Dokumentation

Kanal E-Mail

Postfächer verbinden, eigene Domain, Import, Regeln, automatische Antwort, Signaturen und Limits.

  1. E-Mail einrichten: die Optionen im Überblick

    Der E-Mail-Assistent von aishaa führt dich in wenigen Schritten zum richtigen Weg, Kundenmails zu empfangen und zu versenden: Outlook, Gmail, deine eigene Domain oder dein Mailserver oder die integrierte aishaa Mail-Adresse.

    Organisationsadministrator
  2. Gmail oder Google Workspace verbinden

    Verbinde ein Gmail- oder Google Workspace-Postfach, indem du dich mit Google anmeldest; aishaa richtet Versand und Empfang danach automatisch ein und bietet direkt an, aktuelle E-Mails zu importieren.

    Organisationsadministrator
  3. Outlook oder Microsoft 365 verbinden

    Verbinde ein Microsoft-Konto für das ganze Konto, lass die Verbindung bei Bedarf von deiner IT-Administration genehmigen und wähle danach pro Organisation, welches Outlook-Postfach (auch ein freigegebenes Postfach) aishaa verwendet.

    Organisationsadministrator
  4. Von deiner eigenen Domain über aishaa versenden

    Lass aishaa von deiner eigenen E-Mail-Adresse versenden, ohne Mailserver: Füge zwei DNS-Einträge hinzu (einen TXT-Eintrag für DKIM und einen CNAME-Eintrag für den Return-Path), warte auf die Verifizierung und aktiviere den Weg.

    Organisationsadministrator
  5. Über deinen eigenen SMTP-Server versenden

    Lass aishaa über den Mailserver versenden, den du schon hast: Füge eine SMTP-Verbindung mit Host, Port, Sicherheit und Anmeldedaten hinzu, validiere sie und aktiviere den Versand über SMTP; der Empfang läuft per Weiterleitung.

    Organisationsadministrator
  6. Deine aishaa Mail-Adresse und Weiterleitung

    Jede Organisation hat eine integrierte aishaa Mail-Adresse, die sofort funktioniert: Gib sie an Kunden weiter oder leite dein eigenes Postfach dorthin weiter, damit aishaa deine Kundenmails empfängt. Die Adresse funktioniert immer als Sicherheitsnetz.

    Organisationsadministrator
  7. E-Mail-Verlauf importieren

    Importiere aktuelle E-Mails aus deinem verbundenen Gmail- oder Outlook-Postfach oder über ein Google-Skript mit einem Importschlüssel, damit aishaa laufende Unterhaltungen erkennt, sobald Kunden erneut schreiben.

    Organisationsadministrator
  8. Erweitert: Endpunkte, Versandmethoden und Routingregeln

    Auf der Seite Erweiterte E-Mail-Konfiguration verwaltest du selbst die Bausteine hinter dem E-Mail-Assistenten: Anbieter, E-Mail-Endpunkte (mit einer Versandmethode und einer Standardzuweisung pro Endpunkt) und eingehende Routingregeln mit Priorität.

    Organisationsadministrator
  9. Regeln für eingehende E-Mails

    Lege kontoweite Regeln fest, die eingehende E-Mails anhand von Absender, Empfänger oder Betreff erkennen und sie blockieren oder ihr Ticket automatisch schließen.

    Organisationsadministrator
  10. Kontaktformular-Absender

    Lass aishaa bei E-Mails aus einem Kontaktformular die echte E-Mail-Adresse und den Namen des Kunden aus dem Nachrichtentext auslesen, damit das Ticket auf den Namen des Kunden läuft und Antworten beim Kunden ankommen.

    Organisationsadministrator
  11. Automatische Antwort

    Richte automatische E-Mail-Antworten ein, die aishaa direkt nach einer eingehenden Kundenmail verschickt, mit Bedingungen zu Klassifikation, Öffnungszeiten und neuen Tickets sowie mit einer Prioritätsreihenfolge.

    Organisationsadministrator
  12. Bewertungs-E-Mail

    Erstelle eine Bewertungsanfrage per E-Mail und sende sie gesammelt an zufriedene Kunden: manuell beim Schließen eines Tickets markiert oder automatisch anhand einer Zufriedenheitsbewertung erkannt.

    Teamleiter
  13. Externe Parteien

    Verwalte die kontoweite Liste vorab genehmigter Lieferanten und anderer externer Parteien, an die aishaa selbst eine E-Mail vorschlagen darf. Diese Liste ist auch das Adressbuch, das deine Kollegen beim Weiterleiten und in Cc und Bcc zu sehen bekommen.

    Kontoadministrator
  14. Signaturen

    Lege deine eigene E-Mail-Signatur unter Mein Profil fest, pro Organisation, wenn du mehrere hast, füge mit der Funktion Zusätzliche Signaturen Alternativen hinzu und lies, was passiert, wenn du ohne Signatur sendest.

    Betrachter
  15. Wie aishaa E-Mails der richtigen Unterhaltung zuordnet

    Welche Nachweise aishaa akzeptiert, um eine eingehende E-Mail einem bestehenden Ticket zuzuordnen, was nie als Nachweis zählt, wann ein geschlossenes Ticket wieder geöffnet wird und wie Tickettitel entstehen.

    Betrachter
  16. Spamfilter und zugelassene Absender

    Aktiviere den kontoweiten Spamfilter, wähle den Schwellenwert (0 bis 30, standardmäßig 10) und verwalte die zugelassenen Absender, die den Filter immer umgehen; Antworten auf bestehende Tickets kommen immer ganz normal an.

    Kontoadministrator
  17. Versandlimits und Bildoptimierung

    Wie groß eine E-Mail aus aishaa je nach Versandmethode sein darf, wie aishaa Fotos in der Nachricht automatisch verkleinert, wann ein Anhang zum Download-Link wird und wann der Versand zurückgehalten wird.

    Agent