Dokumentation / Arbeiten mit Tickets
Folgeaktionen (Ticketaktionen)
Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Funktion Ticketaktionen für euer Konto aktiviert ist.
Kurz gesagt: Eine Folgeaktion ist eine Aufgabe, die zu einem Ticket gehört, aber nicht in der Unterhaltung selbst steckt: den Lagerbestand prüfen, einen Lieferanten anrufen, eine Rückerstattung durchführen. Du verknüpfst eine solche Aktion mit dem Ticket, gibst ihr eine verantwortliche Person und eine Frist und erledigst alle offenen Aktionen aus einer Liste heraus.
Wo du das findest
- Offene Aktionen im Hauptmenü: alle Aktionen der Organisationen, auf die du Zugriff hast.
- Der Tab Aktionen neben einem geöffneten Ticket und die Schaltfläche Aktion hinzufügen (das Häkchensymbol) in der oberen Leiste des Tickets.
- Die Kachel Wartet auf Freigabe im Dashboard, die die Seite Plugin-Aktionen öffnet.
- In der Ticketübersicht steht in der Zeile eines Tickets ein Häkchensymbol mit (Anzahl) offene Aktion(en); der Tooltip listet sie auf.
Wer: ab der Rolle Agent. Welche Aktionen dein Team wählen kann, verwaltet ein Organisationsadministrator unter Konto > Ticketaktionen; diese Liste gilt für das ganze Konto.
Eine Aktion zu einem Ticket hinzufügen
- Öffne das Ticket und klicke in der oberen Leiste auf Aktion hinzufügen, oder öffne den Tab Aktionen und klicke dort auf Aktion hinzufügen.
- Wähle bei Aktion wählen die Aktion. Unter der Auswahlliste erscheint die Beschreibung der Aktion, falls es eine gibt.
- Fülle die Eingabefelder der Aktion aus. Welche Felder es gibt, hängt von der Aktion ab (siehe unten).
- Gib bei Bedarf eine Notiz (optional) ein, höchstens 2000 Zeichen.
- Wähle bei Bedarf eine Frist (nur ein Datum). Das Feld kann geleert werden.
- Wähle bei Zugewiesen an das Teammitglied, das die Aktion übernimmt. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Mit Mir zuweisen trägst du dich selbst ein.
- Klicke auf Speichern. Du siehst Aktion hinzugefügt.
Der Dialog Aktion hinzufügen mit der Auswahlliste Aktion wählen, den Eingabefeldern der gewählten Aktion, Notiz (optional), Frist und Zugewiesen an mit der Schaltfläche Mir zuweisen.
Arten von Eingabefeldern
| Typ | So füllst du es aus |
|---|---|
| Text | Ein freies Textfeld. |
| Ja/Nein | Ein Häkchen. Gesetzt bedeutet „ja“; nicht gesetzt gilt als nicht ausgefüllt. |
| Betrag | Eine Zahl mit zwei Dezimalstellen und dem Währungszeichen davor. Kann nicht negativ sein. |
Ist noch keine einzige Aktion eingerichtet, zeigt der Dialog Für diese Organisation sind noch keine Aktionen verfügbar. Wende dich dafür an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.
Standardaktionen
aishaa liefert einen festen Satz an Standardaktionen. Welche davon für eure Organisation verfügbar sind, hängt von der Einrichtung ab. Standardaktionen können nicht geändert werden; ein Organisationsadministrator kann aber eigene Aktionen hinzufügen.
| Standardaktion | Besonderheiten |
|---|---|
| Lagerbestand prüfen | |
| Beim Lieferanten nachfragen | |
| Untersuchung beim Transportunternehmen starten | Für ein vermisstes oder beschädigtes Paket, für das eine Untersuchung oder Reklamation beim Transportunternehmen nötig ist. |
| Rücksendung bearbeiten | |
| Rückerstattung durchführen | Felder Vollständige Rückerstattung (ja/nein) und Betrag für eine Teilerstattung. |
| Kunden zurückrufen | |
| Unterlagen beim Kunden anfordern | |
| Gutachten einplanen | |
| Beim Kreditgeber nachfragen | |
| Beim Notar nachfragen | |
| Zinsangebot nachverfolgen |
Aktionen am Ticket erledigen
Im Tab Aktionen steht pro Aktion eine Karte mit dem Namen, einem Status-Chip (Offen, Erledigt oder Hinfällig), den ausgefüllten Feldern, der Notiz, Erstellt von (Name) am (Datum), der Frist und der verantwortlichen Person. Ist die Frist abgelaufen und die Aktion noch offen, ist das Datum rot mit dem Text Frist überschritten.
Der Tab Aktionen neben einem Ticket mit einer Aktionskarte, dem Status-Chip, der Frist und den Schaltflächen Als erledigt markieren und Als hinfällig markieren.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Als erledigt markieren (grünes Häkchen) | Die Aktion ist erledigt. Der Status wird Erledigt. |
| Als hinfällig markieren (Kreuz) | Die Aktion ist nicht mehr nötig. Der Status wird Hinfällig. |
| Wieder öffnen (Pfeil) | Nur bei einer erledigten oder hinfälligen Aktion: setzt den Status zurück auf Offen. |
Nach jeder Änderung siehst du Aktion aktualisiert. Hat das Ticket keine Aktionen, steht dort Diesem Ticket sind noch keine Aktionen zugeordnet.
Die Seite Offene Aktionen
Die Seite Offene Aktionen zeigt Aktionen über alle Tickets und Organisationen hinweg.
Die Seite Offene Aktionen mit der Suchleiste, dem Filter Status, dem Schalter Nur meine Aktionen, dem Menü Bearbeiten und den Spalten Aktion, Ticket, Organisation, Kunde, Frist, Zugewiesen an und Erstellt.
Werkzeugleiste:
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Suchfeld | Sucht in der Liste; die Liste aktualisiert sich eine halbe Sekunde, nachdem du aufhörst zu tippen. |
| Status | Offen (Standard), Erledigt, Hinfällig oder Alle. |
| Nur meine Aktionen | Zeigt nur Aktionen, die dir zugewiesen sind. |
| Bearbeiten | Menü für die angehakten Aktionen: Auswahl erledigen, Auswahl als hinfällig markieren und Auswahl zuweisen (wähle ein Teammitglied oder Mir zuweisen). Danach siehst du (Anzahl) Aktion(en) aktualisiert. |
| Aktualisieren | Lädt die Liste neu. |
Spalten: Aktion (Name, ein Notizsymbol mit der Notiz als Tooltip und eine Zusammenfassung der ausgefüllten Felder), Ticket (die Nummer; ein Klick öffnet das Ticket in einem neuen Tab), Organisation, Kunde (mit dem Betreff des Tickets), Frist (rot mit Frist überschritten, wenn sie vorbei ist), Zugewiesen an und Erstellt (Datum und von (Name)).
Doppelklicke auf eine Zeile, um den Dialog Aktion bearbeiten zu öffnen. Darin änderst du die Felder, die Notiz, die Frist, die verantwortliche Person und den Status; unten steht zur Erinnerung Ticket #(Nummer) · (Organisation). Gibt es die Aktion nicht mehr oder hast du keinen Zugriff mehr darauf, siehst du Diese Aktion ist nicht mehr verfügbar oder Sie haben keinen Zugriff mehr darauf.
Ist die Liste leer, steht dort Keine offenen Aktionen.
Dashboard und Benachrichtigungen
- Im Dashboard zählt die Kachel Wartet auf Freigabe die Vorschläge, die auf eine Entscheidung warten. Ein Klick darauf öffnet die Seite Plugin-Aktionen.
- Bei Offene Aktionen im Hauptmenü steht ein Badge: (Anzahl) Aktion(en) heute zu erledigen oder, wenn Aktionen über der Frist sind, (Anzahl) Aktion(en) über der Frist. „Heute“ wird in deiner eigenen Zeitzone bestimmt.
- Möchtest du eine E-Mail, wenn Teammitglieder dir Aktionen zuweisen, schalte in Mein Profil die Option Per E-Mail benachrichtigen, wenn mir Aktionen zugewiesen werden ein. Du erhältst dann eine kurze E-Mail pro Reihe von Zuweisungen, mit dem Betreff Ihnen wurde eine neue Aktion zugewiesen oder Ihnen wurden (Anzahl) neue Aktionen zugewiesen, pro Aktion dem Text Zugewiesen von (Name) und Frist: (Datum) und den Schaltflächen Aktion ansehen und Meine Aktionen ansehen. Zuweisungen kurz nacheinander werden gebündelt.
Gut zu wissen
- Ohne die Funktion Ticketaktionen siehst du die Seite und den Tab nicht; die Seite zeigt dann nur den Hinweis, dass dies von aishaa verwaltet wird.
- Eine Folgeaktion ist eine interne Aufgabe. Der Kunde sieht nichts davon, und es wird nichts an den Kunden gesendet.
- Eine Frist ist nur ein Datum, keine Uhrzeit. Außer dem Badge im Menü und der Karte im Dashboard gibt es keine eigene Erinnerung oder Push-Benachrichtigung für eine nahende Frist.
- Folgeaktionen sind etwas anderes als Plugin-Aktionen. Eine Plugin-Aktion führt tatsächlich etwas in einem verbundenen System aus, siehe Plugin-Aktionen prüfen und ausführen. Wartest du auf eine Antwort eines Lieferanten, sieh dir auch Warten auf eine externe Antwort an.
- Ein Organisationsadministrator verwaltet die Liste der Aktionen unter Konto > Ticketaktionen: eigene Aktionen mit Name, Beschreibung und Eingabefeldern hinzufügen (Text, Ja/Nein oder Betrag, jeweils mit oder ohne Pflichtfeld) und Aktionen archivieren. Eine archivierte Aktion kann nicht mehr mit Tickets verknüpft werden; bestehende Aktionen bleiben unverändert.