Externe Parteien
Kurz gesagt: Unter Konto > Externe Parteien führst du eine Liste vorab genehmigter Lieferanten und anderer externer Parteien. aishaa darf nur an Parteien auf dieser Liste selbst eine E-Mail vorschlagen, zum Beispiel eine Nachfrage bei einem Paketdienst oder eine Garantieanfrage bei einem Hersteller. Dieselbe Liste ist das Adressbuch in den Empfängerfeldern des Tickets: Deine Kollegen wählen eine Partei beim Weiterleiten und in Cc und Bcc. Pro Partei legst du fest, wann du sie anschreibst, damit aishaa und deine Kollegen wissen, wofür die Adresse gedacht ist.
Wo du das findest
Gehe zu Konto > Externe Parteien. Die Seite heißt Externe Parteien und hat die Erklärung: Vorab genehmigte Lieferanten und andere externe Parteien. aishaa kann Nachrichten nur an Parteien auf dieser Liste initiieren. Mitarbeitende wählen sie beim Weiterleiten und in CC/BCC schnell aus.
Wer: ab der Rolle Kontoadministrator. Die Liste gilt für das ganze Konto, also für alle Organisationen. Ohne Kontorechte siehst du Sie haben keinen Zugriff auf die Kontoeinstellungen.
Die Seite Externe Parteien unter Konto > Externe Parteien, mit der Liste der Parteien (Name, E-Mail-Adresse, Beschreibung, Chip Inaktiv) und der Schaltfläche Neue Partei.
Eine Partei hinzufügen
- Klicke auf Neue Partei.
- Fülle die Felder aus (siehe die Tabelle unten).
- Klicke auf Speichern. Klappt das nicht, siehst du Die Partei konnte nicht gespeichert werden. Prüfen Sie Name und E-Mail-Adresse.
Der Dialog Neue Partei mit den Feldern Name, E-Mail-Adresse, Wann zu verwenden und dem Schalter Aktiv.
| Feld | Bedeutung | Limit |
|---|---|---|
| Name | Der Name der Partei, zum Beispiel der Name des Paketdienstes oder Herstellers. | Maximal 100 Zeichen |
| E-Mail-Adresse | Die Adresse, unter der die Partei erreichbar ist. | Maximal 320 Zeichen |
| Wann zu verwenden | Anweisung für aishaa und deine Kollegen. Erklärung auf dem Bildschirm: Für aishaa und Kolleginnen und Kollegen: Wann kontaktieren Sie diese Partei? Zum Beispiel „RMA- und Garantiefälle; immer die Bestellnummer angeben“. | Maximal 1000 Zeichen |
| Aktiv | Ist der Schalter aus, bleibt die Partei mit dem Chip Inaktiv in der Liste, aber aishaa verwendet die Adresse nicht. | An |
Solange die Liste leer ist, steht dort: Noch keine externen Parteien. Fügen Sie einen Lieferanten oder eine andere externe Partei hinzu, damit aishaa Nachrichten an sie vorschlagen kann.
Eine Partei bearbeiten oder löschen
- Klicke auf den Stift (Partei bearbeiten), um Name, Adresse, Anweisung oder den Schalter Aktiv zu ändern.
- Klicke auf den Papierkorb (Partei löschen). Du siehst die Frage „(Name)“ von der Liste löschen? aishaa kann danach keine Nachrichten mehr an diese Partei initiieren. Nach der Bestätigung siehst du Partei gelöscht.
Soll eine Partei vorübergehend nicht verwendet werden, schalte den Schalter Aktiv aus, statt die Partei zu löschen. So bleiben Name und Anweisung erhalten.
Wofür aishaa die Liste verwendet
Die Liste ist eine Sicherheitsgrenze für den KI-Agenten. Hat ein KI-Agent die Fähigkeit, Nachrichten an externe Parteien vorzuschlagen, gilt:
- Ein Erstkontakt mit einer Partei ist nur mit einer aktiven Partei auf dieser Liste möglich und erfordert immer die Genehmigung eines Kollegen, bevor die Nachricht rausgeht. aishaa verschickt eine solche erste Nachricht nie selbstständig.
- Eine Folgenachricht in einer Unterhaltung, die bereits an eine externe Partei weitergeleitet wurde (zum Beispiel eine Erinnerung), folgt den Einstellungen des KI-Agenten für diese Fähigkeit.
- Schlägt aishaa eine Nachricht an eine Adresse vor, die nicht auf der Liste steht oder auf Inaktiv steht, wird dieser Vorschlag abgelehnt.
Der Text bei Wann zu verwenden hilft aishaa, die richtige Partei zu wählen und die richtigen Angaben mitzuschicken (etwa eine Bestellnummer). Formuliere diese Anweisung also konkret.
Mehr über die Fähigkeiten eines KI-Agenten liest du in Fähigkeiten und Aktionen eines KI-Agenten.
Das Adressbuch in den Empfängerfeldern
Dieselbe Liste ist das Adressbuch, das deine Kollegen in den Feldern An, Cc und Bcc bei Weiterleiten, bei Antworten und bei Erinnerung senden an eine externe Partei sehen, und in der E-Mail-Auswahl.
- Sobald jemand in so ein Feld klickt, öffnet die Vorschlagsliste mit den Parteien aus dieser Liste. Darunter stehen Adressen, die die Organisation früher verwendet hat.
- Eine gewählte Partei erscheint als Chip mit dem Name aus dieser Liste; die E-Mail-Adresse steht im Tooltip. Der Text bei Wann zu verwenden steht beim Vorschlag, damit ein Kollege die richtige Partei wählt.
- Nur Parteien, die auf Aktiv stehen, erscheinen in der Vorschlagsliste.
- Tippt ein Kollege eine Adresse, die noch nicht auf der Liste steht, kann er sie mit Zum Adressbuch hinzufügen als neue Partei speichern. Diese Schaltfläche gibt es nur ab der Rolle Kontoadministrator; der Dialog ist derselbe wie Neue Partei auf dieser Seite.
Siehe Eine Nachricht weiterleiten.
Gut zu wissen
- Die Liste beschränkt nur aishaa. Kollegen können aus einem Ticket eine Nachricht an jede E-Mail-Adresse weiterleiten, auch an Adressen, die nicht auf dieser Liste stehen. Für sie ist die Liste ein Adressbuch, keine Grenze. Siehe Eine Nachricht weiterleiten.
- Nachrichten, die aishaa selbstständig an eine externe Partei verschickt, erhalten die Signatur aus Signatur für automatische Nachrichten unter Organisation > Allgemein. Genehmigt ein Kollege die Nachricht, wird dessen eigene Signatur verwendet. Siehe Signaturen.
- Die Antwort einer externen Partei kommt im selben Ticket zurück, als Nachricht eines externen Teilnehmers. Das Ticket kann in der Zwischenzeit auf Wartet auf externe Antwort stehen; siehe Auf eine externe Antwort warten.
- Es gibt eine Liste für das ganze Konto. Arbeiten deine Organisationen mit verschiedenen Lieferanten, schreibe das in den Text bei Wann zu verwenden.