Gmail oder Google Workspace verbinden
Kurz gesagt: Wähle im E-Mail-Assistenten Gmail / Google Workspace, klicke auf Mit Gmail verbinden und melde dich bei Google an. aishaa richtet Versand und Empfang danach automatisch ein; eine Weiterleitung ist nicht nötig. Direkt nach dem Verbinden kannst du aktuelle E-Mails importieren, und auf der Verwaltungsseite Google siehst du für jedes Postfach den Status.
Wo du das findest
Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail und wähle die Karte Gmail / Google Workspace. Ist E-Mail bereits eingerichtet, klicke zuerst auf Einrichtung ändern. Die Verwaltungsseite mit allen verbundenen Google-Postfächern öffnest du mit Google verwalten (sichtbar, sobald mindestens ein Google-Postfach verbunden ist) oder über Erweiterte Einstellungen > Anbieter > Google verwalten.
Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Eine Google-Verbindung gilt pro Organisation.
Die Seite Gmail / Google Workspace im E-Mail-Assistenten unter Organisation > Kanäle > E-Mail, mit der Schaltfläche Mit Gmail verbinden und dem Hinweis Keine Weiterleitung nötig.
Ein Gmail-Postfach verbinden
- Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail und klicke auf Gmail / Google Workspace. Die Seite zeigt den Hinweis Mit Google anmelden; Versand und Empfang werden automatisch eingerichtet.
- Klicke auf Mit Gmail verbinden. Du wirst zu Google weitergeleitet.
- Melde dich mit dem Google-Konto des Support-Postfachs an und erlaube aishaa, E-Mails zu lesen und zu senden.
- Nach der Anmeldung kommst du zurück in aishaa auf die Seite Aktuelle E-Mails importieren mit der Meldung Gmail verbunden. Wähle bei Tage zum Importieren, wie viele Tage Verlauf du importieren möchtest (7, 14, 30 oder 90, standardmäßig 30), und klicke auf Importieren, oder klicke auf Überspringen, wenn du keinen Verlauf importieren möchtest. Mehr dazu in E-Mail-Verlauf importieren.
- Zurück auf Organisation > Kanäle > E-Mail steht bei Versand über jetzt das Label Gmail mit der verbundenen Adresse.
Was aishaa beim Verbinden automatisch erledigt:
- Für die Google-Adresse wird ein Endpunkt angelegt, bei dem Senden und Empfangen aktiviert sind. Der Name des Google-Profils wird zum Anzeigenamen (dem Absendernamen, den Kunden sehen). Ist dies der erste E-Mail-Endpunkt der Organisation, wird er auch zum Standardendpunkt.
- Die Versandmethode dieses Endpunkts wird auf Google gesetzt, sodass Antworten über das verbundene Postfach verschickt werden.
- Eingehende E-Mails werden direkt aus dem Postfach abgerufen. Du musst keine Weiterleitung einrichten; die Seite zeigt dazu Keine Weiterleitung nötig: Versand und Empfang laufen beide über dieses Konto.
Du kannst mehrere Google-Postfächer mit einer Organisation verbinden. Wiederhole dazu die Schritte oder klicke auf der Verwaltungsseite auf Google verbinden.
Die Verwaltungsseite Google
Die Seite Google trägt den Hinweis Google-Postfächer verbinden, Verlauf importieren und Verbindungen verwalten. Der Bereich Google-Postfächer enthält oben:
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Tage zurück | Anzahl der Tage Verlauf, die ein Import abruft. Mindestens 1, höchstens 365, standardmäßig 30. Gilt für die Schaltflächen Alle importieren und Importieren. |
| Google verbinden | Startet die Anmeldung bei Google für ein (weiteres) Postfach. |
| Alle importieren | Startet einen Import für alle verbundenen Google-Postfächer. |
| Alle trennen | Trennt die Verbindung zu allen Google-Postfächern dieser Organisation. |
| Aktualisieren | Ruft den Status erneut ab. |
Über der Tabelle steht der Block Import wird durchgeführt mit dem Fortschritt eines laufenden Imports oder Kein Import aktiv.
Gibt es noch keine Postfächer, siehst du Kein Google-Postfach verbunden mit dem Text Verbinden Sie ein Google-Postfach, um das Senden und Importieren der E-Mail-Historie zu ermöglichen.
Die Verwaltungsseite Google (über Google verwalten) mit dem Feld Tage zurück, den Schaltflächen Google verbinden, Alle importieren, Alle trennen und Aktualisieren sowie der Tabelle mit den verbundenen Google-Postfächern und ihrem Status.
Die Tabelle mit den Postfächern
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Die Adresse des Postfachs. Darunter kann eine Warnung stehen (siehe unten) und die Zeile Cursor: OK oder Cursor: mit einem Strich. Der Cursor ist der Punkt, bis zu dem aishaa das Postfach gelesen hat; ein leerer Cursor bedeutet, dass der Abruf noch beginnen muss. | |
| Verbunden | Datum und Uhrzeit der Verbindung. |
| Eingehend | Status des Abrufs neuer E-Mails: Abgeschlossen, Mit Fehlern abgeschlossen, Fehlgeschlagen, Läuft, Wiederverbindung erforderlich oder Unbekannt. |
| Letzte eingehende Nachricht | Datum und Uhrzeit der letzten erfolgreichen Abrufrunde, gegebenenfalls mit Fehler: und der Anzahl aufeinanderfolgender fehlgeschlagener Versuche. |
| Import | Status des letzten Verlaufsimports: Abgeschlossen, Mit Fehlern abgeschlossen, Fehlgeschlagen oder Verbunden (noch nicht importiert), mit Datum und den Anzahlen Importiert: und Übersprungen:. |
| Fehler | Die letzte Fehlermeldung, falls vorhanden. |
Warnungen unter der Adresse:
| Meldung | Bedeutung und was du tust |
|---|---|
| Wiederverbindung erforderlich | Der Zugriff auf Google ist abgelaufen oder wurde widerrufen. Klicke auf Wiederverbinden und melde dich erneut bei Google an. |
| Pausiert bis (Datum und Uhrzeit) | Nach wiederholten Fehlern pausiert aishaa den Abruf vorübergehend. Nach dem genannten Zeitpunkt versucht aishaa es automatisch erneut. |
| Authentifizierungswarnung | Google hat beim letzten Versuch einen Autorisierungsfehler gemeldet. Funktioniert der Abruf nicht mehr, verbinde das Postfach erneut. |
Schaltflächen pro Postfach:
| Schaltfläche | Was sie tut |
|---|---|
| Importieren | Startet einen Verlaufsimport nur für dieses Postfach, mit der Anzahl Tage zurück von oben. |
| Wiederverbinden | Ersetzt Importieren, wenn eine erneute Verbindung nötig ist. Startet die Anmeldung bei Google erneut. |
| Trennen | Trennt die Verbindung zu diesem Postfach. |
Ein Gmail-Postfach trennen
- Öffne Google verwalten.
- Klicke beim Postfach auf Trennen, oder klicke auf Alle trennen, um alle Google-Postfächer dieser Organisation zu trennen.
- Nach dem Trennen ruft aishaa keine neuen E-Mails mehr aus diesem Postfach ab und kann nicht mehr darüber senden. Bestehende Tickets und Nachrichten bleiben erhalten.
Möchtest du danach wieder senden, wähle einen anderen Weg über Organisation > Kanäle > E-Mail > Einrichtung ändern. Solange kein eigener Versandweg aktiv ist, sendet aishaa von der aishaa Mail-Adresse.
Gut zu wissen
- Schlägt die Anmeldung bei Google fehl, kommst du zurück auf die E-Mail-Seite mit der Meldung Verbindung fehlgeschlagen: gefolgt von einem Fehlercode. Versuche es erneut.
- Erscheint beim Start die Meldung Entschuldigung, wir können keine Verbindung herstellen., konnte aishaa die Anmeldung bei Google nicht starten. Versuche es später erneut oder wende dich an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.
- Der Versand über Gmail hat eine maximale Nachrichtengröße von 25 MB pro E-Mail. Siehe Versandlimits und Bildoptimierung.
- Läuft der Zugriff ab (zum Beispiel weil das Passwort des Google-Kontos geändert oder die Berechtigung widerrufen wurde), bleibt das Postfach mit Wiederverbindung erforderlich in der Liste. Antworten aus Tickets schlagen dann mit der Meldung fehl, dass das Gmail-Postfach erneut verbunden werden muss.
- Ein Verlaufsimport ändert nie den Status eines Tickets und öffnet keine geschlossenen Tickets wieder. Doppelte Nachrichten werden übersprungen.
- Möchtest du mehrere Gmail-Adressen (zum Beispiel support@ und info@) in derselben Organisation nutzen, verbinde beide. Jede Adresse erhält einen eigenen Endpunkt; welcher Endpunkt der Standardabsender ist, legst du unter Erweiterte Einstellungen fest.