Dokumentation / Konto und Organisationen
Benutzer verwalten
Kurz gesagt: Über Konto > Benutzer lädst du Kolleginnen und Kollegen ein, legst ihre Rolle fest (kontoweit und eventuell pro Organisation), bestimmst, auf welche Organisationen sie Zugriff haben, und entfernst einen Benutzer endgültig aus dem Team. Benutzer gehören zum Konto, nicht zu einer einzelnen Organisation.
Wo du das findest
Gehe zu Konto > Benutzer. Klicke auf eine Zeile, um die Detailseite dieses Benutzers zu öffnen.
Wer: nur ein Kontoadministrator. Andere Rollen sehen die Liste nicht und können niemanden einladen. Die Benutzerverwaltung ist immer kontoweit. Bei mehreren Organisationen steht das auch oben auf der Seite.
Die Benutzerliste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Benutzername | Der Name, an dem Kollegen den Benutzer erkennen. Sortierbar. |
| Die E-Mail-Adresse, mit der sich der Benutzer anmeldet. Sortierbar. | |
| Rolle | Die kontoweite Rolle. Weicht die Rolle in einer oder mehreren Organisationen ab, steht dort der Chip Je Organisation abweichend. |
| Shops | Nur bei mehreren Organisationen: die Organisationen, auf die der Benutzer Zugriff hat, als Chips. Hat der Benutzer alle Organisationen, steht dort Alle Shops. |
Mit dem Suchfeld Suchen filterst du nach Name oder E-Mail-Adresse. Mit der Schaltfläche Aktualisieren lädst du die Liste neu. aishaa merkt sich deine Sortierung, Seitengröße und deinen Suchbegriff in deinem Browser. Ist die Liste leer, siehst du „Sie haben noch keine Benutzer erstellt“ mit der Schaltfläche Neuen Benutzer erstellen.
Ein Teammitglied einladen
- Klicke oben rechts auf Neuen Benutzer erstellen. Der Dialog Teammitglied einladen öffnet sich („Gewähren Sie einer Person sicheren Zugriff auf aishaa.“).
- Gib den Benutzername ein: 2 bis 64 Zeichen, nur Buchstaben, Ziffern und Leerzeichen. Verwende den Namen, an dem Kollegen diese Person erkennen.
- Gib die E-Mail-Adresse ein. Die Einladung und der Aktivierungslink gehen an diese Adresse.
- Wähle eine Rolle: Betrachter, Agent, Teamleiter, Organisationsadministrator oder Kontoadministrator. Standardmäßig ist Agent ausgewählt. Rolle und Organisationszugriff kannst du auf der nächsten Seite noch anpassen.
- Klicke auf Einladung senden.
Der Dialog Teammitglied einladen über Konto > Benutzer > Neuen Benutzer erstellen, mit den Feldern Benutzername, E-Mail und Rolle und der Schaltfläche Einladung senden.
Was danach passiert:
- Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link, um das Konto zu aktivieren und ein Passwort festzulegen.
- Der Benutzer bekommt sofort Zugriff auf die Organisation, in der du gerade arbeitest. Andere Organisationen fügst du auf der Detailseite hinzu.
- aishaa öffnet sofort die Detailseite des neuen Benutzers.
Mögliche Meldungen: Diese E-Mail-Adresse kann nicht für ein neues Konto verwendet werden (die Adresse wird bereits verwendet), Dieser Benutzername ist nicht verfügbar oder Die Einladung konnte nicht gesendet werden. Eine E-Mail-Adresse und ein Benutzername können in aishaa nur einmal vorkommen.
Die Rolle festlegen
Auf der Detailseite steht die Karte Kontodaten mit dem Benutzernamen und der E-Mail-Adresse (beide schreibgeschützt) und der Auswahlliste Kontoweite Rolle. Wähle dort Betrachter, Agent, Teamleiter, Organisationsadministrator oder Kontoadministrator. Die Änderung wird sofort gespeichert. Du siehst Benutzerrolle wurde aktualisiert. Was jede Rolle darf, steht in Rollen und Rechte.
Die Detailseite eines Benutzers mit den Karten Kontodaten (Kontoweite Rolle), Rollen pro Organisation, Organisationszugriff, Zugriffsübersicht und Aus dem Team entfernen.
Rolle pro Organisation
Die Karte Rollen pro Organisation („Weichen Sie für einzelne Organisationen von der kontoweiten Rolle ab.“) erscheint nur, wenn das Konto mehr als eine Organisation hat und die kontoweite Rolle nicht Kontoadministrator ist. Pro Organisation wählst du:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Kontoweiter Rolle folgen (Standard) | In dieser Organisation gilt die kontoweite Rolle. |
| Betrachter, Agent, Teamleiter oder Organisationsadministrator | In dieser Organisation bekommt der Benutzer zusätzlich die Rechte dieser Rolle. |
Die Rolle pro Organisation kommt zur kontoweiten Rolle hinzu: In dieser Organisation gelten die Rechte beider Rollen zusammen. So machst du jemanden zum Beispiel kontoweit zum Agent und in einer Organisation zum Teamleiter. Kontoadministrator kannst du nicht pro Organisation wählen, diese Rolle gilt per Definition für das ganze Konto. Setzt du die kontoweite Rolle auf Kontoadministrator, entfallen alle abweichenden Rollen pro Organisation.
Organisationszugriff
Die Karte Organisationszugriff („Wählen Sie aus, in welchen Organisationen dieser Benutzer arbeiten kann.“) zeigt pro Organisation ein Kontrollkästchen. Hake an, auf welche Organisationen der Benutzer Zugriff hat. Jede Änderung wird sofort gespeichert (Der Organisationszugriff wurde aktualisiert.).
- Bei einem Kontoadministrator steht statt der Kästchen: Diese Rolle hat Zugriff auf alle Organisationen des Kontos.
- Hat ein Benutzer nirgends Zugriff, steht dort: Dieser Benutzer hat derzeit keinen Zugriff auf eine Organisation. Hake mindestens eine Organisation an, damit der Benutzer arbeiten kann.
Rechts steht die Karte Zugriffsübersicht mit der Rolle und der Anzahl der Organisationen, zum Beispiel 2 von 3.
Einen Benutzer entfernen
Die Karte Aus dem Team entfernen („Entziehen Sie diesem Benutzer dauerhaft den Zugriff auf aishaa.“) erklärt: „Der Benutzer kann sich anschließend nicht mehr anmelden und auf keine Organisation dieses Kontos mehr zugreifen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“
- Klicke auf Löschen.
- Bestätige die Frage Bist du dir sicher, dass du (Name) löschen möchtest?
- Du siehst Benutzer (Name) wurde gelöscht. und kehrst zur Liste zurück.
Entfernen ist endgültig und die einzige Möglichkeit, jemandem den Zugriff zu entziehen. Es gibt keine eigene Funktion, um einen Benutzer vorübergehend zu deaktivieren. Tickets, Nachrichten und Analysen aus der Vergangenheit zeigen weiterhin den Namen des entfernten Benutzers.
Gut zu wissen
- Es gibt keine Übersicht offener Einladungen und keine Schaltfläche, um eine Einladung erneut zu senden. Wie eine Kollegin oder ein Kollege ein Passwort festlegt oder zurücksetzt, steht in Anmelden und Passwort.
- Ein neuer Benutzer bekommt die Sprache der Organisation, in die du ihn einlädst. Der Benutzer kann seine eigene Sprache danach in Mein Profil wählen.
- Benutzername und E-Mail-Adresse kannst du nach dem Einladen auf dieser Seite nicht mehr ändern.
- Ein Benutzer kann seine eigene Rolle oder seinen Organisationszugriff nicht anpassen. Das kann nur ein Kontoadministrator.
- Zurück zur Liste gelangst du mit Zurück zum Team oben auf der Detailseite.