E-Mail einrichten: die Optionen im Überblick
Kurz gesagt: Unter Organisation > Kanäle > E-Mail wählst du, wie aishaa Kundenmails empfängt und versendet. Der Assistent stellt eine Frage (Welches E-Mail-System nutzen Sie?), bietet vier Möglichkeiten und erledigt danach die zugrunde liegenden Einstellungen selbst. Ist E-Mail bereits eingerichtet, siehst du statt der Frage den Übersichtsbildschirm Aktuelle Einrichtung.
Wo du das findest
Gehe zu Organisation > Kanäle > E-Mail. Die Seite heißt E-Mail-Einrichtung, der Rahmen oben heißt E-Mail einrichten mit der Erklärung Wählen Sie, wie Sie Kunden-E-Mails empfangen und senden möchten.
Wer: ab der Rolle Organisationsadministrator. Die Einstellungen gelten pro Organisation. Arbeitest du mit mehreren Organisationen, wähle oben auf der Seite zuerst die richtige Organisation. Nur das Verbinden oder Trennen eines Microsoft-Kontos ist eine Ausnahme: Das gilt für das ganze Konto und erfordert die Rolle Kontoadministrator (siehe Outlook oder Microsoft 365 verbinden).
Der Auswahlbildschirm Welches E-Mail-System nutzen Sie? unter Organisation > Kanäle > E-Mail, mit den vier Karten Outlook / Microsoft 365, Gmail / Google Workspace, Eigene Domain oder Mailserver und (Noch) keine eigene E-Mail.
Was du beim Öffnen der Seite siehst
Der Assistent entscheidet selbst, welchen Bildschirm du zuerst siehst:
| Situation | Was du siehst |
|---|---|
| Es ist noch nichts eingerichtet (nur die integrierte aishaa Mail-Adresse ist aktiv) | Die Auswahlfrage Welches E-Mail-System nutzen Sie? |
| Du hast früher mit der Verifizierung deiner eigenen Domain begonnen, und die ist noch nicht abgeschlossen oder noch nicht aktiviert | Direkt den Bildschirm Versand über die eigene Domain mit dem Hinweis Ihre frühere Einrichtung für (Domain) wird fortgesetzt. |
| Ein Versandweg ist aktiv (Outlook, Gmail, eigener SMTP-Server oder eigene Domain) | Den Übersichtsbildschirm Aktuelle Einrichtung |
Die vier Möglichkeiten
Auf dem Auswahlbildschirm steht oben Jetzt aktiv mit dem aktuellen Versandweg. Darunter stehen vier Karten. Klicke auf eine Karte, um weiterzumachen; mit Zurück kommst du immer zu diesem Bildschirm zurück.
| Option | Bedeutung | Wähle das, wenn |
|---|---|---|
| Outlook / Microsoft 365 | Du meldest dich einmal mit deinem Microsoft-Konto für das ganze Konto an und wählst danach das Postfach, das diese Organisation nutzt. Versand und Empfang funktionieren danach automatisch. Eine Weiterleitung ist nicht nötig. | Euer Support-Postfach liegt in Outlook.com, Microsoft 365 oder Exchange Online. Auch geteilte Postfächer sind möglich. |
| Gmail / Google Workspace | Du meldest dich mit Google an; Versand und Empfang werden automatisch eingerichtet. Eine Weiterleitung ist nicht nötig. | Euer Support-Postfach ist eine Gmail-Adresse oder eine Google-Workspace-Adresse. |
| Eigene Domain oder Mailserver | Du versendest von deiner eigenen E-Mail-Adresse; der Empfang läuft per Weiterleitung an deine aishaa Mail-Adresse. Du bekommst eine weitere Auswahl (siehe unten). | Eure E-Mails laufen bei einem anderen Anbieter (zum Beispiel Zoho oder ein eigener Mailserver), oder du möchtest dich nicht mit Microsoft oder Google anmelden. |
| (Noch) keine eigene E-Mail | Du startest direkt mit der integrierten aishaa Mail-Adresse. Dein eigenes Postfach verbindest du später. | Du hast noch keine Supportadresse oder möchtest aishaa erst ausprobieren. |
Wählst du Eigene Domain oder Mailserver, folgt eine zweite Auswahl:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Über aishaa versenden (empfohlen) | Kein Mailserver nötig: Du verifizierst deine Domain mit zwei DNS-Einträgen, und aishaa versendet im Namen deiner Adresse. Siehe Von deiner eigenen Domain über aishaa versenden. |
| Über Ihren eigenen SMTP-Server | Du nutzt den Mailserver, den du schon hast; aishaa versendet darüber. Siehe Über deinen eigenen SMTP-Server versenden. |
Bei beiden Varianten von Eigene Domain oder Mailserver läuft der Empfang per Weiterleitung. Unten auf dem Bildschirm steht deshalb der Block Empfang: Weiterleitung einrichten mit deiner aishaa Mail-Adresse und kurzen Anleitungen für Microsoft 365, Gmail und andere Postfächer. Wie das funktioniert, liest du in Deine aishaa Mail-Adresse und Weiterleitung.
Bei Outlook / Microsoft 365 und Gmail / Google Workspace siehst du stattdessen den grünen Hinweis Keine Weiterleitung nötig: Versand und Empfang laufen beide über dieses Konto.
Der Übersichtsbildschirm Aktuelle Einrichtung
Sobald ein Versandweg aktiv ist, öffnet sich die Seite mit dem Rahmen Aktuelle Einrichtung. Darin steht:
| Bestandteil | Bedeutung |
|---|---|
| Versand über | Der aktive Weg als Label: aishaa Mail (integriert), Outlook, Gmail, Eigener SMTP-Server oder Eigene Domain über aishaa. Daneben steht die E-Mail-Adresse, von der aishaa versendet. |
| Zuletzt empfangene E-Mail | Datum und Uhrzeit der letzten eingehenden E-Mail in dieser Organisation. Ist noch nichts angekommen, steht dort Noch keine E-Mail empfangen mit dem Tipp: Senden Sie eine Test-E-Mail an Ihre Support-Adresse und aktualisieren Sie, um den Empfang zu prüfen. |
| Ihre aishaa Mail-Adresse | Die integrierte Adresse dieser Organisation, mit einer Kopierschaltfläche. Darunter: An diese Adresse weitergeleitete E-Mails werden automatisch verarbeitet; die Adresse funktioniert immer als Sicherheitsnetz. |
Schaltflächen auf diesem Bildschirm:
| Schaltfläche | Was sie macht |
|---|---|
| Aktualisieren | Ruft den Status neu ab, zum Beispiel nachdem du eine Test-E-Mail geschickt hast. |
| Erweiterte Einstellungen | Öffnet die Seite Erweiterte E-Mail-Konfiguration mit Endpunkten, Versandmethoden und Routingregeln. Siehe Erweitert: Endpunkte, Versandmethoden und Routingregeln. |
| Einrichtung ändern | Bringt dich zurück zum Auswahlbildschirm, um einen anderen Weg zu wählen. |
Versendest du über deine eigene Domain, steht unter der Übersicht auch der Block Test-E-Mail senden.
Der Übersichtsbildschirm Aktuelle Einrichtung unter Organisation > Kanäle > E-Mail, mit der Zeile Versand über, der zuletzt empfangenen E-Mail, der aishaa Mail-Adresse und den Schaltflächen Aktualisieren, Erweiterte Einstellungen und Einrichtung ändern.
Was der Assistent automatisch für dich erledigt
Wenn du über den Assistenten ein Postfach verbindest oder einen Versandweg aktivierst, legt aishaa im Hintergrund die nötigen Bestandteile an. Du musst sie nicht selbst verwalten, aber es ist gut zu wissen, was passiert:
- aishaa legt für die verbundene E-Mail-Adresse einen Endpunkt an (die Identität, mit der du versendest und empfängst). Versand und Empfang sind dafür aktiviert.
- aishaa legt eine Routingregel an, damit E-Mails an diese Adresse bei diesem Endpunkt landen. Gibt es für diese Adresse schon eine Regel, lässt der Assistent sie unverändert.
- Das erste echte Postfach wird zum Standard-Endpunkt (dem Standardabsender), aber nur, wenn die aishaa Mail-Adresse noch der Standard war. Einen Standard, den du selbst bewusst gewählt hast, überschreibt der Assistent nie.
- Sobald ein eigener Versandweg aktiv ist, versendet aishaa nicht mehr von der aishaa Mail-Adresse. Der Empfang über die aishaa Mail-Adresse funktioniert immer weiter.
Alle diese Bestandteile kannst du über Erweiterte Einstellungen ansehen und anpassen.
Gut zu wissen
- Du kannst den gewählten Weg später jederzeit über Einrichtung ändern ändern. Bestehende Tickets und Nachrichten bleiben erhalten.
- Schlägt die Anmeldung bei Google oder Microsoft fehl, kommst du zurück auf die E-Mail-Seite mit dem Hinweis Verbindung fehlgeschlagen: gefolgt von einem Fehlercode. Versuche es erneut oder wende dich an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.
- Die Auswahl Über aishaa versenden (empfohlen) ist nur sichtbar, wenn diese Möglichkeit für eure Umgebung verfügbar ist. Fehlt die Zwischenauswahl, bringt dich die Karte Eigene Domain oder Mailserver direkt zu den SMTP-Einstellungen.
- Mehrere Postfächer in einer Organisation sind möglich (zum Beispiel support@ und info@). Verbinde das erste über den Assistenten und verwalte die übrigen über Outlook verwalten, Google verwalten oder Erweiterte Einstellungen.
- E-Mails, die aishaa über deine eigene Domain oder über einen SMTP-Server versendet, stehen in aishaa und nicht im Ordner Gesendete Elemente deines Postfachs.
- Andere Kanäle als E-Mail, WhatsApp und Telefonie (etwa ein Chat-Widget, Instagram, X oder SMS) sind in aishaa nicht verfügbar.