Spamfilter und zugelassene Absender
Kurz gesagt: Der Spamfilter legt neue E-Mails mit einem hohen Spam-Score nicht im Posteingang ab, sondern in der separaten Ansicht Spam, wo du sie sicher ansehen und doch noch als Ticket verarbeiten kannst. Den Filter und den Schwellenwert legst du einmal für das ganze Konto fest. Antworten auf bestehende Tickets und Nachrichten von zugelassenen Absendern kommen immer ganz normal an.
Wo du das findest
Gehe zu Konto > Kontoeinstellungen und scrolle zum Block Eingehender Spamfilter.
Wer: ab der Rolle Kontoadministrator. Die Einstellungen gelten für alle Organisationen des Kontos. Die Nachrichten im Spam prüfst du in der Ticketübersicht; siehe Spam prüfen.
Der Block Eingehender Spamfilter unter Konto > Kontoeinstellungen, mit dem Schalter Spamfilter aktivieren, dem Schieberegler SpamAssassin-Schwellenwert mit der Legende Niedriger Score bis Hoher Score und der Liste Zugelassene Absender.
Den Filter aktivieren und den Schwellenwert wählen
- Aktiviere den Schalter Spamfilter aktivieren.
- Wähle mit dem Schieberegler SpamAssassin-Schwellenwert, ab welchem Score eine Nachricht im Spam landet.
- Speichere die Kontoeinstellungen.
Der Hinweis auf der Seite: Neue Nachrichten mit einem Postmark X-Spam-Score über dem Schwellenwert werden sicher in Spam abgelegt. Antworten auf bestehende Tickets und zugelassene Absender bleiben immer im normalen Posteingang.
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Bereich des Schwellenwerts | 0 bis 30, in Schritten von 0,1 |
| Standard | 10,0 |
| Filter aus | Der Schieberegler zeigt aus |
Unter dem Schieberegler steht eine Legende von niedrig nach hoch: Niedriger Score, Verdächtig, Wahrscheinlich Spam, Hoher Score. Der Hinweis dazu: Ein höherer Schwellenwert ist vorsichtiger und lässt mehr E-Mails durch. Der Standardwert 10,0 begrenzt die Gefahr, dass eine echte Kundennachricht in Spam landet. Eine Nachricht landet im Spam, wenn ihr Score höher als der Schwellenwert ist. Möchtest du strenger filtern, setze den Schwellenwert niedriger; möchtest du weniger echte Kundenmails im Spam, setze ihn höher.
Was durch den Filter geht und was nicht
Der Filter prüft nur Nachrichten, die ein neues Ticket starten würden. Diese Nachrichten landen immer ganz normal im Posteingang, unabhängig von ihrem Score:
- Antworten auf bestehende Tickets (jede Nachricht, die aishaa einem bestehenden Ticket zuordnet, siehe Wie aishaa E-Mails der richtigen Unterhaltung zuordnet).
- Nachrichten von Adressen in der Liste Zugelassene Absender.
- Nachrichten, die du zuvor aus dem Spam freigegeben hast.
Der Spam-Score wird beim Eingang von E-Mails über deine aishaa Mail-Adresse ermittelt (also auch bei einer Weiterleitung an diese Adresse und beim Versand von deiner eigenen Domain über aishaa). E-Mails, die aishaa direkt aus einem verbundenen Gmail- oder Outlook-Postfach abruft, haben keinen Spam-Score; diese Postfächer haben ihren eigenen Spamfilter, und aishaa sieht nur, was dort im Posteingang liegt.
Eine Nachricht, die durch eine Regel für eingehende E-Mails mit Blockieren zurückgehalten wird, landet nie im Spam; sie wird überhaupt nicht verarbeitet. Siehe Regeln für eingehende E-Mails.
Nachrichten im Spam
Nachrichten über dem Schwellenwert erscheinen in der Ansicht Spam der Ticketübersicht (Tickets, Schaltfläche Spam ansehen; die Anzahl steht als Badge an der Schaltfläche). Für jede Nachricht siehst du den Betreff, den Absender, den Chip Score mit dem Spam-Score und das Empfangsdatum. Klicke auf eine Nachricht, um sie in der sicheren Ansicht zu öffnen (Sichere Ansicht · Formatierung und externe Inhalte sind deaktiviert.). Dort kannst du:
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Als Ticket verarbeiten | Die Nachricht wird doch noch als normales Ticket verarbeitet, einschließlich der normalen KI-Analyse. |
| Löschen | Die Nachricht wandert nach Kürzlich gelöscht und bleibt dort 30 Tage wiederherstellbar. |
| In Spam wiederherstellen | Nur bei einer gelöschten Nachricht: legt sie wieder im Spam ab. |
Die vollständige Arbeit mit dem Spam (auswählen, gesammelt löschen, Kürzlich gelöscht) beschreibt Spam prüfen.
Zugelassene Absender verwalten
Die Liste Zugelassene Absender trägt den Hinweis: Nachrichten von diesen Adressen umgehen den Spamfilter immer, für alle Organisationen des Kontos.
Einen Absender zulassen
Eine Adresse kommt über die Ansicht Spam auf die Liste: Öffne die Nachricht, hake Absender künftig immer zulassen an und klicke auf Als Ticket verarbeiten. Unter dem Häkchen steht (Adresse) · künftige Nachrichten umgehen den Spamfilter. Das Häkchen ist ab der Rolle Organisationsadministrator sichtbar. Es gibt keine Möglichkeit, eine Adresse manuell einzutippen; die Liste füllt sich nur durch Freigeben.
Einen Absender entfernen
- Gehe zu Konto > Kontoeinstellungen, Block Eingehender Spamfilter, Liste Zugelassene Absender.
- Klicke auf das Papierkorbsymbol bei der Adresse. Du siehst Zugelassenen Absender entfernen mit dem Text (Adresse) wird ab jetzt wieder vom Spamfilter geprüft.
- Bestätige. Du siehst Der Absender wurde aus der Zulassungsliste entfernt.
Solange die Liste leer ist, steht dort Es gibt noch keine ausdrücklich zugelassenen Absender.
Gut zu wissen
- Der Filter gilt kontoweit. Du kannst keinen anderen Schwellenwert pro Organisation festlegen.
- Nachrichten im Spam erhalten keine KI-Analyse und keine automatische Antwort und zählen nicht zum Arbeitsvorrat, bis du sie mit Als Ticket verarbeiten freigibst.
- Bei einer gemeinsamen Adresse, hinter der mehrere Kunden stehen (zum Beispiel ein Kontaktformular), kann ein einzelner Spam-Score alle Formularmails treffen. Setze eine solche Adresse auf die Liste der zugelassenen Absender.
- Eine Nachricht, die aus dem Spam gelöscht und nach 30 Tagen nicht wiederhergestellt wurde, ist endgültig weg.
- Deaktivierst du den Filter, bleiben die Nachrichten, die bereits im Spam liegen, dort; neue Nachrichten kommen ganz normal an.
- Der Spamfilter betrifft eingehende E-Mails. Wird eine E-Mail von dir vom Mailserver des Empfängers als Spam abgelehnt, siehst du das bei der Nachricht im Ticket (Nicht zugestellt: Der Mailserver hat die Nachricht als Spam eingestuft.); das hat mit diesem Filter nichts zu tun.