Deinen ersten Kanal verbinden

Kurz gesagt: Ein Kanal ist der Weg, über den Kundennachrichten aishaa erreichen. E-Mail funktioniert ab dem ersten Tag über die aishaa Mail-Adresse deiner Organisation; zusätzlich verbindest du dein eigenes Postfach, eine WhatsApp-Nummer oder (wenn die Funktion aktiviert ist) Telefonie. Dieser Artikel hilft dir bei der Wahl; die Schritte für jede Option stehen in den Kapiteln zu E-Mail, WhatsApp und Telefonie.

Wo du das findest

Kanäle richtest du über Organisation > Kanäle ein. Dort findest du E-Mail, WhatsApp > Einstellungen und, wenn die Funktion Telefonie für euer Konto aktiviert ist, Telefonie > Einstellungen.

Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Kanäle gehören zu einer Organisation. Hat dein Konto mehrere Organisationen, wähle zuerst mit dem Organisationswechsler oben auf dem Bildschirm die richtige Organisation.

Schritt 1: E-Mail funktioniert bereits über deine aishaa Mail-Adresse

Jede Organisation erhält beim Erstellen eine eigene aishaa Mail-Adresse. Du findest sie unter Organisation > Allgemein als Ticketing-E-Mail und auf dem Bildschirm Organisation > Kanäle > E-Mail als Ihre aishaa Mail-Adresse, mit einer Schaltfläche zum Kopieren.

Alles, was an diese Adresse geschickt oder weitergeleitet wird, wird zu einem Ticket. Du kannst also sofort damit testen: Schicke von einer privaten Adresse eine E-Mail an die aishaa Mail-Adresse und prüfe unter Tickets, ob das Ticket erscheint. Die Adresse funktioniert immer als Auffangnetz, auch nachdem du ein eigenes Postfach verbunden hast.

Mehr dazu: Deine aishaa Mail-Adresse und Weiterleitung.

Schritt 2: Wähle, wie du deine eigene E-Mail verbindest

Öffne Organisation > Kanäle > E-Mail. Ist noch nichts eingerichtet, siehst du die Frage Welches E-Mail-System nutzen Sie? mit vier Karten. Ist E-Mail bereits eingerichtet, siehst du zuerst die Aktuelle Einrichtung und klickst auf Einrichtung ändern, um die Karten zu sehen.

Der Bildschirm E-Mail einrichten unter Organisation > Kanäle > E-Mail mit der Frage Welches E-Mail-System nutzen Sie? und den vier Karten Outlook / Microsoft 365, Gmail / Google Workspace, Eigene Domain oder Mailserver und (Noch) keine eigene E-Mail.

Welche Option passt zu euch?

• Nutzt ihr Microsoft 365 oder Gmail für das Kundenservice-Postfach? Wähle die passende Karte. Das ist der schnellste Weg und erfordert keine Weiterleitung.
• Nutzt ihr einen anderen Mailanbieter (zum Beispiel Zoho oder einen eigenen Mailserver)? Wähle Eigene Domain oder Mailserver. Das Versenden über aishaa wird empfohlen: Du musst dann keinen Mailserver einrichten, sondern nur zwei DNS-Einträge hinzufügen.
• Habt ihr noch keine Kundenservice-E-Mail-Adresse? Wähle (Noch) keine eigene E-Mail.

Du kannst die Wahl später jederzeit ändern. Deine aktuelle E-Mail funktioniert weiter, bis du selbst einen neuen Weg aktivierst.

Schritt 3: Importiere bei Bedarf aktuelle E-Mails

Nach dem Verbinden von Outlook oder Gmail kannst du aktuelle E-Mails importieren. Das hilft aishaa, bestehende Unterhaltungen zu erkennen, wenn Kunden dir erneut schreiben. Mehr dazu: E-Mail-Verlauf importieren.

WhatsApp verbinden

Gehe zu Organisation > Kanäle > WhatsApp > Einstellungen. Du verbindest eine bestehende WhatsApp Business-Nummer über Meta. Bevor du verbindest, wählst du eine von zwei Möglichkeiten:

Klicke danach auf WhatsApp verbinden und durchlaufe das Meta-Fenster. Mehr dazu: WhatsApp verbinden und Coexistence: WhatsApp Business-App und aishaa gemeinsam.

Telefonie

Telefonie ist verfügbar, wenn die Funktion Telefonie für euer Konto aktiviert ist. Danach erscheint Organisation > Kanäle > Telefonie > Einstellungen. Die Telefonnummer selbst verbindest du nicht selbst. Wende dich dafür an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.

Sobald eine Nummer verbunden ist, richtest du pro Nummer die Begrüßung, Aufzeichnung, Transkription und Mailbox ein und wählst, bei welchen Teammitgliedern ein eingehender Anruf klingelt. Mehr dazu: Telefonie aktivieren.

Gut zu wissen

• Andere Kanäle als E-Mail, WhatsApp und Telefonie gibt es in aishaa nicht. Es gibt kein Livechat-Widget und keine Verbindung mit Instagram, X oder SMS. Kontaktformulare auf deiner Website kommen per E-Mail an; siehe Kontaktformular-Absender.
• Die Anmeldung bei Google oder Microsoft auf diesen Bildschirmen verbindet ein Postfach. Sie ist keine Möglichkeit, sich bei aishaa anzumelden.
• Bei Eigene Domain oder Mailserver und bei (Noch) keine eigene E-Mail musst du in deinem eigenen Postfach eine Weiterleitung an die aishaa Mail-Adresse einrichten, sonst kommen eingehende E-Mails nicht in aishaa an. Der Bildschirm zeigt dafür pro Mailanbieter einen kurzen Hinweis.
• Jede Organisation hat eigene Kanäle. In einem Konto mit mehreren Organisationen wiederholst du die Verbindung pro Organisation.
• Teste nach dem Verbinden immer mit einer E-Mail oder WhatsApp-Nachricht von einer anderen Adresse oder Nummer und prüfe, ob das Ticket unter Tickets erscheint.

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• Deine aishaa Mail-Adresse und Weiterleitung
• Gmail oder Google Workspace verbinden
• Outlook oder Microsoft 365 verbinden
• Von deiner eigenen Domain über aishaa versenden
• Über deinen eigenen SMTP-Server versenden
• E-Mail-Verlauf importieren
• WhatsApp verbinden
• Telefonie aktivieren