Case-Vorlagen
Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Funktion Cases für euer Konto aktiviert ist.
Kurz gesagt: Eine Case-Vorlage beschreibt, was bei einer bestimmten Art von Case eingehen muss: einzelne Angaben (zum Beispiel eine Policennummer), Dokumente (zum Beispiel eine Gehaltsabrechnung) und pro Dokument Kontrollpunkte (zum Beispiel „Name stimmt mit dem Antragsteller überein“). aishaa nutzt die Vorlage, um eingehende Nachrichten und Anhänge zu beurteilen und die Vollständigkeit jedes Case zu berechnen.
Wo du das findest
Klicke im Hauptmenü auf Cases und wähle Vorlagen. Die Seite heißt Case-Vorlagen mit dem Untertitel Vorlagen für Cases verwalten.
Wer: Ansehen ab der Rolle Betrachter, Erstellen und Ergänzen ab der Rolle Organisationsadministrator. Vorlagen gehören zum gesamten Konto und sind in allen Organisationen des Kontos verfügbar.
Die Vorlagenübersicht
Die Übersicht zeigt pro Vorlage die Spalten Name, Status, Standard, Felder (Anzahl der Pflichtfelder), Dateien (Anzahl der erforderlichen Dokumente) und Aktualisiert. Klicke auf einen Namen, um die Vorlage zu öffnen. Ohne Vorlagen steht dort Es gibt noch keine Vorlagen.
Eine Vorlage hat einen dieser Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Der Status jeder neu erstellten Vorlage. |
| Aktiv | Die Vorlage wird verwendet. |
| Archiviert | Die Vorlage ist abgelegt. |
Eine Vorlage erstellen
- Klicke auf Neue Vorlage. Die Seite Neue Case-Vorlage öffnet sich.
- Gib bei Name den Namen ein (Pflichtfeld) und bei Bedarf eine Beschreibung.
- Setze bei Bedarf das Häkchen bei Systemvorlage oder Standardvorlage (siehe Tabelle unten).
- Klicke auf Erstellen. Du siehst Vorlage erstellt., und die Detailseite der Vorlage öffnet sich.
| Häkchen | Bedeutung |
|---|---|
| Systemvorlage | Markiert die Vorlage als Systemvorlage. Diese Markierung wird bei der Vorlage gespeichert und hat sonst keinen Einfluss auf das Verhalten von Cases. |
| Standardvorlage | Markiert die Vorlage als Standardvorlage; die Übersicht zeigt das in der Spalte Standard. Beim Erstellen eines Case wird diese Vorlage nicht automatisch vorausgewählt: Du wählst bei jedem Case selbst die Vorlage. |
Pflichtfelder hinzufügen
Auf der Detailseite steht unter Pflichtfelder die Erklärung Fügen Sie hier individuelle Details hinzu, die im Case benötigt werden, wie monatliches Einkommen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Policenummer.
- Gib bei Feld ein, was nötig ist, zum Beispiel „USt-IdNr.“ (Pflichtfeld).
- Beschreibe bei Hilfetext bei Bedarf, worauf aishaa achten soll, zum Beispiel „Elf Zeichen, beginnt mit DE“.
- Lass Erforderlich eingeschaltet, wenn diese Angabe für die Vollständigkeit zählt; schalte es für eine optionale Angabe aus.
- Klicke auf Feld hinzufügen.
Jede hinzugefügte Angabe steht in der Liste mit ihrem Hilfetext und Erforderlich: Ja oder Erforderlich: Nein.
Erforderliche Dokumente und Kontrollpunkte hinzufügen
Unter Erforderliche Dokumente steht die Erklärung Fügen Sie zuerst ein erforderliches Dokument hinzu, wie z. B. eine Gehaltsabrechnung oder einen Ausweis. Fügen Sie dann für jedes Dokument Prüfpunkte hinzu.
- Gib bei Dokument ein, welches Dokument nötig ist, zum Beispiel „Gehaltsabrechnung“ (Pflichtfeld).
- Gib bei Hilfetext bei Bedarf ein, welche Anforderungen das Dokument erfüllen muss, zum Beispiel „Nicht älter als drei Monate“.
- Lass Erforderlich eingeschaltet oder schalte es aus.
- Klicke auf Dokument hinzufügen.
Jedes Dokument erhält in der Liste einen eigenen Block Kontrollpunkte. Solange es keine gibt, steht dort Es wurden noch keine Kontrollpunkte hinzugefügt. Ein Kontrollpunkt ist etwas, das aishaa im Dokument prüft:
- Gib bei Kontrollpunkt die Prüfung ein, zum Beispiel „Name des Arbeitnehmers stimmt mit dem Kunden überein“.
- Gib bei Bedarf einen Hilfetext ein.
- Lass Erforderlich eingeschaltet oder schalte es aus.
- Klicke auf Kontrollpunkt hinzufügen.
Wenn ein Kunde ein Dokument einsendet, beurteilt aishaa zuerst das Dokument selbst und danach jeden Kontrollpunkt einzeln. Der Status des Dokuments ergibt sich aus den Status seiner Kontrollpunkte.
Die Detailseite einer Case-Vorlage mit den Abschnitten Pflichtfelder und Erforderliche Dokumente, einem Dokument mit Kontrollpunkten und den Eingabefeldern Feld, Dokument, Kontrollpunkt, Hilfetext und Erforderlich.
Wie aishaa die Vorlage nutzt
- Nur Anforderungen mit Erforderlich: Ja zählen für die Vollständigkeit eines Case. Optionale Anforderungen werden zwar beurteilt und angezeigt, halten ein Case aber nicht auf Unvollständig.
- Eine Vorlage ohne erforderliche Anforderungen macht jedes Case sofort Vollständig.
- Ein guter Hilfetext hilft aishaa beim Beurteilen: Beschreibe konkret, welche Anforderungen eine Angabe oder ein Dokument erfüllen muss.
- Änderungen an einer Vorlage wirken sich bei der nächsten Beurteilung von Cases aus, die diese Vorlage verwenden. Nutze in einem Case Vollständigkeit neu berechnen, um die neuen Anforderungen sofort zu berücksichtigen.
Gut zu wissen
- Auf der Detailseite kannst du Angaben, Dokumente und Kontrollpunkte nur hinzufügen. Eine einmal hinzugefügte Anforderung lässt sich im Bildschirm weder bearbeiten noch löschen; prüfe also den Text, bevor du auf Hinzufügen klickst.
- Name, Beschreibung und Status einer Vorlage kannst du nach dem Erstellen nicht im Bildschirm ändern. Eine neue Vorlage steht auf Entwurf und bleibt dort; das hat keinen Einfluss auf die Verwendung: Beim Erstellen eines Case sind alle Vorlagen auswählbar, unabhängig von ihrem Status.
- Vorlagen können nicht gelöscht werden.
- Mit Zurück zu Vorlagen kehrst du zur Übersicht zurück.