Dokumentation / Sicherheit und Datenschutz
Datenlöschung beantragen
Kurz gesagt: Tickets endgültig löschen, alle personenbezogenen Daten eines Kunden löschen oder eine Organisation archivieren ist in aishaa selbst nicht möglich. Du reichst dafür einen Antrag beim aishaa-Team ein, über den aishaa-Support-Chat oder support@aishaa.nl. Eure Kunden, die ihre Daten aus aishaa löschen lassen möchten, können sich an die Seite zur Datenlöschung auf aishaa.nl wenden.
Wo du das findest
Einen Löschantrag reichst du über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl ein. Für Anträge eurer eigenen Kunden (die Personen, mit denen ihr über aishaa kommuniziert) gibt es die Seite https://aishaa.nl/gegevensverwijdering/.
Wer: Kontoadministrator. Das aishaa-Team führt Löschungen nur auf Antrag von jemandem aus, der das Konto verwaltet, damit niemand versehentlich oder unbefugt Daten löschen lässt.
Erledige zuerst, was du selbst kannst
Einen Teil der Bereinigung kannst du selbst erledigen, sofort und ohne Wartezeit:
| Wunsch | Selbst erledigen in aishaa |
|---|---|
| Doppelte Kunden bereinigen | Kunden im Kundenprofil zusammenführen. Siehe Kontakte zusammenführen, verschieben und blockieren. |
| Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eines Kunden löschen | Im Kundenprofil unter Kontaktdaten die Angabe löschen. |
| Löschen, was aishaa über einen Kunden gelernt hat | Im Kundenprofil im Block Was aishaa über diesen Kunden weiß auf Löschen klicken. |
| Zugriff eines Kollegen entziehen | Unter Konto > Benutzer den Benutzer mit Aus dem Team entfernen entfernen. |
| Spam endgültig loswerden | In der Spam-Ansicht löschen; nach 30 Tagen ist er weg. |
Siehe Daten aufbewahren und löschen für die Details.
Einen Antrag beim aishaa-Team einreichen
Für diese Anträge brauchst du das aishaa-Team:
- Ein oder mehrere Tickets (einschließlich Nachrichten und Anhängen) endgültig löschen.
- Alle personenbezogenen Daten eines Kunden löschen: den Kundendatensatz, die Kontaktdaten, die Unterhaltungen, Aufnahmen und Transkripte.
- Einen entfernten Kollegen aus alten Tickets und Zeitachsen entfernen.
- Eine Organisation archivieren oder ein ganzes Konto auflösen.
So reichst du den Antrag ein:
- Öffne in aishaa das Menü Chat und wähle die Unterhaltung aishaa support, oder schicke eine E-Mail an support@aishaa.nl von der E-Mail-Adresse, mit der du in aishaa registriert bist.
- Nenne den Namen deines Kontos und die Organisation, zu der die Daten gehören.
- Beschreibe genau, was gelöscht werden soll, mit den Angaben aus der Tabelle unten.
- Gib an, ob der Antrag von euch selbst kommt oder von einer betroffenen Person (zum Beispiel einem Kunden, der sich auf die DSGVO beruft) und ob eine Frist gilt.
- Das aishaa-Team bestätigt den Eingang und meldet in derselben Unterhaltung, wann die Löschung ausgeführt wurde.
| Art des Antrags | Was du mitschickst |
|---|---|
| Tickets löschen | Die Ticketnummern (zum Beispiel #1042) und die Organisation. Die Ticketnummer steht oben links im Ticket. |
| Personenbezogene Daten eines Kunden löschen | Die E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer des Kunden, wie sie im Kundenprofil steht, und die Organisationen, in denen der Kunde vorkommt. |
| Kollegen aus dem Verlauf entfernen | Den Benutzernamen und die E-Mail-Adresse des entfernten Benutzers. |
| Organisation oder Konto | Den Namen der Organisation oder des Kontos und ab wann. |
Willst du sichergehen, dass du nichts vergisst, suche vorher in Tickets mit dem Suchfeld nach der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden. Setze den Haken bei Geschlossene Tickets anzeigen, damit auch abgeschlossene Tickets mitzählen.
Anträge eurer eigenen Kunden
Eure Kunden können sich direkt an aishaa wenden, um ihre Daten aus aishaa löschen zu lassen. Verweise sie auf https://aishaa.nl/gegevensverwijdering/. Dort steht, wie sie einen Antrag einreichen. Erhältst du einen solchen Antrag selbst über ein Ticket, kannst du ihn auch im Namen des Kunden nach den Schritten oben einreichen.
Gut zu wissen
- Löschen ist endgültig. Es gibt keinen Papierkorb für Tickets und keine Exportfunktion, um Daten vorher zu sichern; übernimm Daten, die du noch brauchst (zum Beispiel eine Bestellnummer), vorher.
- Ein geschlossenes Ticket ist kein gelöschtes Ticket. Schließen reicht, um eine Unterhaltung abzuschließen; Löschen ist nur nötig, wenn die Daten wirklich weg müssen.
- Eine Löschung in aishaa löscht nichts in eurem eigenen Postfach, Webshop oder in der WhatsApp Business-App. Diese Systeme bereinigst du separat.
- Antwortet der Kunde später erneut, legt aishaa einfach ein neues Ticket und einen neuen Kundendatensatz an.