Dokumentation / Konto und Organisationen
Öffnungszeiten
Kurz gesagt: Unter Organisation > Öffnungszeiten legst du fest, wann ihr erreichbar seid: pro Wochentag ein oder mehrere Zeitfenster, dazu Feiertage und Tage mit abweichenden Zeiten. aishaa verwendet die Öffnungszeiten, um zu bestimmen, welche automatische Antwort ein Kunde bekommt, und um Tickets außerhalb der Öffnungszeiten anders zu routen. Eine Organisation folgt standardmäßig den Öffnungszeiten des Kontos und kann eigene Öffnungszeiten wählen.
Wo du das findest
Gehe zu Organisation > Öffnungszeiten. Oben steht die Anzeige Jetzt geöffnet oder Jetzt geschlossen, berechnet aus den eingestellten Zeiten und der Zeitzone. Bei einem Konto mit mehreren Organisationen steht oben eine Auswahlliste Organisation.
Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Die Auswahl Öffnungszeiten von (Konto) verwenden bearbeitet die kontoweiten Öffnungszeiten. Die Auswahl Eigene Öffnungszeiten für (Organisation) verwenden bearbeitet nur die der aktiven Organisation.
Die Seite Öffnungszeiten über Organisation > Öffnungszeiten mit der Anzeige Jetzt geöffnet, der Auswahl, wo die Öffnungszeiten gelten, der Zeitzone und dem Tab Wöchentlich mit den Tageszeilen und dem Menü Schnelleinrichtung.
Konto- oder eigene Öffnungszeiten
Oben steht die Frage Wo sollen diese Öffnungszeiten gelten? mit zwei Optionen:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Öffnungszeiten von (Konto) verwenden (Standard) | Die Organisation folgt den Öffnungszeiten des Kontos. Was du hier bearbeitest, gilt für alle Organisationen, die dem Konto folgen. |
| Eigene Öffnungszeiten für (Organisation) verwenden | Die Organisation bekommt einen vollständig eigenen Zeitplan, unabhängig vom Konto. |
Der Hilfetext: „Öffnungszeiten auf Kontoebene gelten für alle Organisationen. Wählen Sie eigene Öffnungszeiten nur, wenn diese Organisation wirklich abweicht.“ Wechselst du die Auswahl, lädt aishaa den zugehörigen Zeitplan in das Formular. Die Wahl gilt ganz oder gar nicht: Eine Organisation kann nicht einen Teil des Kontos übernehmen.
Zeitzone
Wähle bei Zeitzone die Zeitzone, in der die Zeiten gelten: „Alle Öffnungszeiten und Ausnahmen werden in dieser Zeitzone interpretiert.“ Das ist eine andere Einstellung als die Zeitzone der Organisation unter Organisation > Allgemein.
Tab Wöchentlich
- Schalte Immer verfügbar aus, wenn ihr nicht rund um die Uhr geöffnet habt. Ist der Schalter eingeschaltet (der Standard), blendet aishaa den Wochenplan aus und die Organisation gilt immer als geöffnet.
- Schalte pro Tag (Montag bis Sonntag) den Schalter für die Tage ein, an denen ihr geöffnet habt. Bei einem geschlossenen Tag steht Geschlossen.
- Trage pro geöffnetem Tag ein Zeitfenster mit Von und Bis ein (24-Stunden-Format). Mit Hinzufügen fügst du ein weiteres Zeitfenster hinzu, zum Beispiel für eine Mittagspause. Mit dem Kreuz entfernst du ein Zeitfenster. Das geht nur, wenn der Tag mehr als ein Zeitfenster hat.
- Klicke auf Speichern.
Mit dem Menü Schnelleinrichtung füllst du den Zeitplan schneller aus:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Montag bis Freitag, 09:00-17:00 | Setzt Montag bis Freitag auf geöffnet von 09:00 bis 17:00. |
| Montag auf Dienstag bis Freitag kopieren | Kopiert die Zeitfenster von Montag auf Dienstag bis Freitag. Nur verfügbar, wenn Montag geöffnet ist. |
Ein Tag ist ungültig, wenn ein Zeitfenster nicht vollständig ist, die Anfangszeit gleich der Endzeit ist oder sich Zeitfenster überschneiden. Unter dem Tag steht dann Die eingestellten Öffnungszeiten sind ungültig. und die Schaltfläche Speichern bleibt deaktiviert.
Tab Feiertage & Ausnahmen
Hier fügst du Feiertage, Urlaube oder Tage mit anderen Öffnungszeiten hinzu.
- Wähle Von und Bis (Daten, nicht in der Vergangenheit).
- Trage bei Bedarf einen Grund ein (maximal 200 Zeichen), zum Beispiel „Tag der Deutschen Einheit“.
- Wähle Geschlossenen Zeitraum hinzufügen (der ganze Zeitraum geschlossen) oder Abweichende Öffnungszeiten hinzufügen. Bei abweichenden Zeiten trägst du auch Von und Bis als Uhrzeit ein. Standardmäßig steht dort 09:00 bis 17:00.
- Klicke auf die Schaltfläche mit demselben Namen wie deine Wahl, um die Ausnahme zur Liste hinzuzufügen.
- Klicke auf Speichern.
Bestehende Ausnahmen stehen nach Datum in einer Liste mit dem Zeitraum, Geschlossen oder den Zeitfenstern und dem Grund. Mit dem Papierkorb entfernst du eine Ausnahme. Auch das speicherst du mit Speichern.
Der Tab Feiertage & Ausnahmen mit den Datumsfeldern, dem Feld Grund, den Schaltflächen Geschlossenen Zeitraum hinzufügen und Abweichende Öffnungszeiten hinzufügen und einer Liste bestehender Ausnahmen.
Tab Plugins
Der Tab Plugins zeigt schreibgeschützt, welche Öffnungszeiten-Quellen aus angebundenen Plugins synchronisiert wurden, jede mit dem Status Verbunden oder Geschlossen. Hier kannst du nichts ändern.
Wofür aishaa die Öffnungszeiten verwendet
- Automatische Antworten: Pro automatischer Antwort wählst du, ob sie immer, nur innerhalb oder nur außerhalb der Öffnungszeiten gesendet wird. Siehe Automatische Antwort.
- Ticket-Triage: Eine Triage-Regel kann außerhalb der Öffnungszeiten eine andere Route oder Kollegin bzw. einen anderen Kollegen wählen. Siehe Ticket-Triage.
- Anzeige: Oben auf der Seite siehst du live, ob ihr laut Zeitplan gerade geöffnet habt.
Gut zu wissen
- Die Telefonie verwendet die Öffnungszeiten nicht. Ob ein Anrufer jemanden erreicht, hängt von der Verfügbarkeit der Kolleginnen und Kollegen im Softphone ab. Außerhalb dieser Verfügbarkeit hört der Anrufer die Begrüßung und kann eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen. Siehe Nummerneinstellungen: Begrüßung, Aufnahme, Transkription und Mailbox.
- Nach dem Speichern siehst du die Meldung Einstellungen erfolgreich gespeichert.
- Wählst du bei einer Organisation wieder Öffnungszeiten von (Konto) verwenden und speicherst, gilt für diese Organisation wieder der Zeitplan des Kontos. Der zuvor eingerichtete eigene Zeitplan wird dann nicht mehr verwendet.