Erweitert: Endpunkte, Versandmethoden und Routingregeln
Kurz gesagt: Der E-Mail-Assistent regelt die meisten Situationen automatisch. Möchtest du mehr Kontrolle, zum Beispiel mehrere Absenderadressen in einer Organisation, eine andere Versandmethode pro Adresse oder eigene Regeln dafür, welche eingehende E-Mail zu welcher Adresse gehört, nutzt du die Seite Erweiterte E-Mail-Konfiguration. Sie besteht aus drei Bereichen: Anbieter, E-Mail-Endpunkte und Eingehende Routing-Regeln.
Wo du das findest
Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail und klicke auf Erweiterte Einstellungen (oben rechts in der Übersicht Aktuelle Einrichtung oder unten auf dem Auswahlbildschirm). Die Seite heißt E-Mail-Einstellungen (Erweitert); der Rahmen heißt Erweiterte E-Mail-Konfiguration mit der Erklärung Verwalten Sie Endpunkte, Transportmittel und Routing-Regeln. Mit Zurück gehst du zum Assistenten.
Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Alles auf dieser Seite gilt pro Organisation.
Kommst du über einen Link aus einem Ticket oder einer Benachrichtigung auf diese Seite, steht oben Sie haben die erweiterten Einstellungen für: (Adresse) geöffnet. mit der betreffenden E-Mail-Adresse.
Die Seite Erweiterte E-Mail-Konfiguration (über Organisation > Kanäle > E-Mail > Erweiterte Einstellungen) mit den drei Bereichen Anbieter, E-Mail-Endpunkte und Eingehende Routing-Regeln.
Die drei Bausteine
| Baustein | Was es ist |
|---|---|
| Anbieter (Verbindung) | Eine Verbindung zu einem Mailsystem: ein Microsoft-Konto mit Postfachzuordnungen, ein Google-Postfach oder eine SMTP-Verbindung. Hier liegen die Anmeldedaten. |
| Endpunkt | Eine E-Mail-Identität der Organisation, zum Beispiel support@ oder info@. Ein Endpunkt legt fest, ob du über diese Adresse empfängst und/oder versendest, welchen Absendernamen Kunden sehen und wem neue Tickets zugewiesen werden. |
| Versandmethode (auf dem Bildschirm auch Transport) | Pro Endpunkt: über welchen Anbieter aishaa versendet. aishaa Mail, SMTP, Outlook oder Google. |
| Routingregel | Legt anhand der Adresse, an die eine eingehende E-Mail gerichtet ist (oder anhand der Absenderdomain), fest, bei welchem Endpunkt die E-Mail landet. |
Der Tipp auf der Seite fasst die Reihenfolge zusammen: Erstellen Sie zuerst einen E-Mail-Endpunkt (Identität) und wählen Sie dann den aktiven Transport/Anbieter dafür aus.
Anbieter
Der Bereich Anbieter (Verwalten Sie die Verbindungen zu E-Mail-Anbietern.) zeigt drei Karten mit einem Status und einer Verwaltungsschaltfläche:
| Karte | Was du siehst | Schaltfläche |
|---|---|---|
| Outlook | Verbundene Microsoft-Konten: und Aktive Postfachzuordnungen: mit Anzahlen. | Outlook verwalten |
| Verbunden: mit der Anzahl der Google-Postfächer. | Google verwalten | |
| SMTP | Verbindungen: mit der Anzahl der SMTP-Verbindungen. | SMTP verwalten |
Stimmt etwas nicht, steht auf der Karte das Label Handlungsbedarf (du musst etwas tun, etwa eine Genehmigung erteilen oder neu verbinden) oder Warnungen, mit einer kurzen Erklärung. Beispiele: Die eingehende Abfrage ist vorübergehend pausiert (Abkühlung) für ein oder mehrere Postfächer., Der eingehende Abruf ist für ein oder mehrere Postfächer fehlgeschlagen., Der Import ist für ein oder mehrere Postfächer fehlgeschlagen., Eine oder mehrere Postfächer müssen möglicherweise erneut verbunden werden. oder Einer oder mehrere SMTP-Verbindungen haben Validierungsfehler. Klicke auf die Verwaltungsschaltfläche, um das Problem zu lösen. Siehe Outlook oder Microsoft 365 verbinden, Gmail oder Google Workspace verbinden und Über deinen eigenen SMTP-Server versenden.
E-Mail-Endpunkte
Der Bereich E-Mail-Endpunkte (E-Mail-Identitäten erstellen (support@, info@) und einen Absender für jede Identität festlegen.) zeigt eine Tabelle mit allen Endpunkten der Organisation. Ohne Endpunkte siehst du Keine E-Mail-Endpunkte mit Erstellen Sie mindestens einen Endpunkt, um eingehende/ausgehende E-Mails zu ermöglichen.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Endpunkt | Die E-Mail-Adresse und darunter der Anzeigename. |
| Eingehend | Ja oder Nein: ob aishaa über diese Adresse E-Mails empfängt. |
| Ausgehend | Ja oder Nein: ob aishaa von dieser Adresse versendet. |
| Standard | Ja beim Standardendpunkt. |
| Aktiver Transport | Die Versandmethode dieses Endpunkts, mit den Auswahllisten, um sie zu ändern (siehe weiter unten). |
Schaltflächen pro Zeile: Als Standard festlegen (nur bei Endpunkten, die noch nicht Standard sind), Bearbeiten und Löschen. Oben steht Endpunkt hinzufügen.
Der Standardendpunkt
Der Standardendpunkt ist der Absender, den aishaa verwendet, wenn ein Ticket keinen eigenen Endpunkt hat, zum Beispiel bei einem Ticket, das du selbst anlegst. Es gibt immer genau einen Standardendpunkt. Klicke bei einem anderen Endpunkt auf Als Standard festlegen, um zu wechseln; du siehst Gespeichert.
Einen Endpunkt anlegen
- Klicke auf Endpunkt hinzufügen. Der Dialog E-Mail-Endpunkt erstellen öffnet sich (Erstellen Sie einen Endpunkt und konfigurieren Sie, wie ausgehende E-Mails in einem Schritt gesendet werden.).
- Fülle den Block Endpunkt aus:
| Feld | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | Die Adresse der Identität. Während du tippst, schlägt aishaa Adressen aus deinen verbundenen Outlook-Postfächern, Google-Postfächern und SMTP-Verbindungen vor. Pflichtfeld, muss eine gültige E-Mail-Adresse sein. | leer |
| Anzeigename | Optional. Wird Kunden als Absendername angezeigt. | leer |
| Eingehend zulassen | Ob aishaa über diese Adresse E-Mails empfängt. | an |
| Ausgehend zulassen | Ob aishaa von dieser Adresse versendet. Ist das aus, ist der Block Versandmethode deaktiviert (Der Versand ist deaktiviert, daher ist kein Transport erforderlich.). | an |
| Standardendpunkt festlegen | Macht diesen Endpunkt zum Standardabsender. | an, wenn es der erste Endpunkt ist, sonst aus |
- Fülle den Block Versandmethode aus. Wähle bei Versandanbieter eine der vier Optionen (siehe die Tabelle unten). aishaa wählt selbst schon eine passende Methode, wenn die eingegebene Adresse zu einer bekannten Verbindung gehört. Bei SMTP, Outlook und Google wählst du danach bei Verbindung die Verbindung.
- Lass den Block Eingehende Routing-Regeln eingeschaltet, wenn E-Mails an diese Adresse automatisch bei diesem Endpunkt landen sollen. Wähle den Übereinstimmungstyp, gib den Wert ein, setze die Priorität (mindestens 1, standardmäßig 10) und lass Aktiviert an. Dieser Block ist nur sichtbar, wenn Eingehend zulassen an ist.
- Klicke auf Speichern. Du siehst Gespeichert.
Der Dialog E-Mail-Endpunkt erstellen mit den Blöcken Endpunkt (E-Mail-Adresse, Anzeigename, Eingehend zulassen, Ausgehend zulassen, Standardendpunkt festlegen), Transportmittel (Versandanbieter, Verbindung) und Eingehende Routing-Regeln.
Die vier Versandmethoden
| Option | Bedeutung | Welche Verbindungen du wählen kannst |
|---|---|---|
| aishaa Mail | aishaa Mail nutzt den integrierten Maildienst. Keine zusätzliche Verbindung erforderlich. Für eine eigene Adresse muss die Domain allerdings verifiziert sein (siehe Von deiner eigenen Domain über aishaa versenden). | Keine Auswahl nötig. |
| SMTP | Versand über eine SMTP-Verbindung. Wählen Sie die SMTP-Verbindung, die mit dieser E-Mail-Adresse übereinstimmt. | Nur aktivierte SMTP-Verbindungen mit derselben Absenderadresse wie der Endpunkt. |
| Outlook | Versand über ein Outlook-Postfach. Du wählst hier das Microsoft-Konto; die Postfachzuordnung verwaltest du separat auf der Seite Outlook. Der Dialog meldet, wie viele Postfachzuordnungen es für diese Adresse schon gibt. | Alle verbundenen Microsoft-Konten. |
| Versand über ein Google-Postfach. Wählen Sie das Google-Postfach aus, das mit dieser E-Mail-Adresse übereinstimmt. | Nur Google-Postfächer mit derselben Adresse wie der Endpunkt. |
Gibt es keine passende Verbindung, steht in der Auswahlliste Keine passende Verbindung für diesen Endpunkt. Lege dann zuerst die Verbindung über Anbieter an.
Die Versandmethode eines bestehenden Endpunkts ändern
In der Spalte Aktiver Transport steht pro Endpunkt eine Auswahlliste mit der Versandmethode und eine Auswahlliste mit der Verbindung. Wähle die gewünschte Kombination und klicke auf Festlegen. Du siehst Gespeichert. Kann aishaa nicht speichern, erklärt ein Tooltip den Grund: Keine passende Verbindung für diesen Endpunkt., Wählen Sie eine Verbindung oder Es sind keine verbundenen Microsoft-Konten verfügbar. Steht Ausgehend auf Nein, sind die Auswahllisten deaktiviert.
Bei der Methode Outlook steht unter den Auswahllisten ein Hinweis: Für diesen Endpunkt ist noch keine Outlook-Postfachzuordnung eingerichtet. (lege sie dann auf der Seite Outlook an) oder die Anzahl der aktiven Postfachzuordnungen für diesen Endpunkt.
Einen Endpunkt bearbeiten
Klicke auf Bearbeiten. Der Dialog Endpunkt bearbeiten öffnet sich. Die Adresse (E-Mail-Endpunkt) kannst du nicht ändern; lege für eine andere Adresse einen neuen Endpunkt an.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigename (optional) | Der Absendername, Beispiel: Support-Team. |
| Eingehend zulassen | Ob aishaa über diese Adresse E-Mails empfängt. |
| Ausgehend zulassen | Ob aishaa von dieser Adresse versendet. |
| Neue Tickets zuweisen an | Ein Kollege, der automatisch Besitzer jedes neuen Tickets wird, das über diesen Endpunkt eingeht. Erklärung: Leer lässt neue Tickets auf diesem Kanal ohne Zuweisung. Die Auswahlliste lässt sich leeren. |
Klicke auf Speichern.
Einen Endpunkt löschen
Klicke auf Löschen und bestätige Sind Sie sicher, dass Sie diesen Endpunkt löschen möchten? Routingregeln, die auf diesen Endpunkt zeigen, funktionieren danach nicht mehr; E-Mails an diese Adresse fallen auf den Endpunkt der aishaa Mail-Adresse zurück. Lösche den Endpunkt der aishaa Mail-Adresse selbst nicht: Er ist das Sicherheitsnetz für alle eingehenden E-Mails.
Eingehende Routing-Regeln
Der Bereich Eingehende Routing-Regeln (Leiten Sie eingehende E-Mails an einen Endpunkt weiter, indem Sie Übereinstimmungsregeln und Prioritäten verwenden.) legt fest, bei welchem Endpunkt eine eingehende E-Mail landet. Ohne Endpunkte siehst du Keine Endpunkte (Erstellen Sie zuerst einen Endpunkt, dann können Sie Routingregeln hinzufügen.); ohne Regeln siehst du Keine Routen.
Wie aishaa eine eingehende E-Mail zuordnet
- aishaa ermittelt, an welche Adresse die E-Mail gerichtet war (die An-Adresse, bei Bedarf die Cc-Adresse). Die aishaa Mail-Adresse selbst zählt dabei nicht, damit weitergeleitete E-Mails nach der ursprünglichen Adresse beurteilt werden.
- Ist diese Adresse selbst ein Endpunkt mit eingeschaltetem Eingehend zulassen, landet die E-Mail direkt bei diesem Endpunkt, auch ohne Regel.
- Sonst geht aishaa die aktivierten Regeln in der Reihenfolge der Priorität durch, von der niedrigsten Zahl zur höchsten. Die erste passende Regel gewinnt.
- Passt keine Regel, landet die E-Mail beim Endpunkt der aishaa Mail-Adresse.
Eine Regel hinzufügen oder bearbeiten
- Klicke auf Regel hinzufügen (Dialog Route hinzufügen) oder bei einer bestehenden Regel auf Bearbeiten (Dialog Route bearbeiten).
- Fülle die Felder aus:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Endpunkt | Der Endpunkt, an den passende E-Mails gehen. Pflichtfeld. Standardmäßig der Standardendpunkt. |
| Übereinstimmungstyp | Einer der vier Übereinstimmungstypen (siehe unten). |
| Wert | Das Feld heißt je nach Übereinstimmungstyp Empfängeradresse, Die Empfängeradresse enthält oder Domäne. Bei Catch-all gibt es keinen Wert. |
| Priorität | Eine Zahl von mindestens 1. Niedriger ist wichtiger. Bei einer neuen Regel schlägt aishaa die höchste bestehende Priorität plus 10 vor (oder 10, wenn es noch keine Regeln gibt). |
| Aktiviert | Deaktivierte Regeln werden übersprungen. |
- Klicke auf Speichern.
Der Dialog Route hinzufügen mit den Feldern Endpunkt, Übereinstimmungstyp, dem Wert, Priorität und dem Schalter Aktiviert.
Die vier Übereinstimmungstypen
| Option | Bedeutung | Beispielwert |
|---|---|---|
| Empfängeradresse entspricht | Die E-Mail ist an genau diese Adresse gerichtet. | support@firma.de |
| Empfängeradresse enthält | Die Adresse, an die die E-Mail gerichtet ist, enthält diesen Text. | support@ oder info@ |
| Absenderdomäne entspricht | Die Domain des Absenders entspricht diesem Wert. Darf kein @ enthalten; sonst siehst du Der Domainname darf kein ‚@‘ enthalten. Beispiel: company.com. | firma.com |
| Catch-all | Passt auf alle eingehenden E-Mails (Die Catch-all-Regeln gelten für alle eingehenden E-Mails und ignorieren den Übereinstimmungswert.). | kein Wert |
Es kann nur eine aktivierte Catch-all-Regel geben. Versuchst du, eine zweite anzulegen, siehst du Es gibt bereits eine Catch-All-Regel. Bearbeiten Sie stattdessen die vorhandene Regel. Gib einer Catch-all-Regel immer die höchste Prioritätszahl, sonst fängt sie alle E-Mails ab, bevor spezifischere Regeln an die Reihe kommen.
Die Tabelle mit den Regeln
Die Tabelle ist nach Priorität sortiert und zeigt pro Regel Endpunkt, Übereinstimmung (den Übereinstimmungstyp mit dem Wert, oder Gilt für alle eingehenden E-Mails. bei einer Catch-all-Regel) und Aktiviert (Ja oder Nein), mit den Schaltflächen Bearbeiten und Löschen. Löschen erfordert eine Bestätigung: Sind Sie sicher, dass Sie diese Route löschen möchten?
Gut zu wissen
- Alles, was der Assistent anlegt (Endpunkt, Regel, Versandmethode, Standard), siehst du auf dieser Seite wieder und kannst es hier anpassen. Der Assistent überschreibt nie eine Routingregel oder einen Standardendpunkt, den du hier selbst eingestellt hast.
- Schaltest du bei allen Endpunkten Ausgehend zulassen aus oder entfernst du den letzten eigenen Versandweg, übernimmt die aishaa Mail-Adresse den Versand automatisch wieder.
- Gibt es für eine Adresse schon einen Endpunkt, kannst du keinen zweiten mit derselben Adresse anlegen.
- Ein Endpunkt ohne aktive Versandmethode kann nicht versenden. Beim Beantworten eines Tickets siehst du dann, dass für diese Identität kein aktiver Transport konfiguriert ist.
- Routingregeln bestimmen nur, bei welchem Endpunkt eine E-Mail landet, nicht, ob eine E-Mail blockiert oder geschlossen wird. Dafür gibt es die Regeln für eingehende E-Mails.
- Welchen Endpunkt aishaa beim Beantworten eines Tickets verwendet, hängt vom Endpunkt ab, über den das Ticket eingegangen ist; der Standardendpunkt ist das Sicherheitsnetz, wenn dieser fehlt.