E-Mail-Verlauf importieren

Rolle ab: Organisationsadministrator
Gilt pro: Organisation
Zuletzt aktualisiert: 11. September 2026
aishaa-Version: f02d14176

Menüpfad: Organisation > Kanäle > E-Mail > Google verwalten / Outlook verwalten

Kurz gesagt: Ohne Verlauf sieht aishaa jede neue E-Mail als Erstkontakt. Wenn du aktuelle E-Mails importierst, weiß aishaa, dass eine Unterhaltung schon länger läuft und was vorher besprochen wurde. Das ist vor allem in den ersten Wochen nach dem Anschluss wertvoll; danach baut aishaa von selbst neuen Verlauf auf. Es gibt drei Wege: direkt nach dem Verbinden von Gmail, über die Verwaltungsseiten Google und Outlook oder mit einem Google-Skript für Gmail, für das du einen Importschlüssel vom aishaa-Team brauchst.

Wo du das findest

Direkt nach dem Verbinden von Gmail: die Seite Aktuelle E-Mails importieren.
Für Gmail: Organisation > Kanäle > E-Mail > Google verwalten (oder Erweiterte Einstellungen > Anbieter > Google verwalten).
Für Outlook: Organisation > Kanäle > E-Mail > Outlook verwalten (oder Erweiterte Einstellungen > Anbieter > Outlook verwalten).
Für das Google-Skript: außerhalb von aishaa, auf script.google.com, mit einem Skript und einem Importschlüssel, die du vom aishaa-Team bekommst.

Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Ein Import gilt pro Organisation und pro Postfach.

Was ein Import macht und was nicht

aishaa holt E-Mails aus dem gewählten Zeitraum ab und legt sie als Verlauf bei der richtigen Unterhaltung ab. Schreibt der Kunde später erneut, sehen dein Team und der KI-Agent die früheren Nachrichten dazu.
Importierter Verlauf ändert nie den Status eines Tickets und öffnet kein geschlossenes Ticket wieder. Er ist Hintergrund, keine neue Kundenaktion.
Doppelte Nachrichten werden erkannt und übersprungen. Du kannst einen Import also ohne Risiko mehrfach ausführen; die Zusammenfassung zeigt danach, wie viele Nachrichten importiert und wie viele Duplikate übersprungen wurden.
Ein Import liest nur. In deinem Postfach wird nichts geändert oder gelöscht.

Weg 1: direkt nach dem Verbinden von Gmail

Nach der Anmeldung bei Google kommst du auf die Seite Aktuelle E-Mails importieren (Das hilft aishaa, bestehende Gespräche zu erkennen, wenn Kunden Ihnen erneut eine E-Mail senden.) mit dem Hinweis Gmail verbunden.

Wähle bei Tage zum Importieren einen Zeitraum: 7, 14, 30 oder 90 Tage (standardmäßig 30).
Klicke auf Importieren. Du siehst Import gestartet., und der Block Import wird durchgeführt zeigt den Fortschritt. Solange du noch nicht geklickt hast, steht dort Import starten, um den Fortschritt hier zu sehen.
Möchtest du keinen Verlauf importieren, klicke auf Überspringen. Du kommst zurück zu Organisation > Kanäle > E-Mail. Importieren kannst du später noch über Google verwalten.

Die Seite Aktuelle E-Mails importieren direkt nach dem Verbinden von Gmail, mit dem Hinweis Gmail verbunden, der Auswahlliste Tage zum Importieren und den Schaltflächen Import und Überspringen.

Weg 2: über die Verwaltungsseite Google oder Outlook

Auf beiden Verwaltungsseiten funktioniert das Importieren gleich:

Gib bei Tage zurück ein, wie viele Tage aishaa zurückschauen soll. Mindestens 1, höchstens 365, standardmäßig 30.
Klicke auf Alle importieren (Google) oder Alle Postfachzuordnungen importieren (Outlook), um alle verbundenen Postfächer zu importieren, oder klicke bei einem Postfach auf Importieren.
Verfolge den Fortschritt im Block Import wird durchgeführt (Google) oder Import läuft (Outlook).

Bei Outlook steht die Schaltfläche Importieren pro Postfach in der Tabelle unter dem Microsoft-Konto. Bei Google erscheint statt Importieren die Schaltfläche Wiederverbinden, wenn der Zugriff auf das Postfach abgelaufen ist; verbinde dann zuerst neu.

Der Fortschrittsblock

Bestandteil	Bedeutung
Status-Label oben rechts	Wird ausgeführt, solange der Import läuft, danach der Endstatus.
Zeile mit Anbieter und Stapel	Welchen Anbieter und welche Importrunde du verfolgst.
Fortschrittsbalken	Füllt sich, sobald bekannt ist, wie viele Nachrichten es insgesamt gibt.
Fortschrittstext	Warten auf Fortschritt… am Anfang; danach die Anzahl der verarbeiteten Nachrichten und, sobald bekannt, die Gesamtzahl mit Threads erfolgreich (verarbeitete Unterhaltungen) und Fehlgeschlagen.
Fertig	Erscheint, wenn der Import abgeschlossen ist, auch wenn es Fehler gab.

Ohne laufenden Import steht dort Kein Import aktiv.

Der Block Import wird durchgeführt auf der Verwaltungsseite Google, mit dem Status-Label, dem Fortschrittsbalken und dem Text mit verarbeiteten Nachrichten, Threads erfolgreich und Fehlgeschlagen.

Das Ergebnis

Danach siehst du einen Hinweis: Import abgeschlossen., Import abgeschlossen mit Warnungen. oder Import fehlgeschlagen. In der Tabelle auf der Verwaltungsseite steht pro Postfach das Datum des letzten Imports mit Importiert: und Übersprungen: (Google) oder die Anzahl der importierten und übersprungenen Nachrichten (Outlook). Fehlgeschlagene Importe zeigen die Fehlermeldung in der Spalte Fehler. Bei einem importierten Ticket steht in der Zeitleiste eine Zeile mit der Anzahl der importierten früheren E-Mails.

Weg 3: Gmail mit einem Google-Skript importieren

Dieser Weg ist für Gmail-Postfächer gedacht, die du nicht (oder noch nicht) direkt mit aishaa verbindest, oder wenn du mehr als 365 Tage zurück importieren möchtest. Du führst dann selbst ein Skript in Google Apps Script aus, das deine E-Mails an aishaa schickt. Dafür brauchst du das Skript und einen Importschlüssel. Wende dich dafür an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.

Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten:

Gehe zu script.google.com, angemeldet mit dem Google-Konto des Support-Postfachs, und lege ein neues Skript an.
Füge das Skript, das du vom aishaa-Team bekommen hast, in den Editor ein.
Trage oben im Block mit den Kundeneinstellungen nur diese Werte ein:

Einstellung	Bedeutung
`IMPORT_KEY`	Der Importschlüssel, den du vom aishaa-Team bekommen hast.
`LOOKBACK_DAYS`	Wie viele Tage du zurück importieren möchtest, zum Beispiel 21. Du kannst auch 7 oder 14 wählen, wenn dir das lieber ist.
`FILTER_TO_ADDRESS`	Optional. Nur ausfüllen, wenn dein Gmail-Posteingang auch private oder andere Nicht-Support-E-Mails enthält. Trage dann deine Supportadresse ein, zum Beispiel support@deinefirma.de; aishaa importiert dann nur Unterhaltungen, in denen diese Adresse vorkommt. Nutzt du Gmail ausschließlich für den Support, lass das Feld leer.

Speichere das Skript und klicke bei der Funktion runAishaaEmailImport auf Run.
Erteile Google die Berechtigung, wenn danach gefragt wird. Das Skript erledigt den Rest automatisch.

Wenn das Skript anhält

Bei größeren Posteingängen hält das Skript zwischendurch an. Das ist normal: Google hat ein Zeitlimit pro Ausführung. Klicke einfach erneut auf Run. Das Skript merkt sich, wo es aufgehört hat, und macht automatisch weiter. Du bekommst keine doppelten Tickets oder Nachrichten.

Nützliche zusätzliche Funktionen im Skript

Funktion	Was sie macht
showAishaaImportStatus	Zeigt, wie weit der Import ist.
resetAishaaImportCursor	Startet den Import neu ab den neuesten E-Mails.

Häufige Fragen zum Skript

Ist das sicher? Ja. Das Skript liest nur E-Mails und schickt sie auf sicherem Weg an aishaa. In deinem Gmail wird nichts geändert oder gelöscht.
Kann ich das Skript mehrfach ausführen? Ja, so oft du möchtest. aishaa erkennt doppelte Nachrichten und überspringt sie.
Muss ich das später wiederholen? Nein. Das ist für den Start gedacht. Neue E-Mails verarbeitet aishaa danach automatisch über dein verbundenes Postfach oder deine Weiterleitung.
Kann ich weniger Tage importieren? Ja. Passe LOOKBACK_DAYS an.

Gut zu wissen

Importieren über aishaa geht nur für Gmail- und Outlook-Postfächer, die verbunden sind. Für ein Postfach, das per Weiterleitung arbeitet (eigene Domain oder SMTP), gibt es keine Importschaltfläche; nutze dann das Google-Skript (nur Gmail) oder wende dich an das aishaa-Team.
Nach dem Verbinden von Outlook kommst du nicht automatisch auf die Seite Aktuelle E-Mails importieren. Importiere für Outlook über Outlook verwalten.
Das Maximum über die Verwaltungsseiten sind 365 Tage. Das Skript hat diese Grenze nicht, aber Google begrenzt, wie viel das Skript pro Ausführung verarbeiten kann.
Ein Import kann etwas dauern; du kannst die Seite in der Zwischenzeit verlassen. Den endgültigen Status siehst du später in der Tabelle auf der Verwaltungsseite.
Das Skript enthält auch eine Einstellung DRY_RUN. Setzt du sie auf true, zählt und protokolliert das Skript nur, und es wird nichts an aishaa geschickt. Praktisch, um zu prüfen, wie viele E-Mails im gewählten Zeitraum liegen.