Signaturen
Kurz gesagt: Jeder Benutzer legt seine eigene E-Mail-Signatur unter Mein Profil fest. aishaa setzt diese Signatur automatisch unter jede E-Mail-Antwort, die du aus einem Ticket sendest. Arbeitest du in mehreren Organisationen, hast du pro Organisation eine eigene Signatur. Mit der Funktion Zusätzliche Signaturen kannst du außerdem Alternativen hinzufügen und pro Nachricht auswählen. Für Nachrichten, die aishaa ohne menschlichen Absender versendet, verwendet aishaa eine separate Signatur auf Organisationsebene.
Wo du das findest
Klicke unten im Menü auf Mein Profil und scrolle zum Block Signatur. Hast du Zugriff auf mehr als eine Organisation, heißt der Block Signatur für die ausgewählte Organisation, und du wählst oben auf der Seite zuerst die Organisation.
Wer: jeder Benutzer, ab der Rolle Betrachter. Die Signatur ist persönlich und gilt pro Benutzer (und pro Organisation, wenn du mehrere hast). Die Signatur für automatische Nachrichten findest du unter Organisation > Allgemein; dafür brauchst du die Rolle Organisationsadministrator.
Der Block Signatur auf der Seite Mein Profil, mit dem Texteditor, der Schaltfläche Speichern und darunter dem Block Zusätzliche Signaturen mit der Zeile Aktuelle Signatur und der Schaltfläche Signatur hinzufügen.
Deine Signatur festlegen
- Gehe zu Mein Profil.
- Arbeitest du in mehreren Organisationen: Wähle oben die Organisation, für die du die Signatur festlegst.
- Tippe oder füge deine Signatur in den Editor unter Signatur ein. Du kannst Formatierungen verwenden und Bilder (zum Beispiel ein Logo) in den Text einfügen. Separate Anhänge sind in einer Signatur nicht möglich.
- Klicke auf Speichern. Du siehst Ihre Signatur wurde gespeichert.
Signatur pro Organisation
Hast du Zugriff auf mehr als eine Organisation, speichert aishaa pro Organisation eine eigene Signatur. Der Block heißt dann Signatur für die ausgewählte Organisation. Wechsle oben auf der Seite die Organisation und lege für jede Organisation eine eigene Signatur fest, zum Beispiel mit einem anderen Logo oder einer anderen Funktionsbezeichnung. Beim Beantworten eines Tickets verwendet aishaa die Signatur der Organisation, zu der das Ticket gehört.
Hast du Zugriff auf genau eine Organisation, heißt der Block einfach Signatur, und es gibt eine Signatur.
Zusätzliche Signaturen
Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Funktion Zusätzliche Signaturen für euer Konto aktiviert ist.
Mit zusätzlichen Signaturen fügst du neben deiner normalen Signatur Alternativen hinzu, zum Beispiel eine kurze Variante, eine englische Variante oder eine Variante für ein bestimmtes Team. Der Block Zusätzliche Signaturen trägt den Hinweis: Fügen Sie Alternativen hinzu und wählen Sie, welche Signatur standardmäßig verwendet wird.
Eine zusätzliche Signatur hinzufügen
- Klicke im Block Zusätzliche Signaturen auf Signatur hinzufügen. Der Dialog Zusätzliche Signatur hinzufügen öffnet sich.
- Gib einen Name ein (Pflichtfeld; sonst siehst du Geben Sie einen Namen für die Signatur ein.). Unter diesem Namen wählst du die Signatur später im Antwortfeld aus.
- Erstelle die Signatur im Editor (Formatierungen und Bilder im Text sind erlaubt).
- Klicke auf Speichern.
Pro Organisation kannst du höchstens 10 zusätzliche Signaturen hinzufügen.
Die Liste und der Standard
In der Liste steht immer ganz oben die Zeile Aktuelle Signatur mit dem Hinweis Die oben festgelegte Signatur. Das ist deine normale Signatur. Darunter stehen deine zusätzlichen Signaturen, jeweils mit:
| Aktion | Bedeutung |
|---|---|
| Als Standard festlegen | Diese Signatur wird ab jetzt automatisch unter deine E-Mails gesetzt. Der aktuelle Standard trägt den Chip Standard. |
| Stift | Öffnet Zusätzliche Signatur bearbeiten. |
| Papierkorb | Öffnet Zusätzliche Signatur löschen mit der Frage Signatur „(Name)“ löschen? Wenn sie der Standard ist, wird die aktuelle Signatur wieder zum Standard. |
Solange du keine zusätzliche Signatur als Standard gewählt hast, ist Aktuelle Signatur der Standard. Löschst du die Signatur, die Standard war, greift aishaa wieder auf Aktuelle Signatur zurück.
Auswahl im Antwortfeld
Ist die Funktion aktiv, gibt es im Antwortfeld eines E-Mail-Tickets ein Signaturmenü mit Aktuelle Signatur und den Namen deiner zusätzlichen Signaturen. Der Standard ist vorausgewählt; wähle eine andere, um die Signatur nur für diese eine Nachricht zu wechseln. Deine Standardeinstellung ändert sich dadurch nicht.
Wird die Funktion für das Konto deaktiviert, bleiben deine zusätzlichen Signaturen gespeichert, aber aishaa verwendet sie nicht mehr (Zusätzliche Signaturen sind deaktiviert. Bestehende Alternativen bleiben erhalten, werden aber nicht verwendet.).
Wie die Signatur in eine E-Mail kommt
- Öffnest du ein E-Mail-Ticket, steht deine Signatur (oder deine zusätzliche Standardsignatur) bereits unter dem Entwurf im Antwortfeld. Den Text über der Signatur kannst du ganz normal bearbeiten.
- Mit der Signaturschaltfläche in der Symbolleiste des Antwortfelds fügst du deine Signatur erneut ein, wenn du sie entfernt hattest. Ist sie bereits vorhanden, siehst du Die Signatur wurde bereits hinzugefügt.; hast du eine geänderte Version ersetzt, siehst du Signatur ersetzt. Hast du noch keine Signatur, siehst du Sie haben noch keine Signatur festgelegt. Bitte gehen Sie zu Ihren Kontoeinstellungen und erstellen Sie Ihre Signatur für die zukünftige Verwendung.
- Lässt du aishaa einen Entwurf übersetzen, wird die Signatur nicht mitübersetzt (Signatur wurde nicht mitgenommen). Siehe Übersetzen.
- Bei WhatsApp-Nachrichten wird keine Signatur hinzugefügt.
Ohne Signatur senden
Sendest du eine E-Mail, in der keine Signatur steht, passiert Folgendes:
- Hast du überhaupt keine Signatur festgelegt, erscheint beim ersten Mal der Dialog Keine Signatur konfiguriert mit dem Text Sie haben noch keine E-Mail-Signatur eingerichtet. Sie können jetzt eine einrichten, die Nachricht trotzdem senden oder abbrechen. und den Schaltflächen Abbrechen, Jetzt einrichten (bringt dich zu Mein Profil) und Trotzdem senden. Dieser Dialog erscheint einmal pro Browser; danach sendet aishaa ohne Signatur, ohne erneut zu fragen.
- Hast du zwar eine Signatur festgelegt, sie aber aus der Nachricht entfernt, fragt aishaa Sie sind dabei, eine Nachricht ohne Signatur zu senden. Möchten Sie fortfahren?
- Hast du die Signatur in der Nachricht so geändert, dass sie von deiner festgelegten Signatur abweicht, fragt aishaa Sie sind dabei, eine Nachricht mit einer Signatur zu senden, die von der Standard-Signatur abweicht. Möchten Sie fortfahren?
Der Dialog Keine Signatur konfiguriert, der beim ersten Senden ohne Signatur erscheint, mit den Schaltflächen Abbrechen, Jetzt einrichten und Trotzdem senden.
Signatur für automatische Nachrichten
Unter Organisation > Allgemein findest du das Feld Signatur für automatische Nachrichten mit dem Hinweis: Wird an Nachrichten angehängt, die aishaa ohne menschlichen Absender versendet, etwa autonome Lieferantennachrichten. Einfaches HTML ist erlaubt. Gibt eine Person eine Nachricht frei, wird deren eigene Signatur verwendet.
Diese Signatur gilt pro Organisation und erfordert die Rolle Organisationsadministrator. aishaa verwendet sie nur, wenn kein Mensch hinter der Nachricht steht; sobald ein Kollege oder eine Kollegin eine vorgeschlagene Nachricht freigibt und sendet, steht deren Signatur darunter. Automatische Antworten und Bewertungs-E-Mails erhalten keine Signatur; schreibe deine Absenderangaben dort direkt in den Text.
Gut zu wissen
- Es gibt keine zentrale Signatur, die ein Administrator für alle Kollegen festlegt. Jeder Benutzer verwaltet seine eigene Signatur; die einzige Signatur auf Organisationsebene ist die für automatische Nachrichten.
- Ein Profilfoto oder Name wird nicht automatisch in die Signatur übernommen; alles, was in der Signatur stehen soll, fügst du selbst ein.
- Bilder in deiner Signatur werden als Teil der E-Mail mitgeschickt. Halte sie klein; große Bilder zählen zur Nachrichtengröße (siehe Versandlimits und Bildoptimierung).
- Arbeitest du in mehreren Organisationen und siehst du die falsche Signatur unter einem Entwurf, prüfe unter Mein Profil, ob du für diese Organisation eine Signatur festgelegt hast.