Deine aishaa Mail-Adresse und Weiterleitung
Kurz gesagt: Jede Organisation in aishaa hat eine integrierte E-Mail-Adresse: die aishaa Mail-Adresse. Sie funktioniert sofort, ohne Einstellungen. Du kannst sie direkt an Kunden weitergeben oder dein eigenes Postfach dorthin weiterleiten. Jede E-Mail, die an diese Adresse geht, wird automatisch zu einem Ticket. Auch wenn du später Outlook, Gmail, deine eigene Domain oder einen SMTP-Server nutzt, funktioniert diese Adresse weiterhin als Sicherheitsnetz.
Wo du das findest
Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail. Die Adresse steht an drei Stellen:
- auf dem Auswahlbildschirm unter der Karte (Noch) keine eigene E-Mail (Starten Sie direkt mit der integrierten aishaa-Mail-Adresse; Ihr eigenes Postfach verbinden Sie später.);
- in der Übersicht Aktuelle Einrichtung bei Ihre aishaa Mail-Adresse, mit einer Kopierschaltfläche;
- im Block Empfang: Weiterleitung einrichten bei den Wegen Über aishaa versenden (empfohlen) und Über Ihren eigenen SMTP-Server.
Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Die Adresse gilt pro Organisation; jede Organisation hat ihre eigene Adresse.
So sieht die Adresse aus
aishaa erstellt die Adresse automatisch aus dem Namen deiner Organisation, gefolgt von der festen Maildomain von aishaa. Du kannst die Adresse nicht selbst wählen oder ändern. Neben der Adresse steht immer eine Kopierschaltfläche; nach dem Klicken siehst du Kopiert.
Der Bildschirm (Noch) keine eigene E-Mail im E-Mail-Assistenten unter Organisation > Kanäle > E-Mail, mit der aishaa Mail-Adresse, der Kopierschaltfläche und dem grünen Hinweis, dass die Adresse sofort funktioniert.
Ohne eigenes Postfach starten
Du hast noch keine eigene Supportadresse oder möchtest aishaa erst ausprobieren:
- Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail und klicke auf (Noch) keine eigene E-Mail.
- Der Bildschirm zeigt deine aishaa Mail-Adresse mit dem Hinweis, dass die Adresse sofort funktioniert: Du kannst sie an deine Kunden weitergeben oder als Weiterleitungsziel nutzen.
- Weiter ist nichts einzustellen. Setze die Adresse auf deine Website oder gib sie an deine Kunden weiter.
In diesem Fall verschickt aishaa Antworten ebenfalls von der aishaa Mail-Adresse. In der Übersicht Aktuelle Einrichtung steht dann bei Versand über das Label aishaa Mail (integriert).
Dein eigenes Postfach an aishaa weiterleiten
Nutzt du deinen eigenen Mailserver oder versendest du über deine eigene Domain, dann empfängt aishaa deine Kundenmails per Weiterleitung. Der Block Empfang: Weiterleitung einrichten erklärt: Richten Sie in Ihrem aktuellen Postfach eine automatische Weiterleitung an diese Adresse ein:, gefolgt von der Adresse und der Schaltfläche Kopie.
So richtest du die Weiterleitung ein:
| Postfach | Anleitung auf dem Bildschirm |
|---|---|
| Microsoft 365 | Einstellungen → E-Mail → Weiterleitung → Weiterleitung an die obige Adresse aktivieren. |
| Gmail | Einstellungen → Alle Einstellungen → Weiterleitung und POP/IMAP → Weiterleitungsadresse hinzufügen. |
| Anderes Postfach oder eigener Server | Bitten Sie Ihren Administrator um eine Weiterleitung an die obige Adresse. |
Danach:
- Sende eine Test-E-Mail an deine eigene Supportadresse (die Adresse, die du weiterleitest).
- Klicke in aishaa auf Aktualisieren. Sobald die weitergeleitete E-Mail angekommen ist, meldet der Block, dass die erste E-Mail empfangen wurde, mit Datum und Uhrzeit. Solange noch nichts angekommen ist, steht dort Senden Sie danach eine Test-E-Mail an Ihre Supportadresse und klicken Sie auf Aktualisieren.
Der Block Empfang: Weiterleitung einrichten, mit der aishaa Mail-Adresse, der Schaltfläche Kopie und den drei Anleitungszeilen für Microsoft 365, Gmail und andere Postfächer sowie dem Hinweis, dass die erste E-Mail empfangen wurde.
Was aishaa mit weitergeleiteten E-Mails macht
- aishaa prüft, an welche Adresse die E-Mail ursprünglich gerichtet war (zum Beispiel support@deinefirma.de), und ordnet die E-Mail mit den eingehenden Routingregeln dem richtigen Endpunkt zu. Passt keine Regel, landet die E-Mail beim Endpunkt der aishaa Mail-Adresse. Siehe Erweitert: Endpunkte, Versandmethoden und Routingregeln.
- Der Kunde merkt nichts von der Weiterleitung: Die Antwort geht von der Absenderadresse deines aktiven Versandwegs aus.
- Antworten von Kunden auf frühere E-Mails aus aishaa kommen über dieselbe Weiterleitung herein und werden der bestehenden Unterhaltung zugeordnet. Wie aishaa das festlegt, liest du in Wie aishaa E-Mails der richtigen Unterhaltung zuordnet.
Die Adresse als Sicherheitsnetz
Die Übersicht Aktuelle Einrichtung sagt es so: An diese Adresse weitergeleitete E-Mails werden automatisch verarbeitet; die Adresse funktioniert immer als Sicherheitsnetz. Konkret:
- Der Empfang über die aishaa Mail-Adresse ist immer aktiv, egal welchen Weg du wählst. Auch mit verbundenem Outlook oder Gmail kannst du E-Mails an diese Adresse senden (lassen).
- Der Versand über die aishaa Mail-Adresse wird automatisch deaktiviert, sobald du einen eigenen Versandweg aktivierst (Outlook, Gmail, eigene Domain oder SMTP). Fällt der letzte eigene Weg weg, übernimmt die aishaa Mail-Adresse den Versand wieder. Dafür musst du nichts tun.
- Die Adresse bleibt bestehen, solange die Organisation besteht.
Gut zu wissen
- Nutzt du nur die aishaa Mail-Adresse, sehen Kunden diese Adresse als Absender deiner Antworten. Möchtest du von deiner eigenen Adresse antworten, wähle einen der anderen Wege in E-Mail einrichten: die Optionen im Überblick.
- Bei Outlook und Gmail ist keine Weiterleitung nötig: Diese Verbindungen lesen das Postfach direkt. Der Bildschirm meldet das mit Keine Weiterleitung nötig: Versand und Empfang laufen beide über dieses Konto.
- Leite nur das Support-Postfach weiter, nicht dein persönliches Postfach. Jede weitergeleitete E-Mail wird zu einem Ticket.
- E-Mails, die du selbst aus dem weitergeleiteten Postfach verschickst (also außerhalb von aishaa), landen nicht in aishaa. Die Weiterleitung gilt nur für eingehende E-Mails.
- Bleibt nach einer Test-E-Mail der Hinweis Noch keine E-Mail empfangen stehen, prüfe, ob die Weiterleitung in deinem Postfach wirklich aktiv ist und ob die E-Mail nicht im Spamordner deines Postfachs hängen geblieben ist. Siehe auch E-Mail kommt nicht an oder geht nicht raus.