Dokumentation / Konto und Organisationen
Kontoeinstellungen
Kurz gesagt: Auf der Seite Kontoeinstellungen findest du die Einstellungen, die für alle Organisationen eures Kontos gelten: das Kontologo, die Funktionen, die Standardanordnung der Ticket-Tabs, das Telefonie-Routing, die WhatsApp-Einstellungen, was aishaa mit Kundendaten aus angebundenen Systemen macht, die Arbeitsweise, die Richtlinien und den eingehenden Spamfilter. Die meisten Einstellungen werden sofort gespeichert, sobald du sie änderst.
Wo du das findest
Gehe zu Konto > Kontoeinstellungen. Die Seite hat den Untertitel „Gemeinsame Einstellungen für alle Organisationen in diesem Konto.“
Wer: nur ein Kontoadministrator. Andere Rollen sehen auf dieser Seite die Meldung Sie haben keinen Zugriff auf die Kontoeinstellungen. Alles auf dieser Seite gilt für das ganze Konto.
Die Seite Kontoeinstellungen mit den Abschnitten Branding, Funktionen und Standard-Ticket-Tabs im Bild, über Konto > Kontoeinstellungen.
Branding: Kontologo
Unter Branding findest du das Kontologo: „Primäres Logo. Bleibt gleich beim Wechsel der Organisationen.“ Klicke auf das Logo, um ein Bild hochzuladen oder zu ersetzen, oder entferne das Logo. Ohne eigenes Logo zeigt aishaa das Standardlogo von aishaa.
Ein kleines Logo pro Organisation (für Tickets und den Organisationswechsler) stellst du nicht hier ein, sondern über Organisation > Allgemein, Abschnitt Branding. Diesen Abschnitt gibt es nur bei Konten mit mehreren Organisationen.
Funktionen
Unter Funktionen siehst du, welche Funktionen für euer Konto aktiviert sind: Cases, Telefonie und, wenn aktiv, Zusätzliche Signaturen und Ticketaktionen. Die Schalter kannst du nicht selbst umlegen. Über der Liste steht „Diese Funktionen werden von aishaa verwaltet. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie sie ändern möchten.“
Möchtest du eine Funktion ein- oder ausschalten? Wende dich dafür an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl. Was jede Funktion macht, liest du in Funktionen pro Konto.
Standard-Ticket-Tabs
Unter Standard-Ticket-Tabs legst du die Standardanordnung der Tabs neben einem Ticket fest, für alle im Konto. Pro Tab gibt es einen Schalter (sichtbar oder nicht) und zwei Pfeile, um den Tab nach oben oder unten zu verschieben. Änderungen werden sofort gespeichert.
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Bestellungen | Bestellungen des Kunden aus dem angebundenen Webshop |
| Notizen | Interne Notizen und KI-Notizen |
| Ressourcen | Relevanter Kontext wie Bestellungen, Produkte und Dokumente |
| Kundentickets | Frühere Tickets desselben Kunden (immer sichtbar) |
| Ordner | Cases des Kunden (Funktion Cases) |
| Aktionen | Folgeaktionen auf dem Ticket (Funktion Ticketaktionen) |
| Plugin-Aktionen | Aktionen, die ein Plugin vorschlägt |
| Medien | Anhänge und Bilder (immer sichtbar) |
| Zeitachse | Die Zeitachse des Tickets |
Außerdem können Tabs aus der Ansichtsbibliothek und Nachschlage-Tabs von Plugins in der Liste stehen.
Unter dem Namen eines Tabs steht, welche Anbindungen diesen Tab füllen. Füllen mehrere Anbindungen denselben Tab, erscheint darunter eine nummerierte Liste mit Pfeilen, mit denen du die Reihenfolge festlegst. Die Erläuterung: Mehrere Anbindungen füllen diesen Tab. Die oberste ist maßgeblich: Bei einem Datensatz, den beide anzeigen, sehen Sie zuerst deren Werte. Auch diese Reihenfolge gilt für das ganze Konto.
Was du wissen solltest:
- Kundentickets und Medien sind Pflicht, ihr Schalter ist fest.
- Tabs, die für euer Konto nicht verfügbar sind (zum Beispiel weil eine Funktion ausgeschaltet ist), sind ebenfalls fest.
- Kolleginnen und Kollegen können ihre persönliche Anordnung über Mein Profil anpassen. Die Kontoanordnung ist der Ausgangspunkt und der Wert, auf den Standardreihenfolge im Profil zurücksetzt. Siehe Mein Profil.
Routing eingehender Anrufe
Dieser Abschnitt erscheint nur, wenn die Funktion Telefonie aktiviert ist. Der Untertitel sagt es schon: „Bei wem es klingelt, wenn ein Kunde anruft. Gilt für alle Nummern und Organisationen dieses Kontos.“
| Option bei Routing | Bedeutung |
|---|---|
| Bekannter Kollege zuerst, dann alle (Standard) | Die Kollegin oder der Kollege, die das offene Ticket dieses Kunden bearbeitet oder zuletzt mit dem Kunden gesprochen hat, bekommt einen Vorsprung. Nimmt diese Person nicht ab oder ist sie nicht verfügbar, klingelt es bei allen. |
| Alle gleichzeitig | Bei allen verfügbaren Kolleginnen und Kollegen klingelt es gleichzeitig. Wer zuerst abnimmt, hat den Anruf. |
Bei Bekannter Kollege zuerst, dann alle stellst du den Vorsprung (Sekunden) ein: zwischen 5 und 30 Sekunden, standardmäßig 10. Dieser Abschnitt hat eine eigene Schaltfläche Speichern. Mehr über das Routing liest du in Routing eingehender Anrufe.
Der Abschnitt WhatsApp hat zwei Einstellungen. Beide werden sofort gespeichert und gelten für das ganze Konto.
Wartezeit vor der Analyse
Das Feld Wartezeit vor der Analyse von WhatsApp-Nachrichten (Minuten) legt fest, wie lange aishaa nach der letzten WhatsApp-Nachricht wartet, bevor die Unterhaltung analysiert wird. So werden aufeinanderfolgende Nachrichten gemeinsam analysiert statt einzeln. Jede neue Nachricht des Kunden startet die Wartezeit neu.
- Bereich: 0 bis 10 Minuten. Standardmäßig 1 Minute.
- Trage 0 ein, um sofort zu analysieren.
Lesebestätigung an den Kunden
Mit Lesebestätigung an den Kunden legst du fest, wann der Kunde blaue Häkchen bei den Nachrichten sieht, die er euch geschickt hat.
| Option | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| Beim Öffnen des Tickets | Der Kunde sieht blaue Häkchen, sobald ein Teammitglied das Ticket öffnet. Ob der Kunde Ihre Nachrichten gelesen hat, sehen Sie immer. | Ja |
| Erst bei einer Antwort | Der Kunde sieht erst blaue Häkchen, wenn eine Antwort gesendet wurde. Bei einer Nummer, die auch in der WhatsApp Business-App funktioniert, bleibt die Unterhaltung dort bis dahin ungelesen. | |
| Nie | Der Kunde sieht nie blaue Häkchen. Bei einer Nummer, die auch in der WhatsApp Business-App funktioniert, bleibt die Unterhaltung dort ungelesen, bis Sie sie auf dem Telefon öffnen. |
Nach der Änderung siehst du Die WhatsApp-Lesebestätigung wurde für das gesamte Konto aktualisiert. Diese Wahl ändert nichts an dem, was ihr seht: Ob der Kunde eure Nachrichten gelesen hat, bleibt in jedem Fall sichtbar.
Kundendaten aus angebundenen Systemen
Unter Kundendaten aus angebundenen Systemen wählst du bei Was aishaa mit dem macht, was verbundene Systeme über einen Kunden sagen, wie weit aishaa mit dem gehen darf, was eine Bestellung oder eine Akte über einen Kunden aussagt.
| Option | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| Ergänzen und automatisch zusammenführen | Eine Bestellung oder Akte, die für einen Kunden gefunden wurde, ergänzt dessen unbekannte E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Kundennummer. Zwei Personen, bei denen ein Datensatz belegt, dass sie ein Kunde sind, werden ohne Rückfrage zusammengeführt; alles, was weniger sicher ist, wird zu einem Vorschlag auf der Kundenkarte. | Ja |
| Ergänzen und vorschlagen | Das Ergänzen passiert genauso, aber: Ein Treffer mit einem anderen Kunden wird immer zu einem Vorschlag auf der Kundenkarte; ohne einen Menschen wird nichts zusammengeführt. | |
| Aus | aishaa speichert aus angebundenen Systemen nichts darüber, wer ein Kunde ist. |
Die Wahl wird sofort gespeichert (Gespeichert.) und gilt für alle Organisationen des Kontos.
Arbeitsweise
Unter Arbeitsweise wählst du, ob ihr als Webshop oder als Dienstleister arbeitet, und stellst automatisches Schließen, Wiedereröffnungsfenster, die Antwort-nötig-Stufen, das Stillefenster und den Posteingangszähler ein. Jede Organisation des Kontos arbeitet so, es sei denn, sie hat eine eigene Arbeitsweise gewählt. Dieser Abschnitt hat eine eigene Schaltfläche Speichern. Die vollständige Erklärung aller Felder findest du in Arbeitsweise: Webshop oder Dienstleister.
Richtlinien
Unter Richtlinien findest du Compliance- und Kostenentscheidungen für das ganze Konto: Sensible Identifikationsnummern für externe KI redigieren und WhatsApp-Sprachnachrichten transkribieren mit einer Maximale Länge (Minuten). Jede Änderung wird sofort gespeichert. Siehe Richtlinien: sensible Daten und Sprachtranskription.
Eingehender Spamfilter
Unter Eingehender Spamfilter legst du fest, wie aishaa neue E-Mails auf Spam bewertet. Antworten auf bestehende Tickets und zugelassene Absender landen immer im normalen Posteingang.
Der Abschnitt Eingehender Spamfilter mit dem Schalter Spamfilter aktivieren, dem Schieberegler SpamAssassin-Schwellenwert mit Farblegende und der Liste Zugelassene Absender.
| Bestandteil | Bedeutung |
|---|---|
| Spamfilter aktivieren | Schaltet den Spamfilter ein oder aus. Ist der Filter ausgeschaltet, zeigt der Schwellenwert aus. |
| SpamAssassin-Schwellenwert | Schieberegler von 0 bis 30 in Schritten von 0,1. Standardmäßig 10,0. Neue Nachrichten mit einem Spam-Score über dem Schwellenwert gehen zu Spam. Ein höherer Schwellenwert ist vorsichtiger und lässt mehr E-Mails durch. |
| Legende | Niedriger Score, Verdächtig, Wahrscheinlich Spam, Hoher Score. |
| Zugelassene Absender | Adressen, die den Spamfilter immer überspringen, für alle Organisationen des Kontos. Einen Absender fügst du in der Spam-Ansicht der Ticketübersicht hinzu (Nachricht freigeben und Absender zulassen). Hier entfernst du eine Adresse mit dem Kreuz. aishaa fragt nach einer Bestätigung. |
Mehr über das Bewerten und Freigeben von Spam liest du in Spamfilter und zugelassene Absender.
Gut zu wissen
- Fast alles auf dieser Seite wird sofort gespeichert. Nur Routing eingehender Anrufe und Arbeitsweise haben eine eigene Schaltfläche Speichern.
- Bei einem Konto mit mehreren Organisationen steht oben der Text Diese Einstellungen gelten für das gesamte Konto. Bei einer Organisation fehlt dieser Text.
- Ein Kontoadministrator sieht auf Organisation > Allgemein einen Verweis auf diese Seite mit der Schaltfläche Kontoeinstellungen öffnen. Ein Organisationsadministrator sieht diesen Verweis nicht.
- Es gibt keine Seite für Rechnungen, Abonnement, Verbrauch oder Limits. Die Abrechnung läuft außerhalb von aishaa.
- Änderungen auf Kontoebene gelten für alle Organisationen. Es kann einen Moment dauern, bis eine Änderung überall sichtbar ist.