Ein Case erstellen und prüfen
Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Funktion Cases für euer Konto aktiviert ist.
Kurz gesagt: Du erstellst ein Case mit einem Titel, einer Vorlage und einem verknüpften Kunden. Danach ergänzt aishaa das Case automatisch aus Nachrichten des Kunden, und Dokumente, die auf anderem Weg eingehen, lädst du selbst hoch. Unter Überprüfen akzeptierst du die Punkte, bei denen aishaa nicht sicher ist, oder lehnst sie ab. Die Vollständigkeit zeigt, was noch fehlt.
Wo du das findest
Klicke im Hauptmenü auf Cases, wähle Cases und klicke auf Neues Case. Aus einem Kundenprofil kannst du unter Ordner auch auf Erstes Case erstellen klicken; der Kunde ist dann bereits verknüpft. Ein bestehendes Case öffnest du mit einem Klick auf die Zeile in der Übersicht.
Wer: ab der Rolle Agent. Ansehen ist ab der Rolle Betrachter möglich. Cases gehören zum gesamten Konto.
Ein Case erstellen
- Klicke auf Neues Case. Die Seite Neues Case öffnet sich mit dem Untertitel Erstellen Sie ein neues Case.
- Gib den Titel ein (Pflichtfeld) und bei Bedarf eine Beschreibung.
- Wähle den Status: Entwurf, Aktiv, Geschlossen oder Archiviert. Ein neues Case steht standardmäßig auf Entwurf.
- Wähle die Vorlage oder lass Kein Template stehen. Ohne Vorlage beurteilt aishaa das Case nicht.
- Suche unter Kundenverknüpfung bei Kunde suchen den Kunden und wähle ihn aus. Du siehst Ausgewählter Kunde: {Name}. Mit Link entfernen entfernst du den Kunden wieder; dann steht dort Derzeit ist kein Kunde mit diesem Case verknüpft.
- Klicke auf Erstellen. Du siehst Case erstellt., und das Case öffnet sich.
Das Case erhält automatisch eine laufende Nummer. Mit Abbrechen kehrst du zurück, ohne zu speichern.
Die Seite Neues Case mit den Feldern Titel, Beschreibung, Status und Vorlage und dem Block Kundenverknüpfung mit dem Suchfeld Kunde suchen.
Ein Case bearbeiten
Klicke auf der Detailseite auf Bearbeiten. Du änderst dieselben Felder wie beim Erstellen: Titel, Beschreibung, Status, Vorlage und die Kundenverknüpfung. Klicke auf Speichern; du siehst Case gespeichert.
Setze den Status auf Geschlossen oder Archiviert, wenn das Dossier fertig ist. aishaa verarbeitet danach keine neuen Nachrichten mehr für dieses Case.
Die Detailseite
Die Detailseite hat den Titel Case #{Nummer}. Oben stehen Zuletzt bewertet: {Datum}, die Schaltfläche Vollständigkeit neu berechnen und die Schaltfläche Bearbeiten.
Die Detailseite eines Case mit den Schaltflächen Vollständigkeit neu berechnen und Bearbeiten, der Zusammenfassung, dem Abschnitt Überprüfen mit einer Prüfkarte, den Notizen und rechts Details, Dateien und Links.
Beschreibung und Zusammenfassung
Links stehen die Beschreibung, die du selbst eingegeben hast (sonst Keine Beschreibung), und die Zusammenfassung, die aishaa auf Grundlage der Nachrichten und Dokumente schreibt (sonst Noch keine Zusammenfassung).
Details
Rechts steht der Block Details mit Status, Vollständigkeit, Zuletzt bewertet, Vorlage: {Name} (oder Kein Template), Kunde: {Name} (oder Nicht verbunden), Erstellt und Aktualisiert.
Links
Unter Links steht der verknüpfte Kunde, mit Rolle und Typ jeder Verknüpfung. Über Tickets ansehen öffnest du die Ticketübersicht, gefiltert auf diesen Kunden, einschließlich eventueller Telefontickets mit Transkripten. Ohne Verknüpfungen steht dort Noch keine Links.
Punkte unter Überprüfen prüfen
Wenn aishaa sich bei etwas nicht sicher genug ist, erscheint der Abschnitt Überprüfen mit der Erklärung Überprüfen Sie nur die Punkte, bei denen KI noch menschliche Bestätigung benötigt. Die Prüfkarten sind nach Dokument gruppiert (oder unter Weitere Quellen).
Jede Karte zeigt:
- Den Namen der Anforderung (Angabe, Dokument oder Kontrollpunkt) und das Label Überprüfung ausstehend.
- Datei: {Dateiname} und Vertrauen {Zahl}: wie sicher aishaa ist, von 0,00 bis 1,00.
- KI denkt: die Begründung von aishaa.
- Nachweis: die Textstellen oder Seiten (S. {Nummer}), auf die sich aishaa stützt. Mit Datei öffnen öffnest du das Dokument selbst.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Akzeptieren | Die Anforderung erhält den Status Erfüllt. Du siehst Prüfpunkt akzeptiert. |
| Ablehnen | Öffnet den Dialog Überprüfung ablehnen mit der Erklärung Fügen Sie eventuell kurz hinzu, warum Sie dies ablehnen. und dem Feld Hinweis. Nach Ablehnen erhält die Anforderung den Status Abgelehnt. Du siehst Prüfpunkt abgelehnt. |
Nach jeder Entscheidung berechnet aishaa die Vollständigkeit neu. Bei einem Kontrollpunkt wird auch der Status des zugehörigen Dokuments aktualisiert. Gibt es keine offenen Punkte, steht dort Es gibt keine offenen Überprüfungspunkte., und der Abschnitt verschwindet.
Eine Prüfkarte unter Überprüfen mit dem Namen der Anforderung, Datei, Vertrauen, der Erklärung KI denkt:, dem Beweis mit Seitenzahl und den Schaltflächen Datei öffnen, Ablehnen und Akzeptieren.
Bewertungen ansehen
Unter Auswertungen steht die vollständige Beurteilung aller Anforderungen aus der Vorlage. Oben steht die Übersicht mit der Zählung {n} ok · {n} Überprüfung · {n} teilweise · {n} fehlt · {n} abgelehnt, darunter die Feldanforderungen (Pflichtfelder) und die Dateianforderungen (erforderliche Dokumente).
Jede Bewertungskarte zeigt den Status, Vertrauen, die Anzahl der Nachweis-Einträge und bei Dokumenten die Anzahl der Kontrollpunkte. Klappe Nachweis und Kontrollpunkte auf, um die Details zu sehen. Solange es noch keine Beurteilung gibt, steht dort Es wurde noch keine Vollständigkeitsprüfung durchgeführt.
| Status pro Anforderung | Bedeutung |
|---|---|
| Erfüllt | Die Anforderung ist vorhanden und in Ordnung. |
| Überprüfung | aishaa möchte eine Bestätigung von einem Teammitglied; der Punkt steht unter Überprüfen. |
| Teilweise | Ein Teil der Kontrollpunkte eines Dokuments ist in Ordnung. |
| Fehlt | aishaa hat diese Angabe oder dieses Dokument noch nicht gefunden. |
| Abgelehnt | Ein Teammitglied hat den Punkt abgelehnt. |
Mit Vollständigkeit neu berechnen lässt du aishaa die Vollständigkeit aus den aktuellen Bewertungen neu bestimmen, zum Beispiel nach einer Änderung an der Vorlage. Du siehst Die Vollständigkeit wurde neu berechnet.
Dateien hochladen und herunterladen
Dokumente, die der Kunde über ein Ticket schickt, verknüpft aishaa automatisch mit dem Case. Dokumente, die auf anderem Weg eingehen (zum Beispiel per Post und eingescannt), lädst du selbst unter Dateien hoch:
- Klicke auf Datei auswählen und wähle eine Datei. Erlaubt sind PDF, JPG, JPEG, PNG, DOC, DOCX und TXT, bis 25 MB pro Datei. Du siehst Ausgewählt: {Dateiname}.
- Klicke auf Hochladen und verknüpfen. Du siehst Die Datei wurde hochgeladen und verknüpft.
Pro Datei stehen der Name, Hinzugefügt: {Datum} und die Schaltfläche Herunterladen. Mit Alle Dateien herunterladen erhältst du alle Dateien des Case in einer ZIP-Datei. Ohne Dateien steht dort Noch keine Dateien verknüpft.
Eine selbst hochgeladene Datei wird nicht sofort beurteilt. aishaa berücksichtigt sie bei der nächsten Beurteilung, also sobald der Kunde wieder eine Nachricht zu einem Ticket schickt.
Notizen hinzufügen
Unter Notizen tippst du in Neues Memo eine interne Notiz ein und klickst auf Memo hinzufügen. Notizen sind nur für Teammitglieder sichtbar. aishaa liest die Notizen des Case beim Beurteilen mit, eine Notiz wie „Kunde reicht die Gehaltsabrechnung nächste Woche nach“ hilft aishaa also, den Kontext zu verstehen. Ohne Notizen steht dort Noch keine Memos hinzugefügt.
Gut zu wissen
- aishaa beurteilt ein Case nur automatisch, wenn eine Vorlage gewählt, ein Kunde verknüpft ist und der Status nicht Geschlossen oder Archiviert ist. Siehe Was sind Cases.
- Hat ein Kunde mehr als fünf laufende Cases, verarbeitet aishaa pro Nachricht nur die fünf zuletzt aktualisierten.
- Ein Case kann nicht gelöscht werden. Setze es auf Archiviert, wenn es nicht mehr gebraucht wird.
- Dateien kannst du nicht aus einem Case entfernen.
- Wechselst du den verknüpften Kunden, bleiben die zuvor verknüpften Dateien beim Case.
- Mit der Suchleiste in der Übersicht Cases suchst du nach Nummer, Titel oder Beschreibung; mit Einträge pro Seite legst du fest, wie viele Zeilen du siehst.