Über deinen eigenen SMTP-Server versenden
Kurz gesagt: Wählst du Über Ihren eigenen SMTP-Server, verschickt aishaa E-Mails über den Mailserver, den du bereits nutzt. Du legst auf der Seite SMTP eine Verbindung mit den Server- und Anmeldedaten an, validierst sie und aktivierst danach im Assistenten Versand über SMTP aktivieren. Der Empfang läuft per Weiterleitung an deine aishaa Mail-Adresse.
Wo du das findest
Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail und wähle die Karte Eigene Domain oder Mailserver. Wähle danach Über Ihren eigenen SMTP-Server (Nutzen Sie den Mailserver, den Sie bereits haben; aishaa versendet darüber.). Ist E-Mail bereits eingerichtet, klicke zuerst auf Einrichtung ändern. Der Bildschirm heißt Eigener SMTP-Server.
Die Seite mit allen SMTP-Verbindungen öffnest du mit SMTP-Verbindung hinzufügen im Assistenten oder über Erweiterte Einstellungen > Anbieter > SMTP verwalten.
Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. SMTP-Verbindungen gelten pro Organisation.
Was du brauchst
Frage bei deinem Mailanbieter oder Administrator die folgenden Angaben an:
- den Hostnamen des SMTP-Servers (zum Beispiel smtp.deinanbieter.de);
- den Port und die Art der Sicherheit (meist STARTTLS auf Port 587);
- den Benutzernamen und das Passwort, mit denen aishaa versenden darf;
- die Absenderadresse, die du verwenden möchtest, zum Beispiel support@deinefirma.de.
Schritt 1: eine SMTP-Verbindung hinzufügen
- Klicke im Assistenten auf SMTP-Verbindung hinzufügen. Du kommst auf die Seite SMTP (Erstellen und validieren Sie SMTP-Verbindungen zum Versenden von E-Mails von Ihren Identitäten.). Der Bereich darunter heißt SMTP-Verbindungen (SMTP-Server hinzufügen, Anmeldeinformationen validieren und Nutzung aktivieren/deaktivieren.).
- Klicke auf Verbindung hinzufügen. Der Dialog SMTP-Verbindung hinzufügen öffnet sich.
- Fülle die Felder aus:
| Feld | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| SMTP-Host | Der Hostname des Mailservers. Pflichtfeld. | leer |
| Port | Die Portnummer, zwischen 1 und 65535. Pflichtfeld. | 587 |
| Sicherheit | STARTTLS (empfohlen, normalerweise Port 587), SSL/TLS (implizit, normalerweise Port 465) oder Keine (nicht empfohlen). | STARTTLS |
| Benutzername | Pflichtfeld. Erklärung auf dem Bildschirm: Meist Ihre E-Mail-Adresse; manche Anbieter verwenden einen separaten Login (z. B. einen API-Schlüssel). Gibst du hier eine E-Mail-Adresse ein, trägt aishaa sie auch bei Von Adresse ein, solange du dieses Feld nicht selbst änderst. | leer |
| Passwort | Pflichtfeld beim Anlegen. Mit dem Auge machst du es sichtbar. | leer |
| Von Adresse | Die Absenderadresse, zum Beispiel support@firma.de. Pflichtfeld, muss eine gültige E-Mail-Adresse sein. | leer |
| Anzeigename (optional) | Der Absendername, den Kunden sehen, zum Beispiel Supportteam. | leer |
| Maximale Nachrichtengröße (MB) | Die größte E-Mail, die dieser Server annimmt, zwischen 1 und 150 MB. Lass das Feld leer für den intelligenten Standard (siehe unten). | leer |
| Aktiviert | Nur aktivierte Verbindungen kannst du aktivieren und als Versandmethode wählen. | an |
- Klicke auf Speichern. Du siehst Gespeichert., und die Verbindung steht in der Tabelle.
Zur maximalen Nachrichtengröße: Erkennt aishaa den Server, steht unter dem Feld Erkannter Server: Standard (n) MB. Bekannte Limits sind 25 MB für Gmail und Google Workspace, Office 365, Mailgun und Zoho, 30 MB für SendGrid, 40 MB für Amazon SES und 10 MB für Postmark. Bei einem unbekannten Server steht dort Leer = sichere Standardeinstellung von 10 MB. Gibst du selbst einen Wert ein, gilt immer dieser Wert. Was aishaa mit Anhängen macht, die nicht passen, liest du in Versandlimits und Bildoptimierung.
Der Dialog SMTP-Verbindung hinzufügen auf der Seite SMTP, mit den Feldern SMTP-Host, Port, Sicherheit, Benutzername, Passwort, Von Adresse, Anzeigename (optional), Maximale Nachrichtengröße (MB) und dem Schalter Aktiviert.
Schritt 2: die Verbindung validieren
Die Tabelle auf der Seite SMTP hat die Spalten Von (Adresse und Anzeigename), Server (Host und Port), Benutzer, Sicherheit (STARTTLS, SSL/TLS oder Keine), Aktiviert (Schalter) und Validierung. Pro Verbindung gibt es die Schaltflächen Validieren, Bearbeiten und Löschen; oben stehen Aktualisieren und Verbindung hinzufügen.
- Klicke bei der neuen Verbindung auf Validieren. aishaa verbindet sich mit dem Server und meldet sich an.
- Klappt das, siehst du SMTP erfolgreich validiert. und in der Spalte Validierung den Text Letzte: mit Datum und Uhrzeit. Schlägt es fehl, siehst du SMTP-Validierung fehlgeschlagen: mit der Fehlermeldung des Servers; die bleibt auch in der Spalte stehen. Prüfe Host, Port, Sicherheit und Anmeldedaten und versuche es erneut.
Solange du noch nicht validiert hast, steht dort Nicht validiert. Validieren ist zum Aktivieren nicht nötig, aber es verhindert, dass du erst bei der ersten Antwort merkst, dass die Angaben nicht stimmen.
Schritt 3: Versand über SMTP aktivieren
- Gehe zurück zu Organisation > Kanäle > E-Mail und öffne Eigene Domain oder Mailserver > Über Ihren eigenen SMTP-Server.
- Wähle bei SMTP-Verbindung die Verbindung. Jede Verbindung steht in der Liste als Absenderadresse, dahinter der Host in Klammern. Nur aktivierte Verbindungen stehen in der Liste.
- Klicke auf Versand über SMTP aktivieren. Du siehst Der Versand über Ihren eigenen SMTP-Server ist aktiv., und die Übersicht Aktuelle Einrichtung zeigt bei Versand über das Label Eigener SMTP-Server mit der Absenderadresse.
Beim Aktivieren legt aishaa automatisch einen Endpunkt für die Absenderadresse der Verbindung an (mit dem Anzeigenamen der Verbindung), eine Routingregel für E-Mails an diese Adresse und die Versandmethode SMTP mit dieser Verbindung. Der Endpunkt wird zum Standardabsender, wenn bis dahin die aishaa Mail-Adresse der Standard war.
Der Bildschirm Eigener SMTP-Server im E-Mail-Assistenten unter Organisation > Kanäle > E-Mail, mit der Auswahlliste SMTP-Verbindung und der Schaltfläche Versand über SMTP aktivieren, darunter der Block Empfang: Weiterleitung einrichten.
Schritt 4: Empfang per Weiterleitung
Eine SMTP-Verbindung versendet nur. Um Kundenmails zu empfangen, leitest du dein Postfach an deine aishaa Mail-Adresse weiter. Unten auf dem Assistentenbildschirm steht dafür der Block Empfang: Weiterleitung einrichten mit der Adresse, einer Kopierschaltfläche und Anleitungen für Microsoft 365, Gmail und andere Postfächer. Sobald die erste weitergeleitete E-Mail ankommt, meldet der Block, dass der Empfang funktioniert. Siehe Deine aishaa Mail-Adresse und Weiterleitung.
Eine Verbindung bearbeiten, deaktivieren oder löschen
- Bearbeiten öffnet den Dialog SMTP-Verbindung bearbeiten. Das Passwort wird nie angezeigt; das Feld heißt dann Passwort (leer lassen, um das aktuelle zu behalten) mit der Erklärung Setzen Sie dies nur, wenn Sie die Anmeldeinformationen rotieren möchten.
- Mit dem Schalter in der Spalte Aktiviert schaltest du eine Verbindung vorübergehend aus, ohne sie zu löschen. Eine deaktivierte Verbindung verschwindet aus der Auswahlliste im Assistenten und aus den Versandmethoden unter Erweiterte Einstellungen.
- Löschen fragt nach einer Bestätigung: Löschen Sie (Host):(Port) für (Absenderadresse)? Ist diese Verbindung die aktive Versandmethode eines Endpunkts, wähle zuerst einen anderen Weg oder eine andere Versandmethode.
Gut zu wissen
- Zu einer Absenderadresse gehört eine Verbindung als Versandmethode. Möchtest du mehrere Absenderadressen (zum Beispiel support@ und info@), lege pro Adresse eine Verbindung an und verknüpfe jede mit einem eigenen Endpunkt unter Erweiterte Einstellungen. Bei der Auswahl einer Versandmethode zeigt aishaa nur SMTP-Verbindungen, deren Absenderadresse der Adresse des Endpunkts entspricht.
- Wählst du bei Sicherheit die Option SSL/TLS, nutze meist Port 465; bei STARTTLS Port 587. Der Dialog passt den Port nicht automatisch an, wenn du die Sicherheit änderst.
- E-Mails, die aishaa über SMTP verschickt, stehen in aishaa beim Ticket und nicht im Ordner Gesendete Elemente deines Postfachs.
- Schlägt der Versand aus einem Ticket fehl, siehst du bei der Nachricht einen Hinweis, dass der SMTP-Versand fehlgeschlagen ist. Prüfe dann die Verbindung mit Validieren.
- Auf der Seite Erweiterte E-Mail-Konfiguration zeigt die Karte SMTP die Anzahl der Verbindungen und das Label Warnungen mit dem Text Einer oder mehrere SMTP-Verbindungen haben Validierungsfehler., wenn eine aktivierte Verbindung einen Validierungsfehler hat.