Dokumentation / Erste Schritte
Checkliste für die erste Woche
Kurz gesagt: Mit dieser Checkliste machst du aishaa in der ersten Woche einsatzbereit, und zwar in der Reihenfolge, die am wenigsten Nacharbeit verursacht: zuerst Zugang und Team, dann Kanäle, dann das Wissen, mit dem aishaa Antworten erstellt, und zum Schluss die tägliche Arbeitsweise und Benachrichtigungen. Jeder Schritt ist ein Satz mit einem Link zu dem Artikel, der die Details enthält.
Wo du das findest
In aishaa gibt es keine Checklisten-Seite; diese Checkliste ist eine Lesereihenfolge durch die Dokumentation. Du beginnst auf dem Dashboard und gehst bei jedem Schritt in das genannte Menü.
Wer: Die Schritte für Kanäle und KI-Einstellungen erfordern die Rolle Organisationsadministrator; das Einladen von Teammitgliedern und die Kontoeinstellungen erfordern die Rolle Kontoadministrator. Der erste Benutzer eines Arbeitsbereichs hat diese Rolle automatisch. Die Checkliste gilt für das gesamte Konto; Kanäle und KI-Einstellungen wiederholst du pro Organisation.
Tag 1: Zugang und Team
- Aktiviere dein Konto über den Link in der Aktivierungs-E-Mail und melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort an. Siehe Anmelden und Passwort.
- Stelle unter Mein Profil deine eigene Sprache ein und prüfe die Sprache und Zeitzone der Organisation unter Organisation > Allgemein. Siehe Sprache und Zeitzone.
- Lies nach, wer welche Rolle braucht, damit du Teammitgliedern nicht mehr oder weniger Rechte gibst als nötig. Siehe Rollen und Rechte.
- Lade deine Teammitglieder über Konto > Benutzer ein und lege für jedes Teammitglied den Zugriff auf Organisationen fest. Siehe Dein Team einladen.
- Trage unter Organisation > Allgemein den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Organisation ein und wähle das Domänenprofil, das zu euch passt. Siehe Allgemeine Organisationseinstellungen.
Tag 2: Kanäle
- Teste die aishaa Mail-Adresse der Organisation, indem du eine E-Mail dorthin schickst und prüfst, ob das Ticket unter Tickets erscheint. Siehe Deinen ersten Kanal verbinden.
- Verbinde dein eigenes Postfach (Outlook, Gmail, eigene Domain oder SMTP) über Organisation > Kanäle > E-Mail. Siehe E-Mail einrichten: die Optionen im Überblick.
- Importiere nach dem Verbinden von Outlook oder Gmail die letzten E-Mails, damit aishaa bestehende Unterhaltungen erkennt. Siehe E-Mail-Verlauf importieren.
- Verbinde deine WhatsApp Business-Nummer über Organisation > Kanäle > WhatsApp > Einstellungen, wenn ihr WhatsApp nutzt. Siehe WhatsApp verbinden.
- Lege die Öffnungszeiten über Organisation > Öffnungszeiten fest, damit aishaa weiß, wann ihr erreichbar seid. Siehe Öffnungszeiten.
- Trage unter Mein Profil deine persönliche Signatur ein und bitte deine Teammitglieder, dasselbe zu tun. Siehe Signaturen.
Tag 3: aishaa Wissen geben
- Fülle die Organisationsinformationen über Organisation > Intelligenz > Organisationsinformationen aus: wer ihr seid, was ihr verkauft oder tut und wie ihr eure Kunden ansprecht. Siehe Organisationsinformationen.
- Füge über Organisation > Intelligenz > KI-Wissensdatenbank Wissensdokumente hinzu, mit deinen Versand- und Rückgaberichtlinien, Garantie, häufigen Fragen und Produktinformationen. Siehe Wissensdokumente.
- Hast du viele Dokumente, lade sie in einem Schritt hoch. Siehe Wissensdokumente massenhaft hochladen.
- Wähle über Organisation > Intelligenz > Schreibstile einen Schreibstil, der zu eurem Ton passt. Siehe Schreibstile.
- Verbindet euren Webshop oder andere Systeme über Organisation > Plugins, damit aishaa die Datensätze des Kunden beim Erstellen von Entwürfen nutzen kann. Siehe Plugins: Übersicht der Verbindungen.
Tag 4: Tickets bearbeiten
- Lies nach, wie aishaa ein eingehendes Ticket verarbeitet, damit du weißt, was du in der Ticketansicht siehst. Siehe Wie aishaa ein Ticket verarbeitet.
- Lerne die Ticketübersicht kennen: Filter, Suche und Sortierung. Siehe Die Ticketübersicht: filtern, suchen und sortieren.
- Beantworte deine ersten Tickets ausgehend vom Entwurf von aishaa und achte dabei auf die Sendeverzögerung. Siehe Ein Ticket beantworten und Senden, rückgängig machen und was bei einer Störung passiert.
- Vereinbart, wie ihr zuweist und markiert, damit alle wissen, welche Tickets zu wem gehören. Siehe Zuweisen, Supportgruppe, wichtig und dringend.
- Gib Feedback zu Entwürfen, die nicht gut waren; daraus lernt aishaa. Siehe Feedback zu einem Ticket geben.
Tag 5: tägliche Arbeitsweise und Benachrichtigungen
- Aktiviere Push-Benachrichtigungen über Mein Profil > Push-Benachrichtigungen auf den Geräten, auf denen du benachrichtigt werden möchtest. Siehe Benachrichtigungen.
- Installiere aishaa als App auf deinem Smartphone, wenn du Tickets unterwegs verfolgen möchtest. Siehe aishaa auf dem Smartphone und als App.
- Prüfe unter Konto > Kontoeinstellungen die Arbeitsweise: Webshop oder Dienstleister, und ob beantwortete Tickets automatisch geschlossen werden. Siehe Arbeitsweise: Webshop oder Dienstleister.
- Erstelle über Organisation > Intelligenz > Makros Makros für Antworten, die immer wieder vorkommen. Siehe Makros.
- Sieh dir am Ende der Woche das Dashboard und die Berichte unter Analyse an, um zu sehen, wie die erste Woche gelaufen ist. Siehe Dashboard.
Gut zu wissen
- Kommst du irgendwo nicht weiter, stelle deine Frage in der Unterhaltung aishaa support unter Chat. Siehe Das aishaa-Team erreichen.
- aishaa verschickt keine Antworten selbstständig. Du musst in der ersten Woche also nichts ausschalten, um zu verhindern, dass unkontrolliert Nachrichten an Kunden gehen; jede Antwort wird von einem Teammitglied verschickt.
- Die Funktionen Cases, Telefonie, Ticketaktionen und Zusätzliche Signaturen werden von aishaa aktiviert. Möchtest du eine davon nutzen? Wende dich dafür an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.
- Hat dein Konto mehrere Organisationen, wiederholst du die Schritte 5 bis 16 pro Organisation; die Schritte unter Konto und Mein Profil machst du einmal.