Outlook oder Microsoft 365 verbinden

Rolle ab: Organisationsadministrator
Gilt pro: Organisation
Zuletzt aktualisiert: 1. Oktober 2026
aishaa-Version: 19490a6ac

Menüpfad: Organisation > Kanäle > E-Mail > Outlook / Microsoft 365

Kurz gesagt: Eine Outlook-Verbindung besteht aus zwei Ebenen. Zuerst verbindest du einmalig ein Microsoft-Konto für das ganze aishaa-Konto (dafür brauchst du die Rolle Kontoadministrator und manchmal die Genehmigung deiner IT-Administration). Danach wählst du pro Organisation, welches Outlook-Postfach aishaa über dieses Konto verwendet. Versand und Empfang laufen dann direkt über Microsoft; eine Weiterleitung ist nicht nötig.

Wo du das findest

Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail und wähle die Karte Outlook / Microsoft 365. Ist noch kein Microsoft-Konto verbunden, siehst du die Schaltfläche Microsoft-Konto verbinden; sie führt dich zur Seite Outlook. Ist bereits ein Konto verbunden, wählst du auf dieser Seite direkt das Postfach und gelangst mit Outlook verwalten zur Seite Outlook. Diese Seite erreichst du auch über Erweiterte Einstellungen > Anbieter > Outlook verwalten.

Wer: Das Auswählen eines Postfachs, das Importieren und das Verwalten der Postfachzuordnungen ist ab der Rolle Organisationsadministrator möglich und gilt pro Organisation. Das Verbinden, erneute Verbinden und Trennen des Microsoft-Kontos selbst gilt für das ganze Konto und erfordert die Rolle Kontoadministrator. Ohne diese Rolle sind die Schaltflächen Privates Microsoft-Konto verbinden, Geschäfts- oder Schulkonto verbinden, Erneut verbinden, Trennen und Alle trennen deaktiviert.

Die Seite Outlook (über Microsoft-Konto verbinden oder Outlook verwalten) mit den Schaltflächen Privates Microsoft-Konto verbinden, Geschäfts- oder Schulkonto verbinden, Aktualisieren und Hilfe zu Microsoft 365, einem verbundenen Microsoft-Konto mit Statuslabel und darunter dem Bereich Outlook-Postfachzuordnungen.

Wie die Verbindung aufgebaut ist

Ebene	Was sie ist	Gilt für
Microsoft-Konto	Die Anmeldung bei Microsoft, die aishaa Zugriff gewährt. Eine Anmeldung kann mehrere Postfächer bedienen, auch freigegebene Postfächer, auf die dieses Konto Zugriff hat.	Das ganze aishaa-Konto, also alle Organisationen.
Postfachzuordnung	Die Verbindung zwischen einem E-Mail-Endpunkt einer Organisation und einem konkreten Outlook-Postfach, auf das über das Microsoft-Konto zugegriffen wird. Das Postfach bestimmt, welcher Posteingang gelesen und für den Versand verwendet wird.	Eine Organisation.

Outlook ist die einzige Verbindung, bei der mehrere Postfächer an einer Anmeldung hängen. So kannst du mit einem Geschäfts- oder Schulkonto zum Beispiel support@ für die eine Organisation und info@ für eine andere Organisation verbinden.

Schritt 1: das Microsoft-Konto verbinden

Öffne die Seite Outlook (über Microsoft-Konto verbinden im Assistenten oder über Outlook verwalten).
Wähle die Art des Kontos:

Schaltfläche	Wann
Privates Microsoft-Konto verbinden	Für ein privates Konto wie eine outlook.com-, hotmail.com- oder live.com-Adresse.
Geschäfts- oder Schulkonto verbinden	Für ein Microsoft 365- oder Exchange Online-Konto deines Unternehmens oder deiner Organisation. Wähle dies auch, wenn du ein freigegebenes Postfach verbinden möchtest.

Melde dich bei Microsoft mit dem Konto an, das Zugriff auf das Support-Postfach hat, und erteile die Berechtigung.
Du kommst zurück auf die Seite Outlook. Das Konto steht jetzt in der Liste, mit der Adresse, der Art des Kontos (Persönlich, Geschäft oder Schule oder Unbekannt), der Anzahl der Postfachzuordnungen und einem Statuslabel.

Statuslabels eines Microsoft-Kontos:

Label	Bedeutung
Verbunden	Die Verbindung funktioniert.
Nicht verbunden	Das Konto ist bekannt, aber die Verbindung ist nicht aktiv.
Genehmigung nötig	Deine Microsoft 365-Administration muss die Verbindung zuerst genehmigen (siehe nächster Schritt).
Erneute Verbindung nötig	Der Zugriff ist abgelaufen oder wurde widerrufen. Klicke auf Erneut verbinden und melde dich erneut an.

Wählst du im Assistenten die falsche Kontoart (zum Beispiel Privates Microsoft-Konto verbinden, während du dich mit einem Geschäftskonto anmeldest), schlägt die Verbindung fehl. Versuche es dann erneut mit der anderen Schaltfläche.

Schritt 2: Genehmigung durch deine IT-Administration (nur Geschäfts- oder Schulkonten)

In vielen Microsoft 365-Umgebungen dürfen Mitarbeitende einer App nicht selbst Zugriff auf E-Mails gewähren. Dann siehst du nach der Anmeldung beim Konto das Label Genehmigung nötig mit der Schaltfläche Genehmigen.

So erledigst du die Genehmigung:

Bist du selbst Administrator eurer Microsoft 365-Umgebung? Dann klicke auf Genehmigen. Du gelangst zur Genehmigungsseite von Microsoft für eure Umgebung; melde dich als Administrator an und akzeptiere die angeforderten Berechtigungen.
Bist du kein Administrator? Klicke auf Hilfe zu Microsoft 365. Oben im Dialog steht Manchmal muss jemand aus der IT oder Ihre Microsoft-365-Administration zuerst die Berechtigung erteilen, bevor Outlook verbunden werden kann., darunter drei Hilfsmittel:

Schaltfläche	Was sie tut
Genehmigungsseite öffnen	Öffnet die Genehmigungsseite von Microsoft.
Beispiel-E-Mail an die IT-Administration	Öffnet den Dialog E-Mail für die IT (siehe unten).
Genehmigungslink anzeigen	Klappt das Feld Genehmigungslink mit dem Link selbst und einer Kopierschaltfläche auf (Link kopieren, danach Genehmigungslink kopiert.). Die Schaltfläche heißt dann Genehmigungslink ausblenden.

Bitte deine IT-Administration, den Link zu öffnen, sich als Microsoft 365-Administrator anzumelden und die Verbindung von aishaa zu genehmigen. Die Administration muss sonst nichts in aishaa tun.
Klicke danach auf der Seite Outlook auf Aktualisieren. Das Label ändert sich in Verbunden.

Mit Schließen schließt du den Dialog.

Der Dialog Hilfe zu Microsoft 365 mit den Schaltflächen Genehmigungsseite öffnen, Beispiel-E-Mail an die IT-Administration und Genehmigungslink anzeigen.

Die fertige Nachricht für die IT

Der Dialog E-Mail für die IT enthält eine Nachricht, die du so weiterleiten kannst. Oben steht Verwenden Sie diese Nachricht, wenn jemand aus der IT oder Ihre Microsoft-365-Administration beim Verbinden von Outlook helfen muss. Darunter stehen zwei vorausgefüllte Felder, die du nicht selbst schreiben musst:

Feld	Inhalt
Betreff	Genehmigung für Outlook-Verbindung in Microsoft 365 erforderlich
Nachricht	Eine kurze Erklärung, dass für das Verbinden von Outlook mit eurer aishaa-Umgebung die Genehmigung einer Microsoft 365-Administration nötig ist, mit dem Genehmigungslink bereits darin.

Bei jedem Feld steht eine Kopierschaltfläche: Betreff kopieren und Nachricht kopieren. Nach dem Kopieren siehst du Betreff kopiert. oder Nachricht kopiert. Füge sie danach in dein eigenes Mailprogramm ein und schicke die Nachricht an deine IT-Administration. Setze deinen eigenen Namen unter die Nachricht; der Schluss steht ohne Namen darin. Klappt das Kopieren nicht, siehst du Kopieren fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es erneut. Markiere den Text dann selbst.

Der Dialog E-Mail für die IT mit den vorausgefüllten Feldern Betreff und Nachricht und bei jedem Feld einer Kopierschaltfläche.

Schritt 3: das Postfach für diese Organisation wählen

Am schnellsten geht es über den Assistenten:

Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail und wähle Outlook / Microsoft 365 (klicke bei Bedarf zuerst auf Einrichtung ändern).
Wähle bei Microsoft-Konto das verbundene Konto.
Gib bei Postfachadresse die Adresse des Postfachs ein, das diese Organisation verwendet, zum Beispiel support@deinunternehmen.de. Das darf auch ein freigegebenes Postfach sein, auf das das gewählte Konto Zugriff hat.
Klicke auf Dieses Postfach verwenden.

Klappt es, siehst du Postfach verbunden und aktiv., und die Übersicht Aktuelle Einrichtung öffnet sich mit dem Label Outlook bei Versand über. Konnte aishaa das Postfach noch nicht lesen, siehst du Postfach verbunden, aber der Lesezugriff konnte noch nicht bestätigt werden. Prüfe dann, ob das Konto Zugriff auf dieses Postfach hat und ob die Genehmigung abgeschlossen ist.

aishaa richtet dabei automatisch einen Endpunkt für die Postfachadresse, eine Routing-Regel für E-Mails an diese Adresse, die Postfachzuordnung und die Versandmethode Outlook ein. Der Endpunkt wird zum Standardabsender, wenn bis dahin die aishaa Mail-Adresse der Standardabsender war.

Die Seite Outlook / Microsoft 365 im E-Mail-Assistenten unter Organisation > Kanäle > E-Mail, mit der Auswahlliste Microsoft-Konto, dem Feld Postfachadresse und der Schaltfläche Dieses Postfach verwenden.

Postfachzuordnungen verwalten

Auf der Seite Outlook steht unter den Konten der Bereich Outlook-Postfachzuordnungen (Ordnen Sie Endpunkte konkreten Outlook-Postfächern zu, auf die über ein Microsoft-Konto zugegriffen wird.). Hier verbindest du weitere Postfächer oder passt eine bestehende Zuordnung an. Ohne verbundenes Microsoft-Konto steht dort Verbinden Sie zuerst ein Microsoft-Konto (oben). Eine Postfachzuordnung verwendet die Tokens dieses Microsoft-Kontos und funktioniert ohne Konto nicht. und Neue Postfachzuordnung ist nicht verfügbar.

Eine Zuordnung hinzufügen oder bearbeiten:

Klicke auf Neue Postfachzuordnung oder bei einer bestehenden Zuordnung auf Bearbeiten.
Fülle die Felder aus:

Feld	Bedeutung
Endpunkt	Der E-Mail-Endpunkt dieser Organisation, dem du das Postfach zuordnest. Bei einer neuen Zuordnung siehst du nur Endpunkte, bei denen ausgehend aktiviert ist. Gibt es den Endpunkt noch nicht, lege ihn zuerst unter Erweiterte Einstellungen an.
Microsoft-Konto	Das verbundene Microsoft-Konto, das auf das Postfach zugreift.
Postfachadresse	Die Adresse des Outlook-Postfachs. Sie wird mit der Adresse des Endpunkts vorausgefüllt. Ändere sie nur, wenn das tatsächliche Outlook-Postfach eine andere Adresse hat, zum Beispiel bei einem freigegebenen Postfach.

Klicke auf Speichern. Du siehst Postfachzuordnung gespeichert.

Die Tabelle zeigt pro Zuordnung die Spalten Postfach (mit Inaktiv, wenn die Zuordnung nicht aktiv ist), Endpunkt, Microsoft-Konto, Validierung, Import, Eingehend und Fehler sowie die Schaltflächen Bearbeiten und Löschen.

Spalte	Mögliche Werte
Validierung	Lesezugriff bestätigt, Validierung fehlgeschlagen, Erneute Verbindung nötig, Genehmigung nötig, Getrennt oder Unbekannt.
Import	Datum und Uhrzeit des letzten Verlaufsimports mit der Anzahl importierter und übersprungener Nachrichten, oder ein Strich.
Eingehend	Status des Abrufs neuer E-Mails: Abgeschlossen, Mit Fehlern abgeschlossen, Fehlgeschlagen, Wird ausgeführt, Erneute Verbindung nötig, Genehmigung nötig oder Unbekannt.
Fehler	Die letzte Fehlermeldung, falls vorhanden.

Für jedes Microsoft-Konto steht im oberen Bereich eine kürzere Version dieser Tabelle, mit den Spalten Postfach, Validierung, Letzter Import, Eingehend und Fehler und pro Postfach der Schaltfläche Importieren.

Was du siehst, wenn noch nichts da ist

Die Seite Outlook hat für jeden Bereich einen leeren Zustand, damit du siehst, was der nächste Schritt ist:

Wo	Was dort steht
Noch kein Microsoft-Konto	Noch kein Microsoft-Konto verbunden mit Verbinden Sie zuerst ein Microsoft-Konto.
Ein verbundenes Konto ohne Postfächer	Mit dieser Verbindung sind noch keine Postfachzuordnungen verknüpft.
Noch überhaupt keine Postfachzuordnung	Noch keine Postfachzuordnungen mit Fügen Sie eine Zuordnung hinzu, um einen Endpunkt einem konkreten Outlook-Postfach zuzuordnen.

Bei einem leeren Zustand siehst du außerdem das Feld Tage zurück und die Schaltflächen Alle Postfachzuordnungen importieren und Alle trennen nicht; die erscheinen erst, wenn ein Microsoft-Konto verbunden ist.

Verlauf importieren

Auf der Seite Outlook steht über den Konten das Feld Tage zurück (mindestens 1, höchstens 365, standardmäßig 30). Klicke auf Alle Postfachzuordnungen importieren, um für alle verbundenen Postfächer aktuelle E-Mails abzurufen, oder auf Importieren bei einem einzelnen Postfach. Den Fortschritt siehst du im Block Import läuft. Siehe E-Mail-Verlauf importieren.

Erneut verbinden und trennen

Steht bei einem Konto Erneute Verbindung nötig, klicke auf Erneut verbinden. Du meldest dich erneut mit derselben Kontoart bei Microsoft an. Alle Postfachzuordnungen unter diesem Konto funktionieren danach wieder.
Trennen bei einem Konto trennt die Verbindung für alle Organisationen im Konto, die über dieses Microsoft-Konto arbeiten. Alle trennen tut das für alle Microsoft-Konten. Beide Schaltflächen erfordern die Rolle Kontoadministrator.
Löschen bei einer Postfachzuordnung beendet nur die Nutzung dieses einen Postfachs für diese eine Organisation. Das Microsoft-Konto bleibt verbunden.

Bestehende Tickets und Nachrichten bleiben nach dem Trennen erhalten. Solange danach kein eigener Versandweg aktiv ist, sendet aishaa von der aishaa Mail-Adresse.

Gut zu wissen

Auf der Seite Erweiterte E-Mail-Konfiguration sieht ein Organisationsadministrator bei der Karte Outlook, wie viele Microsoft-Konten verbunden und wie viele Postfachzuordnungen aktiv sind, mit dem Label Handlungsbedarf oder Warnungen, wenn etwas zu tun ist.
Antworten aus einem Ticket schlagen mit einer deutlichen Meldung fehl, wenn Outlook eine Genehmigung der Administration benötigt oder die Autorisierung abgelaufen ist. Behebe das auf der Seite Outlook und sende die Antwort erneut.
Nach wiederholten Fehlern beim Abruf pausiert aishaa den Abruf für ein Postfach vorübergehend. Die Seite zeigt dann Pausiert bis mit Datum und Uhrzeit; danach versucht aishaa es automatisch erneut.
Der Versand über Outlook hat in aishaa eine maximale Nachrichtengröße von 10 MB pro E-Mail (einschließlich Anhängen). Siehe Versandlimits und Bildoptimierung.
Ein Verlaufsimport ändert nie den Status eines Tickets und öffnet keine geschlossenen Tickets wieder.
Bei einem privaten Microsoft-Konto ist keine Administratorgenehmigung nötig; das gilt nur für Geschäfts- oder Schulkonten.