Dokumentation / Sicherheit und Datenschutz

Datenschutz in aishaa

Rolle ab: Kontoadministrator
Gilt pro: Konto
Zuletzt aktualisiert: 11. September 2026
aishaa-Version: f02d14176

Menüpfad: Konto > Kontoeinstellungen > Richtlinien

Kurz gesagt: aishaa trennt die Daten jedes Kontos strikt von anderen Konten, verschlüsselt die Verbindungsdaten von Postfächern und Plugins und lässt dich als Kontoadministrator entscheiden, ob sensible Nummern entfernt werden, bevor Text an die KI geht, ob Sprachnachrichten transkribiert werden und ob Anrufer eine Aufnahmeansage hören. Dieser Artikel beschreibt nur, was aishaa nachweislich tut.

Wo du das findest

Die Entscheidungen, die du selbst triffst, stehen unter Konto > Kontoeinstellungen, Abschnitt Richtlinien, und gelten für das ganze Konto. Die Aufnahmeansage bei Telefonie stellst du pro Nummer in den Telefonie-Einstellungen der Organisation ein. Möchtest du die KI-Verarbeitung für eine ganze Organisation ausschalten, siehe KI-Analysen ein- oder ausschalten.

Wer: Kontoadministrator für die Kontoeinstellungen; Organisationsadministrator für die Organisationseinstellungen und Telefonie. Die Erklärungen in diesem Artikel sind für alle nützlich.

Der Abschnitt Richtlinien auf der Seite Kontoeinstellungen mit den Schaltern Sensible Identifikationsnummern für externe KI redigieren und WhatsApp-Sprachnachrichten transkribieren mit dem Feld Maximale Länge (Minuten).

Trennung zwischen Konten und Organisationen

Jeder Benutzer gehört zu genau einem Konto und sieht nur die Organisationen dieses Kontos, für die ein Kontoadministrator Zugriff gewährt hat. Daten anderer Konten sind nicht sichtbar und nicht bearbeitbar, auch nicht über die Verbindung mit Claude oder ChatGPT.
Tickets, Unterhaltungen, Kanäle und KI-Einstellungen gehören zu einer Organisation. Benutzer, Kontakte, Labels, Makros, Wissensdokumente und die Richtlinien gehören zum Konto und werden von allen Organisationen dieses Kontos gemeinsam genutzt.
Berichte und Suchen zeigen nur die Organisationen, auf die du Zugriff hast. Siehe Rollen und Rechte.

Anmeldung und Zugriff

Die Anmeldung läuft über einen gesicherten Anmeldedienst mit E-Mail-Adresse und Passwort. Passwörter werden nicht in aishaa gespeichert. Rollen bestimmen, was jemand darf; nur ein Kontoadministrator kann Benutzer einladen, Rollen ändern und Zugriff entziehen. Siehe Anmeldung, Identität und Passwörter.

Verschlüsselung der Verbindungsdaten

Die Daten, mit denen aishaa sich mit deinen Postfächern (Google, Outlook), deinem SMTP-Server und deinen Webshop- oder anderen Plugins verbindet, werden verschlüsselt gespeichert. Ein SMTP-Passwort wird nach dem Speichern nie mehr in aishaa angezeigt; beim Bearbeiten einer SMTP-Verbindung steht dort leer lassen, um das aktuelle zu behalten.

Sensible Nummern für externe KI entfernen

aishaa nutzt einen externen KI-Anbieter, um Nachrichten zu verstehen und Antworten zu schreiben, und einen externen Übersetzungsdienst für Übersetzungen. Unter Konto > Kontoeinstellungen, Abschnitt Richtlinien, gibt es den Schalter Sensible Identifikationsnummern für externe KI redigieren.

Stellung	Bedeutung
Aus (Standard)	Nachrichten gehen unverändert an den KI-Anbieter und den Übersetzungsdienst.
An	Gültige BSN, Zahlungskartennummern und IBAN werden ersetzt, bevor Text an den KI-Anbieter oder den Übersetzungsdienst geht. In Übersetzungen setzt aishaa die ursprüngliche BSN lokal wieder ein, damit der übersetzte Text für euch vollständig bleibt.

Die Erklärung in der App lautet: Gültige BSN-, Zahlungskarten- und IBAN-Nummern werden ersetzt, bevor Text an den KI-Anbieter oder DeepL gesendet wird. BSN-Nummern werden nur in Übersetzungen lokal wiederhergestellt. Jede Änderung in diesem Abschnitt wird sofort gespeichert.

Sprachnachrichten und Telefongespräche

Für gesprochene Nachrichten und Gespräche gelten eigene Entscheidungen, weil Audio zur Transkription an einen Sprachdienst geht.

WhatsApp-Sprachnachrichten

Mit WhatsApp-Sprachnachrichten transkribieren (standardmäßig an) wandelt aishaa Sprachnachrichten in Text um, sodass der Text unter dem Audio erscheint und aishaa die Nachricht verstehen kann. Das Audio geht dafür an den Sprachdienst, den aishaa nutzt. Mit Maximale Länge (Minuten) (1 bis 60, Standard 10) legst du fest, bis zu welcher Länge aishaa transkribiert; längeres Audio bleibt nur ein Download. Schalte den Schalter aus, wenn du nicht möchtest, dass Sprache an den Sprachanbieter geht. Ein Transkript trägt den Hinweis Automatisch von aishaa transkribiert; kann Fehler enthalten.

Telefonie

Ist die Funktion Telefonie aktiv, gelten pro Telefonnummer diese Entscheidungen:

Einstellung	Bedeutung	Standard
Gespräche aufzeichnen	Angenommene Gespräche werden aufgezeichnet (Anrufer und Kollege auf getrennten Spuren) und sicher in aishaa gespeichert.	An
Transkription	Aus, Nach dem Gespräch, Live während des Gesprächs oder Live, danach verfeinert. Nur aufgezeichnete Gespräche werden transkribiert; das Audio geht an den Sprachdienst, den aishaa nutzt.	Siehe Nummerneinstellungen: Begrüßung, Aufzeichnung, Transkription und Voicemail
Aufnahmeansage zu Beginn des Gesprächs abspielen	Anrufer hören eine Ansage, bevor das Gespräch durchgestellt wird. Die App vermerkt: Laut DSGVO vorgeschrieben, wenn Gespräche aufgezeichnet oder transkribiert werden.	An
Aufnahmeansage	Eigener Text der Ansage. Leer bedeutet den Standardtext: „Dieses Gespräch kann für eine gute Bearbeitung Ihres Anliegens aufgezeichnet und transkribiert werden.“	Leer

KI-Analysen ganz ausschalten

Möchtest du, dass aishaa für eine Organisation keine Nachrichten mehr an den KI-Anbieter schickt, schalte unter Organisation > Allgemein den Schalter AI-Analysen zulassen aus. Dann werden keine Entwürfe, Klassifizierungen oder Zusammenfassungen mehr erstellt und die wöchentliche Prüfung deiner Website stoppt. Siehe KI-Analysen ein- oder ausschalten.

Was aishaa von euch lernt

aishaa baut pro Kunde ein kurzes KI-Kundenprofil auf (Was aishaa über diesen Kunden weiß) und lernt pro Thema aus abgeschlossenen Gesprächen. Du siehst dieses Profil im Kundenprofil und kannst es dort löschen oder neu aufbauen lassen. Was aishaa an der Konfiguration ändert, steht im Änderungsfeed. Siehe Audit-Trails: Ticket, Kunde und Konfiguration.

Nutzungsstatistiken

aishaa misst, wie die App und die Verbindung mit Claude oder ChatGPT genutzt werden, um das Produkt zu verbessern. Diese Messungen enthalten keinen Text von Kunden, keine E-Mail-Adressen, keine Ticketnummern und keine Dateinamen.

Gut zu wissen

aishaa hat keine Zwei-Faktor-Authentifizierung, kein SSO und keine IP-Beschränkung für die Anmeldung.
Es gibt keine einstellbaren Aufbewahrungsfristen und keine Exportfunktion für Daten. Siehe Daten aufbewahren und löschen.
Die Schwärzung sensibler Nummern funktioniert nur für gültige BSN, Zahlungskartennummern und IBAN. Andere personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Telefonnummern) gehen sehr wohl an den KI-Anbieter; sie werden gebraucht, um einem Kunden helfen zu können.
Die Schwärzung gilt für das ganze Konto. Eine Organisation kann nicht davon abweichen.
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine Datenschutzerklärung findest du nicht in der App. Wende dich dafür an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.