Dokumentation / Erste Schritte
Dein Team einladen
Kurz gesagt: Als Kontoadministrator lädst du Teammitglieder über Konto > Benutzer ein. Du gibst einen Benutzernamen, eine E-Mail-Adresse und eine Rolle ein; das Teammitglied erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Aktivierungslink, um ein Passwort festzulegen. Danach legst du auf der Detailseite des Benutzers fest, auf welche Organisationen das Teammitglied Zugriff hat.
Wo du das findest
Gehe zu Konto > Benutzer und klicke oben rechts auf Neuen Benutzer erstellen. Der Dialog Teammitglied einladen öffnet sich.
Wer: nur die Rolle Kontoadministrator. Benutzer gehören zum Konto und sind in allen Organisationen des Kontos dieselben Personen. Ohne die Rolle Kontoadministrator siehst du unter Benutzer eine leere Seite ohne Schaltfläche, um jemanden anzulegen.
Die Übersicht Konto > Benutzer mit den Spalten Benutzername, E-Mail, Rolle und Shops, dem Suchfeld und der Schaltfläche Neuen Benutzer erstellen.
Ein Teammitglied einladen
- Gehe zu Konto > Benutzer.
- Klicke auf Neuen Benutzer erstellen. Der Dialog Teammitglied einladen erscheint mit dem Erklärungstext „Gewähren Sie einer Person sicheren Zugriff auf aishaa.“
- Fülle die Felder aus (siehe Tabelle unten).
- Klicke auf Einladung senden.
- Nach dem Senden öffnet aishaa direkt die Detailseite des neuen Benutzers. Lege dort den Organisationszugriff fest (siehe weiter unten).
| Feld | Regeln |
|---|---|
| Benutzername | Pflichtfeld. 2 bis 64 Zeichen, nur Buchstaben, Ziffern und Leerzeichen. Erklärungstext im Dialog: „Verwenden Sie den Namen, unter dem Kollegen diese Person in aishaa erkennen.“ Der Benutzername muss innerhalb von aishaa eindeutig sein und lässt sich später nicht ändern. |
| Pflichtfeld, eine gültige E-Mail-Adresse. Hierhin gehen die Einladung und der Aktivierungslink. Die Adresse darf bei aishaa noch nicht bekannt sein und lässt sich später nicht ändern. | |
| Rolle | Auswahl aus Betrachter, Agent, Teamleiter, Organisationsadministrator und Kontoadministrator. Standard ist Agent. Was jede Rolle kann, liest du in Rollen und Rechte. |
Der Dialog schließt sich nicht mit Escape oder durch einen Klick daneben; nutze Abbrechen, um abzubrechen.
Der Dialog Teammitglied einladen unter Konto > Benutzer mit den Feldern Benutzername, E-Mail und Rolle und der Schaltfläche Einladung senden.
Hinweise im Dialog
| Hinweis | Bedeutung |
|---|---|
| Diese E-Mail-Adresse kann nicht für ein neues Konto verwendet werden. Prüfen Sie die Adresse oder wenden Sie sich an den Support. | Es gibt bereits einen aishaa-Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse, auch wenn er zu einem anderen Konto gehört. |
| Dieser Benutzername ist nicht verfügbar. Wählen Sie einen anderen Benutzernamen. | Der Benutzername wird bereits verwendet. |
| Verwenden Sie nur Buchstaben, Zahlen und Leerzeichen. | Der Benutzername enthält andere Zeichen. |
| Verwenden Sie 2 bis 64 Zeichen. | Der Benutzername ist zu kurz oder zu lang. |
| Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein. | Die E-Mail-Adresse ist ungültig. |
| Die Einladung konnte nicht gesendet werden. Prüfen Sie die Angaben und versuchen Sie es erneut. | Unerwarteter Fehler beim Senden. Versuche es erneut. |
Was das Teammitglied erhält
Das Teammitglied erhält eine E-Mail mit dem Betreff Ihre Einladung zu aishaa bei (Organisationsname) und der Überschrift Willkommen bei aishaa. Mit der Schaltfläche Konto aktivieren legt das Teammitglied ein persönliches Passwort fest und kann sich danach mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Die E-Mail ist in der Sprache der Organisation, in der du die Einladung verschickt hast; diese Sprache wird auch die Startsprache des Teammitglieds in aishaa.
Der Aktivierungslink ist persönlich. Zur Anmeldung siehe Anmelden und Passwort.
Organisationszugriff und Rolle festlegen
Nach dem Einladen befindest du dich auf der Detailseite des Benutzers (Konto > Benutzer, Benutzer öffnen). Alle Änderungen auf dieser Seite werden sofort gespeichert.
- Prüfe unter Kontodaten die Kontoweite Rolle und passe sie bei Bedarf an. Du siehst die Bestätigung Benutzerrolle wurde aktualisiert.
- Setze unter Organisationszugriff Häkchen bei den Organisationen, in denen das Teammitglied arbeiten darf. Die Organisation, in der du die Einladung verschickt hast, ist bereits angehakt. Du siehst die Bestätigung Der Organisationszugriff wurde aktualisiert.
- Hat dein Konto mehrere Organisationen und soll das Teammitglied in einer Organisation mehr dürfen als anderswo, wähle unter Rollen pro Organisation eine abweichende Rolle. Standardmäßig steht jede Organisation auf Kontoweiter Rolle folgen.
Für einen Kontoadministrator musst du keinen Zugriff anhaken: Diese Rolle hat immer Zugriff auf alle Organisationen im Konto.
Die Benutzerübersicht
Die Übersicht Konto > Benutzer zeigt pro Benutzer:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Benutzername | Der Name in aishaa. Sortierbar. |
| Die E-Mail-Adresse. Sortierbar. | |
| Rolle | Die kontoweite Rolle, mit dem Label Je Organisation abweichend, wenn pro Organisation abweichende Rollen eingestellt sind. |
| Shops | Nur sichtbar in Konten mit mehr als einer Organisation. Zeigt Alle Shops oder pro Organisation ein Label. |
Mit dem Suchfeld Suchen filterst du nach Name oder E-Mail-Adresse. Einen Benutzer öffnest du mit einem Klick auf die Zeile. Oben auf der Detailseite steht der Link Zurück zum Team.
Einen Benutzer entfernen
Möchtest du jemandem den Zugang zu aishaa entziehen, öffne den Benutzer und gehe zur Karte Aus dem Team entfernen unten auf der Seite. Der Erklärungstext lautet: „Der Benutzer kann sich anschließend nicht mehr anmelden und auf keine Organisation dieses Kontos mehr zugreifen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“ Bestätige im Dialog. Danach siehst du die Meldung Benutzer (Name) wurde gelöscht.
Tickets, Nachrichten und Notizen, die der entfernte Benutzer erstellt hat, bleiben erhalten und zeigen weiterhin den Namen des Benutzers.
Gut zu wissen
- Eine Einladung kann nicht erneut verschickt werden; es gibt keinen Status „Einladung offen“ und keine Schaltfläche, um die E-Mail noch einmal zu senden. Ist der Link verloren gegangen, kann das Teammitglied über den Anmeldebildschirm mit der eingeladenen E-Mail-Adresse ein neues Passwort festlegen.
- Es gibt keine Möglichkeit, einen Benutzer vorübergehend zu deaktivieren. Entfernen ist der einzige Weg, den Zugang zu entziehen. Möchtest du jemandem später wieder Zugang geben, lädst du diese Person erneut ein; dabei entsteht ein neuer Benutzer.
- Benutzername und E-Mail-Adresse lassen sich nach dem Erstellen nicht mehr ändern, auch nicht von einem Kontoadministrator.
- Es gibt keine Begrenzung der Anzahl der Benutzer in aishaa.
- Du kannst dich nicht selbst mit einer E-Mail-Adresse einladen, die bereits ein aishaa-Konto hat, auch nicht, wenn dieses Konto zu einem anderen Unternehmen gehört. Jede E-Mail-Adresse gehört zu genau einem aishaa-Benutzer.