Dokumentation / Sicherheit und Datenschutz
Daten aufbewahren und löschen
Kurz gesagt: aishaa bewahrt Tickets, Nachrichten, Kontakte, Aufnahmen und Chatnachrichten ohne automatisches Ablaufdatum auf; einstellbare Aufbewahrungsfristen gibt es nicht. Selbst kannst du Kontakte zusammenführen, Kontaktdaten und das KI-Kundenprofil löschen, Benutzer aus dem Team entfernen und Spam aufräumen. Tickets endgültig löschen, personenbezogene Daten löschen und eine Organisation archivieren laufen über das aishaa-Team.
Wo du das findest
- Kontakte und das KI-Kundenprofil: Kontakte, Kundenprofil öffnen.
- Benutzer: Konto > Benutzer, Benutzer öffnen.
- Spam: Tickets, Spam-Ansicht (das Spam-Symbol in der Werkzeugleiste).
Wer: Kontakte und KI-Kundenprofil ab der Rolle Agent; Benutzer entfernen nur als Kontoadministrator; Spam löschen ab Agent. Alles gilt für das ganze Konto, außer Tickets, die zu einer Organisation gehören.
Was aishaa aufbewahrt und wie lange
| Daten | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Tickets, Nachrichten, Anhänge, Notizen | Unbegrenzt. Schließen oder Zusammenführen löscht nichts. |
| Kontakte (Personen und Unternehmen) und ihre Kontaktdaten | Unbegrenzt, bis du sie selbst zusammenführst oder Kontaktdaten löschst. |
| Gesprächsaufnahmen und Transkripte (Telefonie, WhatsApp-Sprachnachrichten) | Unbegrenzt, beim Ticket. |
| Interne Chatnachrichten | Unbegrenzt. Eigene Nachrichten kannst du zurückziehen. |
| Gelöschte Spamnachrichten | 30 Tage in Kürzlich gelöscht, danach endgültig weg. |
| Entfernte Benutzer | Der Name bleibt bei alten Tickets, Nachrichten und in der Zeitachse sichtbar; die Anmeldung ist sofort nicht mehr möglich. |
| Konfigurationsänderungen (Änderungsfeed, Versionsverlauf) | Unbegrenzt. |
Es gibt keine Einstellung, um Daten nach einer bestimmten Anzahl von Monaten oder Jahren automatisch zu löschen oder zu anonymisieren.
Was du selbst tun kannst
Die folgenden Aktionen führst du selbst in aishaa aus, ohne das aishaa-Team.
Kontakte zusammenführen, verschieben und Kontaktdaten löschen
In einem Kundenprofil (Kontakte) kannst du doppelte Kunden zusammenführen, einen Kontakt zu einem anderen Kunden verschieben und einzelne Kontaktdaten (eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) mit Löschen neben der Angabe löschen. Beim Zusammenführen werden zwei Kundendatensätze zu einem; die Tickets bleiben bestehen. Einen Kundendatensatz selbst kannst du nicht löschen. Siehe Kontakte zusammenführen, verschieben und blockieren.
Das KI-Kundenprofil löschen
Im Kundenprofil steht der Block Was aishaa über diesen Kunden weiß mit dem, was aishaa aus früheren Gesprächen über den Kunden abgeleitet hat (Kontext, Ton, Arbeitsweise, Basierend auf (n) Gesprächen).
- Öffne das Kundenprofil über Kontakte.
- Klicke im Block Was aishaa über diesen Kunden weiß auf Löschen.
- Bestätige die Frage Dieses Kundenprofil löschen? aishaa kann aus zukünftigen Gesprächen ein neues Profil aufbauen. mit Ja.
Mit Neu aufbauen lässt du aishaa ein frisches Profil erstellen; das kann ein paar Minuten dauern. Das Löschen des Profils löscht die Gespräche selbst nicht.
Der Block ‚Was aishaa über diesen Kunden weiß‘ in einem Kundenprofil mit den Schaltflächen Neu aufbauen und Löschen und der Bestätigungsfrage.
Einen Benutzer entfernen
- Gehe zu Konto > Benutzer und öffne den Benutzer.
- Gehe zur Karte Aus dem Team entfernen (Entziehen Sie diesem Benutzer dauerhaft den Zugriff auf aishaa.).
- Bestätige. Die App warnt: Der Benutzer kann sich anschließend nicht mehr anmelden und auf keine Organisation dieses Kontos mehr zugreifen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Es gibt keine eigene Option, einen Benutzer vorübergehend zu deaktivieren; Entfernen ist die einzige Möglichkeit, den Zugriff zu entziehen. Der Name des Benutzers bleibt bei den Tickets stehen, die er oder sie bearbeitet hat. Siehe Benutzer verwalten.
Die Karte Aus dem Team entfernen unten auf der Seite eines Benutzers (Konto > Benutzer) mit der Warnung, dass die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
Spam aufräumen
In der Spam-Ansicht von Tickets kannst du Nachrichten auswählen und löschen. Die App meldet: Sie können sie noch 30 Tage über Kürzlich gelöscht wiederherstellen. In Kürzlich gelöscht stellst du eine Nachricht mit In Spam wiederherstellen wieder her. Nach 30 Tagen ist eine gelöschte Spamnachricht endgültig weg. Siehe Spam prüfen.
Eigene Chatnachrichten zurückziehen
Im internen Chat kannst du deine eigene Nachricht über das Menü an der Nachricht mit Zurückziehen zurückholen. Siehe Interner Chat.
Was über das aishaa-Team läuft
Für diese Aktionen gibt es in aishaa keine Schaltfläche:
- Ein Ticket oder eine Unterhaltung endgültig löschen.
- Alle personenbezogenen Daten eines Kunden löschen (den Kundendatensatz, die Nachrichten und die Anhänge).
- Eine Organisation archivieren oder ein Konto auflösen.
- Einen Benutzer aus alten Tickets und Zeitachsen entfernen.
Wende dich dafür an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl. Wie du eine solche Anfrage vorbereitest, steht in Datenlöschung beantragen.
Gut zu wissen
- Die Ticketübersicht hat in der Massenbearbeitung ein Papierkorb-Symbol; das Löschen von Tickets steht Benutzern deines Kontos jedoch nicht zur Verfügung. Verwende den Status Geschlossen, um ein Ticket abzuschließen.
- Ein geschlossenes Ticket bleibt durchsuchbar und wird wieder geöffnet, wenn der Kunde auf die Unterhaltung antwortet.
- Zusammengeführte Kunden kannst du nicht automatisch wieder trennen; verschiebe bei Bedarf einen Kontakt zu einem neuen Kunden.
- Es gibt keine Exportfunktion, um Daten vor dem Löschen zu sichern. Mache bei Bedarf Screenshots oder übernimm die Daten.