Regeln für eingehende E-Mails
Kurz gesagt: Mit Regeln für eingehende E-Mails lässt du aishaa eingehende E-Mails anhand von Absender, Empfänger oder Betreff erkennen und automatisch etwas damit tun: die Nachricht Blockieren (sie kommt nirgends an) oder das Ticket Automatisch schließen (die Nachricht kommt an, aber das Ticket wird sofort geschlossen, und aishaa analysiert es nicht). Die Regeln gelten für alle Organisationen deines Kontos.
Wo du das findest
Gehe zu Konto > Regeln für eingehende E-Mails. Die Seite heißt Regeln für eingehende E-Mails und trägt den Hinweis: Legen Sie Bedingungen für neue eingehende E-Mails fest und wählen Sie, ob passende Nachrichten blockiert oder deren Tickets automatisch geschlossen werden. Die Seite hieß früher Blockierte E-Mails; der alte Name führt noch zur selben Seite.
Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Die Regeln gelten für das ganze Konto, also für alle Organisationen gleichzeitig.
Die Seite Regeln für eingehende E-Mails unter Konto > Regeln für eingehende E-Mails, oben mit dem Regel-Editor (Aktionen, Grund, Bedingungen) und darunter der Liste der bestehenden Regeln.
Eine Regel erstellen
- Wähle bei Aktionen, was mit einer passenden E-Mail passieren soll: Blockieren oder Automatisch schließen (siehe Tabelle unten).
- Gib bei Bedarf einen Grund ein (optional, höchstens 1024 Zeichen). Der Grund ist nur für dein Team in der Liste der Regeln sichtbar.
- Lege unter Bedingungen eine bis drei Bedingungen fest. Jede Bedingung besteht aus einem Feld, einem Typ und einem Wert. Mit Bedingung hinzufügen fügst du eine zweite oder dritte Bedingung hinzu. Jedes Feld kannst du pro Regel nur einmal verwenden.
- Klicke auf Regel erstellen. Du siehst die Meldung Die Regel für eingehende E-Mails wurde erstellt.
Eine Regel greift nur, wenn alle Bedingungen dieser Regel gleichzeitig zutreffen. Möchtest du zum Beispiel zwei verschiedene Absender blockieren, erstelle zwei Regeln.
Aktionen
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Blockieren | Die E-Mail wird nicht verarbeitet. Es entsteht kein Ticket, und die Nachricht wird keinem bestehenden Ticket hinzugefügt. Die Nachricht landet auch nicht im Spam und lässt sich nicht wiederherstellen. |
| Automatisch schließen | Die E-Mail kommt ganz normal an (als neues Ticket oder als Nachricht in einem bestehenden Ticket). Direkt danach setzt aishaa das Ticket auf Geschlossen. aishaa analysiert die Nachricht nicht, erstellt keinen Entwurf und sendet keine automatische Antwort. |
Bedingungen
| Feld | Verfügbare Typen | Wert |
|---|---|---|
| Absender | Genau, Enthält, Domäne | Höchstens 320 Zeichen |
| Empfänger | Genau, Enthält, Domäne | Höchstens 320 Zeichen |
| Betreff | Genau, Enthält | Höchstens 2048 Zeichen |
Bei Betreff ist Domäne nicht verfügbar. Wählst du bei einer Bedingung mit dem Typ Domäne nachträglich das Feld Betreff, springt der Typ automatisch auf Enthält. Jede Bedingung braucht einen Wert; sonst siehst du die Meldung Jede Bedingung benötigt einen Wert.
Die Typen bedeuten Folgendes:
| Typ | Bei Absender oder Empfänger | Bei Thema (Betreff) |
|---|---|---|
| Genau | Die vollständige E-Mail-Adresse entspricht dem Wert, zum Beispiel noreply@beispiel.de. |
Der vollständige Betreff entspricht dem Wert. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. |
| Enthält | Die E-Mail-Adresse enthält den Wert an irgendeiner Stelle, zum Beispiel noreply. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. |
Der Betreff enthält den Wert an irgendeiner Stelle. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. |
| Domäne | Die E-Mail-Adresse endet auf die angegebene Domain, zum Beispiel beispiel.de. Du kannst den Wert mit oder ohne @ eingeben. |
Nicht verfügbar. |
Bei Empfänger prüft aishaa alle Adressen, an die die E-Mail gerichtet war. Die Bedingung trifft zu, wenn eine dieser Adressen passt.
Regeln ansehen und löschen
Unter dem Regel-Editor steht die Liste der bestehenden Regeln. Für jede Regel siehst du die Aktion, die Bedingungen und den Grund. Mit dem Feld Regeln suchen filterst du die Liste. Eine Regel löschst du mit dem Papierkorbsymbol; danach siehst du Die Regel für eingehende E-Mails wurde gelöscht. Eine Regel lässt sich nicht bearbeiten. Möchtest du eine Regel ändern, lösche sie und erstelle eine neue.
Solange es noch keine Regeln gibt, steht dort Es wurden noch keine Regeln für eingehende E-Mails eingerichtet.
Wann eine Regel greift
- aishaa prüft die Regeln in dem Moment, in dem eine E-Mail eingeht, vor allem, was danach passiert (Spamfilter, Zuordnung zu einer Unterhaltung, KI-Analyse). Eine Regel wirkt also nicht rückwirkend auf E-Mails, die bereits eingegangen sind.
- Blockieren gilt für jede eingehende E-Mail, die die Regel erfüllt, auch wenn es eine Antwort auf ein bestehendes Ticket ist.
- Automatisch schließen gilt für das Ticket, in dem die Nachricht landet. Stand dieses Ticket bereits auf Geschlossen, bleibt es geschlossen. Andernfalls wechselt das Ticket auf Geschlossen und verschwindet aus dem Arbeitsvorrat; ein eventueller Wartestatus auf eine externe Antwort wird dabei aufgehoben.
- Erfüllt eine E-Mail mehrere Regeln, hat Blockieren Vorrang vor Automatisch schließen.
- Eine Regel zählt nur, wenn sie mindestens eine Bedingung hat.
Gut zu wissen
- Regeln für eingehende E-Mails sind etwas anderes als der Spamfilter. Der Spamfilter arbeitet mit einem Wert und verschiebt verdächtige Nachrichten in den Spam, wo du sie noch prüfen kannst. Eine Regel mit Blockieren verwirft die Nachricht endgültig. Siehe Spamfilter und erlaubte Absender.
- Verwende Automatisch schließen für E-Mails, die du zwar aufbewahren, aber nicht bearbeiten möchtest, etwa Eingangsbestätigungen oder Systemmeldungen eines Lieferanten. Die Nachricht bleibt dann im Ticket auffindbar, kostet aber keine Aufmerksamkeit und keine KI-Analyse.
- Regeln gelten für das ganze Konto. Möchtest du einen Absender nur in einer Organisation blockieren, blockiere den Absender am besten aus dem Ticket heraus (siehe Kontakte zusammenführen, verschieben und blockieren).
- Teste eine neue Regel am besten zuerst mit Automatisch schließen. Funktioniert sie gut, kannst du sie anschließend durch eine Regel mit Blockieren ersetzen.
- Es gibt keine Möglichkeit, eine Regel vorübergehend zu deaktivieren; Löschen ist der einzige Weg.