Die Kontaktübersicht
Kurz gesagt: Die Übersicht Kontakte zeigt alle Personen und Unternehmen, die aishaa kennt: Kunden, die jemals ein Ticket geschickt haben, und Kontakte, die du selbst hinzugefügt hast. Du suchst nach Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder WhatsApp-Nummer, filterst nach Typ und offenen Tickets und öffnest aus einer Zeile das neueste Ticket oder das Kundenprofil.
Wo du das findest
Klicke im Hauptmenü auf Kontakte. Die Seite hat den Untertitel Finde Personen und Unternehmen über E-Mail, Telefon, WhatsApp und Ticketverlauf.
Wer: ab der Rolle Betrachter. Kontakte gehören zum gesamten Konto: Alle Organisationen des Kontos teilen dieselbe Kontaktliste. Hinzufügen, bearbeiten und zusammenführen kannst du ab der Rolle Agent.
Die Übersicht Kontakte mit der Suchleiste, der Schaltfläche Filter, der Sortierauswahl und einigen Kontaktzeilen mit Tickets, Kontakten und letzter Aktivität.
Wie Kontakte entstehen
Du musst Kontakte nicht selbst anlegen. aishaa legt automatisch einen Kontakt an, sobald ein Ticket per E-Mail, WhatsApp, Telefon oder über einen anderen verbundenen Kanal eingeht. Solange es noch keine Tickets gibt, zeigt die Übersicht den Text Noch keine Kontakte gefunden. mit der Erklärung Kontakte werden automatisch aus Tickets und eingehender Kommunikation erstellt.
Ein Kontakt ist eine Person oder ein Unternehmen. Eine Person hat einen Ansprechpartner mit einer oder mehreren Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer und so weiter). Ein Unternehmen kann mehrere Ansprechpartner und Domains haben. Wie du das verwaltest, liest du in Das Kundenprofil.
Suchen
Gib im Feld Kontakte suchen einen Namen, eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder andere Kontaktdaten ein. Die Übersicht sucht automatisch, während du tippst. Du musst nicht Enter drücken. Mit dem Kreuz neben dem Suchfeld löschst du die Suche.
Liefert die Suche nichts, siehst du Keine Kontakte entsprechen diesen Filtern.
Filtern
Klicke auf Filter, um den Filterbereich zu öffnen. Du kannst die Filter kombinieren.
| Filter | Optionen | Bedeutung |
|---|---|---|
| Typ | Person, Unternehmen | Zeigt nur Personen oder nur Unternehmen. |
| Kontaktdaten | E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Instagram-Benutzername, Web-Widget-Identität | Zeigt nur Kontakte, die diese Art von Kontaktdaten haben. |
| Kundengruppe | Die Kundengruppen des Kontos | Zeigt nur die Kunden in dieser Gruppe. Der Filter erscheint nur, wenn das Konto Kundengruppen hat. Mit dem Kreuz im Feld hebst du die Auswahl wieder auf. Siehe Kundengruppen. |
| Offene Tickets | Alle Kunden (Standard), Mit offenen Tickets, Ohne offene Tickets | Zeigt nur Kontakte mit oder ohne offene Tickets. |
Mit Filter löschen setzt du alle Filter und die Suche auf einmal zurück.
Der aufgeklappte Filterbereich mit den Auswahllisten Typ, Kontaktdaten, Kundengruppe und Offene Tickets und der Schaltfläche Filter löschen.
Sortieren
Rechts neben der Schaltfläche Filter steht die Sortierauswahl.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Letzte Aktivität (Standard) | Kontakte mit dem neuesten Ticket oder der neuesten Nachricht oben. |
| Name A-Z | Alphabetisch nach Name. |
| Die meisten offenen Tickets | Kontakte mit den meisten offenen Tickets oben. |
| Die meisten Tickets | Kontakte mit den meisten Tickets insgesamt oben. |
| Kürzlich erstellt | Die neuesten Kontakte oben. |
Mit der runden Schaltfläche mit dem Pfeil (aktualisieren) lädst du die Übersicht neu.
Was eine Kontaktzeile zeigt
Jede Zeile zeigt:
- Den Avatar oder Anfangsbuchstaben, den Namen und bei einem Unternehmen ein Gebäude-Symbol mit dem Tooltip Unternehmen.
- Einen farbigen Chip mit dem Namen der Kundengruppe, in der der Kunde ist, mit dem Tooltip Kundengruppe {Name} oder Kundengruppe {Name} · KI-Analyse aus. Siehe Kundengruppen.
- Ein oranges Label {Anzahl} öffnen, wenn der Kontakt offene Tickets hat.
- Die primären Kontaktdaten, zum Beispiel die E-Mail-Adresse. Fehlen sie, steht dort Keine primären Kontaktdaten.
- Kanal-Symbole, wenn der Kontakt über mehr als einen Kanal erreichbar ist.
- Die Zeile Neuestes Ticket #{Nummer}: {Betreff} des neuesten Tickets.
- Bei einem Unternehmen den Namen des Hauptkontakts und die primäre Domain; bei jedem Kontakt die externe Referenz, wenn sie ausgefüllt ist.
- Die Zahlen Tickets (Gesamtzahl der Tickets) und Kontakte (Anzahl der Ansprechpartner). Ist die Funktion Cases für euer Konto aktiviert, steht dort auch eine Zahl mit dem Label Cases: die Anzahl der Cases dieses Kontakts.
- Den Zeitpunkt der letzten Aktivität. Fahre mit der Maus darüber, um das vollständige Datum und die Uhrzeit zu sehen.
Rechts in der Zeile stehen zwei Schaltflächen: Das Unterhaltungs-Symbol öffnet das neueste Ticket (Tooltip Öffne das neueste Ticket: {Betreff}) und das Pfeil-Symbol öffnet das Profil (Tooltip Kontaktprofil öffnen). Ein Klick auf die Zeile selbst öffnet ebenfalls das Profil.
Gut zu wissen
- Deine Sortierauswahl, Filter und die Anzahl der Zeilen pro Seite (Einträge pro Seite) werden pro Benutzer gespeichert, getrennt für einen schmalen und einen breiten Bildschirm. Nach 24 Stunden ohne Nutzung kehrt die Übersicht zu den Standardeinstellungen zurück.
- Die Kontaktübersicht gilt für das ganze Konto. Du siehst also auch Kontakte, die nur Tickets in einer anderen Organisation desselben Kontos haben.
- Es gibt keine Schaltfläche, um aus dieser Übersicht manuell einen neuen Kontakt anzulegen. Kontakte entstehen aus Tickets. Zusätzliche Ansprechpartner und Kontaktdaten fügst du im Kundenprofil hinzu.
- Es gibt keinen Export der Kontaktliste.
- Siehst du einen Kunden doppelt (zum Beispiel einen E-Mail-Kontakt und einen WhatsApp-Kontakt mit demselben Namen), kannst du diese Profile zusammenführen. Siehe Kontakte zusammenführen, verschieben und blockieren.