Kataloge einer Verbindung
Kurz gesagt: Ein Katalog ist eine Sammlung von Datensätzen, die ein verbundenes System durchsuchbar anbietet, zum Beispiel ein Produktkatalog, eine Preisliste oder eine Liste von Ersatzteilen. aishaa hält diese Kopie aktuell und kann darin suchen. Pro Katalog legst du fest, ob aishaa ihn nutzt und zu welchem Zeitpunkt. Du findest die Kataloge unter der Verbindung auf der Plugin-Seite.
Wo du das findest
Geh zu Organisation > Plugins, klick auf die Karte der Verbindung und suche den Block Verbundene Konten. Liefert die Verbindung Kataloge, steht dort der Block Kataloge mit der Erklärung: Daten, die dieses System durchsuchbar anbietet und die aishaa aktuell hält. Planner: Die Vorbereitung vor einer Antwort darf darin suchen. Planner und Composer: Auch die schreibende KI darf beim Schreiben darin suchen, das kostet mehr.
Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Die Auswahl gilt pro Katalog, innerhalb der Organisation. Ist die Verbindung mit dem ganzen Konto geteilt, kann nur ein Kontoadministrator die Auswahl ändern; für andere sind die Auswahlliste und die Schaltfläche nur lesbar.
Bietet die Verbindung keine Kataloge an, gibt es den Block nicht.
Der Block Kataloge unter einem verbundenen Konto auf der Plugin-Seite, mit pro Katalog dem Namen, dem Status-Chip, der Zeile mit der Anzahl der Datensätze und dem Datum, der Auswahlliste Genutzt von und der Schaltfläche Jetzt synchronisieren.
Was ein Katalog ist
Ein Katalog ist keine Kundendatenquelle. Es sind die Datensätze, die dein System allen zeigt: Produkte, Artikelnummern, Beschreibungen, Codes, Preise. aishaa ruft diese Datensätze regelmäßig ab und speichert sie durchsuchbar, sodass die KI eine Frage wie „Habt ihr dieses Ersatzteil noch?“ beantworten kann, ohne zuerst den Kunden nachschlagen zu müssen.
Der Unterschied zu den Kundendaten einer Verbindung: Kundendaten werden pro Ticket für den Kunden abgerufen, der das Ticket gestellt hat; ein Katalog steht unabhängig vom Kunden und wird als Ganzes gepflegt.
Die Auswahl Genutzt von
Bei jedem Katalog steht die Auswahlliste Genutzt von.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Aus | aishaa nutzt diesen Katalog nicht: Es wird nicht darin gesucht, und du kannst keine Synchronisierung starten. |
| Planner | Die Vorbereitung vor einer Antwort darf im Katalog suchen. aishaa sucht dann einmal, vor dem Schreiben, nach dem, was zur Frage des Kunden passt. Das ist die leichteste Art, den Katalog zu nutzen. |
| Planner und Composer | Auch die schreibende KI darf während des Schreibens darin suchen. Das hilft bei Fragen, bei denen sich erst beim Antworten zeigt, welches Produkt oder welcher Code nötig ist, kostet aber mehr KI-Arbeit pro Ticket. |
Die Auswahl wird sofort gespeichert. Steht ein Katalog auf Aus, verschwindet die Zeile mit der Anzahl der Datensätze, und die Schaltfläche Jetzt synchronisieren ist nicht verfügbar.
Jetzt synchronisieren
aishaa pflegt einen Katalog selbst. Willst du nicht warten, zum Beispiel weil du gerade eine große Preisänderung durchgeführt hast, klick auf Jetzt synchronisieren. Du siehst die Meldung Die Synchronisierung startet gleich.
Die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn der Katalog auf Aus steht, wenn bereits eine Synchronisierung läuft oder geplant ist oder wenn die Verbindung für dich nur lesbar ist.
Der Status eines Katalogs
Neben dem Namen des Katalogs steht ein Status-Chip.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktuell | Die letzte Synchronisierung war erfolgreich. |
| Wird synchronisiert | aishaa ruft die Datensätze gerade ab. |
| Synchronisierung geplant | Eine Synchronisierung steht bereit, zum Beispiel weil du gerade auf Jetzt synchronisieren geklickt hast. |
| Neuer Versuch später | Etwas ist schiefgegangen; aishaa wartet und versucht es von selbst erneut. Du musst nichts tun. |
| Verbindung prüfen | aishaa kommt nicht in das System hinein. Prüfe die Verbindung und stelle sie bei Bedarf mit Erneut verbinden wieder her. |
| Nach wiederholten Fehlern gestoppt | Es ist zu oft hintereinander schiefgegangen; aishaa hat aufgehört, es zu versuchen. Behebe die Ursache und starte mit Jetzt synchronisieren neu. |
| Aus | Der Katalog steht auf Aus. |
Unter dem Namen steht, solange der Katalog nicht auf Aus steht, die Zeile (Anzahl) Datensätze, zuletzt aktualisiert (Datum und Uhrzeit). Wurde noch nie synchronisiert, steht dort nie statt des Datums.
Was bei einer fehlgeschlagenen Synchronisierung passiert
Ist die letzte Synchronisierung fehlgeschlagen, steht in Rot Letzte Synchronisierung fehlgeschlagen: gefolgt von einem kurzen Code. Die vorherige, erfolgreiche Kopie bleibt ganz normal nutzbar: aishaa sucht weiter in den zuletzt abgerufenen Datensätzen, bis eine Synchronisierung wieder klappt. Du verlierst also nichts, aber die Daten können veralten.
aishaa versucht es danach von selbst erneut (Neuer Versuch später). Geht es weiter schief, hört aishaa auf, es zu versuchen (Nach wiederholten Fehlern gestoppt), und du musst es selbst wieder starten. Kommst du nicht weiter, nenne den Code und wende dich an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.
In einem Katalog am Ticket suchen
Gibt es bei einem Ticket einen Tab mit Datensätzen aus einem Katalog, steht darin eine Suchleiste mit dem Platzhalter Nach Beschreibung, Name oder Code suchen und die Schaltfläche Suchen.
- Solange du nichts gesucht hast, steht dort: Durchsuchen Sie diesen Katalog, um hier Datensätze anzuzeigen; die KI durchsucht ihn selbstständig.
- Nach der Suche steht Ergebnisse für ‚(Suchbegriff)‘ über der Liste.
- Ergibt die Suche nichts, siehst du Keine Datensätze für ‚(Suchbegriff)‘ gefunden.
Klick auf eine Zeile, um die Details abzurufen. Siehe Datensätze am Ticket.
Ein Tab mit Datensätzen bei einem geöffneten Ticket, mit der Suchleiste Nach Beschreibung, Name oder Code suchen, der Schaltfläche Suchen und der Zeile Ergebnisse für.
Gut zu wissen
- Ein Katalog enthält keine Kundendaten. Es sind die Datensätze, die dein System selbst als durchsuchbare Liste anbietet.
- Stellst du einen Katalog auf Aus, kann die KI nicht mehr darin suchen, und die Suchfunktion für diesen Katalog verschwindet beim Ticket.
- Planner und Composer ist für Kataloge gedacht, in die die KI beim Schreiben wirklich hineinschauen können muss. Beginne im Zweifel mit Planner und schalte erst hoch, wenn du merkst, dass Antworten Informationen fehlen.
- Welche Kataloge eine Verbindung anbietet, ist pro Verbindung festgelegt. Willst du einen, den es nicht gibt, wende dich an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.
- Die Kataloge sind unabhängig von den Einstellungen Kundendaten und Aktionen derselben Verbindung. Siehe Plugin-Einstellungen: Kundendaten, Kataloge und Aktionen.