Was sind Cases
Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Funktion Cases für euer Konto aktiviert ist.
Kurz gesagt: Ein Case ist ein Dossier eines Kunden, in dem du festhältst, welche Angaben und Dokumente für einen Antrag oder einen Vorgang eingehen müssen, zum Beispiel für eine Hypothek oder eine Versicherung. Eine Case-Vorlage legt fest, was nötig ist. aishaa liest eingehende Nachrichten und Anhänge des Kunden, verknüpft Dokumente mit dem Case, beurteilt für jede Anforderung, ob sie erfüllt ist, und bittet ein Teammitglied um Bestätigung, wo das nötig ist.
Wo du das findest
Klicke im Hauptmenü auf Cases und wähle Cases für die Übersicht oder Vorlagen für die Case-Vorlagen. Außerdem siehst du Cases im Kundenprofil unter Ordner und in einem Ticket im Tab Ordner.
Wer: Ansehen ab der Rolle Betrachter, Cases erstellen und prüfen ab der Rolle Agent, Vorlagen verwalten ab der Rolle Organisationsadministrator. Cases und Vorlagen gehören zum gesamten Konto.
Die Übersicht Cases mit der Suchleiste, der Schaltfläche Neues Case und den Spalten Nr., Titel, Status, Vollständigkeit, Vorlage, Kunde und Aktualisiert.
Die Bestandteile eines Case
Ein Case besteht aus:
| Bestandteil | Bedeutung |
|---|---|
| Nummer und Titel | Jedes Case erhält automatisch eine laufende Nummer (Case #{Nummer}) und hat einen Titel und eine Beschreibung. |
| Vorlage | Die Case-Vorlage legt fest, welche Pflichtfelder (zum Beispiel eine USt-IdNr. oder das Monatseinkommen) und Erforderliche Dokumente (zum Beispiel eine Gehaltsabrechnung) mit den zugehörigen Kontrollpunkte nötig sind. Ein Case ohne Vorlage kann zwar existieren, aishaa beurteilt es dann aber nicht. |
| Kunde | Der Kunde (Person oder Unternehmen), mit dem das Case verknüpft ist. |
| Status | Wo das Case im Ablauf steht (siehe unten). |
| Vollständigkeit | Die Beurteilung des Dossiers durch aishaa (siehe unten). |
| Dateien | Dokumente, die du selbst hochlädst oder die aishaa aus Nachrichten des Kunden übernommen hat. |
| Auswertungen | Für jede Anforderung aus der Vorlage der Status, das Vertrauen von aishaa und der Nachweis. |
| Notizen | Interne Notizen zum Case. |
| Zusammenfassung | Eine von aishaa geschriebene Zusammenfassung des aktuellen Stands. |
Status eines Case
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Das Case wurde erstellt, aber noch nicht gestartet. Das ist der Status jedes neuen Case. |
| Aktiv | Das Case läuft. |
| Geschlossen | Das Case ist abgeschlossen. aishaa verarbeitet keine neuen Nachrichten mehr für dieses Case. |
| Archiviert | Das Case ist abgelegt. aishaa verarbeitet keine neuen Nachrichten mehr für dieses Case. |
Den Status änderst du selbst beim Bearbeiten des Case. aishaa ändert den Status nie automatisch.
Vollständigkeit
Die Vollständigkeit berechnet aishaa aus den Bewertungen aller erforderlichen Angaben, Dokumente und Kontrollpunkte der Vorlage.
| Vollständigkeit | Bedeutung |
|---|---|
| Unbekannt | Es gibt noch keine Beurteilung, oder das Case hat keine Vorlage. |
| Unvollständig | Mindestens eine erforderliche Anforderung Fehlt oder ist Abgelehnt. |
| Überprüfung ausstehend | Nichts fehlt, aber mindestens eine Anforderung steht auf Überprüfung oder Teilweise und wartet auf die Bestätigung eines Teammitglieds. |
| Vollständig | Alle erforderlichen Anforderungen sind erfüllt. Eine Vorlage ohne erforderliche Anforderungen ist immer vollständig. |
Pro Anforderung verwendet aishaa diese Status: Erfüllt, Überprüfung, Teilweise, Fehlt und Abgelehnt. Nur erforderliche Anforderungen (Erforderlich: Ja in der Vorlage) zählen für die Vollständigkeit.
Was aishaa automatisch macht
Sobald ein Kunde eine Nachricht zu einem Ticket schickt, prüft aishaa, ob die Nachricht zu einem Case gehört. Das ist der Fall, wenn:
- das Ticket mit einem Kunden verknüpft ist, und
- dieser Kunde ein oder mehrere Cases mit einer Vorlage hat, die nicht Geschlossen oder Archiviert sind, und
- die Nachricht Text oder Anhänge enthält.
aishaa verarbeitet dann pro Nachricht höchstens fünf Cases dieses Kunden (die zuletzt aktualisierten zuerst). Für jedes Case:
- Anhänge aus der Nachricht werden als Dateien mit dem Case verknüpft.
- aishaa liest die Nachricht und die Anhänge und beurteilt für jede Anforderung der Vorlage, ob sie erfüllt ist. Dabei berücksichtigt aishaa auch Dateien und Notizen, die bereits im Case sind.
- Wo aishaa nicht sicher genug ist, setzt aishaa die Anforderung auf Überprüfung, und der Punkt erscheint im Case unter Überprüfen, mit dem Nachweis (zum Beispiel der Seite des Dokuments) und der Erklärung KI denkt:.
- aishaa aktualisiert die Zusammenfassung und die Vollständigkeit.
Ein Teammitglied akzeptiert die Prüfpunkte oder lehnt sie ab. Wie das funktioniert, liest du in Ein Case erstellen und prüfen.
Wo dir Cases begegnen
- Cases > Cases: die Übersicht aller Cases des Kontos, mit Suche nach Nummer, Titel oder Beschreibung und den Spalten Nr., Titel, Status, Vollständigkeit, Vorlage, Kunde und Aktualisiert. Ohne Cases steht dort Es gibt noch keine Cases.
- Kundenprofil > Ordner: die Cases eines Kunden, mit der Anzahl aktiver Cases, der Anzahl offener Prüfpunkte und der Schaltfläche Überprüfung öffnen, die zu dem Case führt, das eine Prüfung braucht.
- Ticket > Tab Ordner: dieselbe Liste für den Kunden des Tickets. Ist kein Kunde verknüpft, steht dort Kein Kunde ist mit diesem Ticket verknüpft.
- Kontakte: pro Kontakt die Anzahl der Cases (Label Cases).
Gut zu wissen
- Cases sind keine Tickets. Ein Ticket ist eine Unterhaltung; ein Case ist ein Dossier, das über mehrere Unterhaltungen hinweg läuft. Nachrichten bleiben im Ticket, Dokumente und Beurteilungen kommen ins Case.
- aishaa erstellt nie selbst ein Case. Ein Teammitglied erstellt das Case und verknüpft den Kunden; danach ergänzt aishaa es automatisch aus eingehenden Nachrichten.
- Ein Case ohne Vorlage erhält immer die Vollständigkeit Unbekannt und wird nicht automatisch aktualisiert.
- Tickets des Kunden öffnest du aus dem Case über Tickets ansehen im Abschnitt Links.
- Ist die Funktion Cases nicht aktiv, siehst du das Menü Cases, den Abschnitt Ordner und den Tab Ordner nicht. Wende dich dafür an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.