurückgehalten. Dein Text und deine Anhänge bleiben erhalten; entferne Inhalte oder Dateien und versuche es erneut.

Lehnt der Mailserver die Nachricht trotzdem wegen der Größe ab, steht in der Zeitachse bei der Nachricht Nicht zugestellt: Die Nachricht war zu groß für den Mailserver. mit der Möglichkeit, die Nachricht zu bearbeiten und erneut zu senden. Siehe auch E-Mail kommt nicht an oder geht nicht raus.

Anhänge über WhatsApp

Bei WhatsApp gelten feste Limits je Dateityp. Eine größere Datei geht automatisch als Download-Link; der Chip Download-Link erklärt, dass die Datei größer ist, als WhatsApp für diesen Typ erlaubt.

Dateityp	Maximale Größe als Medium
Bild	5 MB
Video	16 MB
Audio	16 MB
Dokument (alle übrigen Typen)	100 MB

Empfangene Dateien wiederfinden

Anhänge einer Nachricht stehen unter dieser Nachricht in der Zeitachse; klicke darauf, um eine Vorschau zu öffnen. Eine mitgeschickte E-Mail (.eml) öffnet sich in einer eigenen Vorschau mit den Tabs Nachricht, Text und Anhänge.

Alle Dateien des Kunden zusammen stehen im Tab Medien neben dem Ticket, auch aus früheren Tickets.

Der Tab Medien neben einem Ticket mit den Filtern, den Dateikarten mit Vorschau und Download-Schaltfläche und den Badges Von diesem Ticket und Anderes Ticket.

Element	Bedeutung
Typfilter	Alle, Bilder, Videos, Dokumente, Audio oder Andere.
Nur dieses Ticket	Zeigt nur Dateien des geöffneten Tickets. Sonst siehst du die Badges Von diesem Ticket und Anderes Ticket (mit Ticket #(Nummer) öffnen).
Nur dieser Kanal	Nur Dateien aus demselben Kanal wie das Ticket.
Inline-Dateien einfügen	Zeigt auch Bilder, die im Text von Nachrichten standen.
Wahrscheinliches Rauschen einbeziehen	Zeigt auch Bilder, die aishaa als Rauschen einstuft, etwa Logos und Symbole aus Signaturen.
Quelle	Alle, Kunde oder Agent.
Ansprechpartner	Bei einem Unternehmen: Dateien eines einzelnen Ansprechpartners oder Alle Kontakte.

Für jede Datei siehst du eine Vorschau oder ein Symbol, den Namen, eine kurze KI-Zusammenfassung des Inhalts, falls vorhanden, und die Schaltflächen für Vorschau und Herunterladen. Außerdem steht bei jeder Datei die Büroklammer Zur Antwort hinzufügen, mit der du die Datei als Anhang an deine Antwort hängst. Bei einer Datei, die vom Virenscan blockiert wurde, fehlt diese Schaltfläche.

Virenscan

Jede empfangene Datei wird gescannt. Solange das läuft, steht dort Virenscan läuft. Eine infizierte oder nicht scanbare Datei erhält die Markierung Vom Virenscan blockiert und lässt sich nicht öffnen oder herunterladen. Ein Kontoadministrator kann eine solche Datei mit Trotzdem freigeben doch freigeben; dabei ist ein Grund für die Freigabe Pflicht.

Gut zu wissen

Auch beim Weiterleiten wählst du, welche Anhänge aus der Kundennachricht mitgehen (Anhänge aus der Kundennachricht); dort gelten dieselben Zustellformen und Limits. Siehe Eine Nachricht weiterleiten.
Download-Links enthalten einen zufälligen Code; der Link lässt sich nicht aus einer Ticketnummer oder einem Dateinamen erraten.
Ein Download-Link ist ein normaler Link in der Nachricht. Der Empfänger braucht kein aishaa-Konto, um die Datei herunterzuladen.
Eine Datei kann über aishaa nicht komprimiert oder gezippt werden; möchtest du mehrere große Dateien als einen Anhang senden, mach das vorher auf deinem eigenen Computer.
Im internen Chat gilt ein eigenes Upload-Limit von 100 MB pro Datei, siehe Interner Chat.
Die vollständige Bildoptimierung und die Versandlimits je Anbieter sind auch in Versandlimits und Bildoptimierung beschrieben.