Versandlimits und Bildoptimierung
Kurz gesagt: Jede E-Mail, die du aus aishaa sendest, muss in das Limit der Versandmethode passen: 10 MB für die meisten Wege, 25 MB über Gmail und bei einem eigenen SMTP-Server das Limit dieses Servers (1 bis 150 MB). aishaa kümmert sich selbst darum: Große Fotos in der Nachricht werden automatisch verkleinert, Anhänge, die nicht passen, gehen als Download-Link mit, und nur wenn die Nachricht dann immer noch zu groß ist, hält aishaa den Versand zurück. Im Antwortfeld siehst du vorab genau, wie jede Datei beim Empfänger ankommt.
Wo du das findest
Öffne ein E-Mail-Ticket über Tickets und sieh im Antwortfeld unter Anhänge nach. Beim Weiterleiten und bei einer Antwort an eine externe Partei stehen dieselben Informationen im Bereich Was der Empfänger erhält des Dialogs. Das Limit selbst hängt von der Versandmethode der Organisation ab (Organisation > Kanäle > E-Mail).
Wer: ab der Rolle Agent. Die Limits gelten pro Organisation, je nachdem, wie diese Organisation sendet.
Das Antwortfeld eines E-Mail-Tickets mit zwei Dateien unter Anhänge: ein Foto mit dem Chip Optimiert, in der Nachricht und eine große Datei mit dem Chip Download-Link, dazu die Zeile Geschätzte Nachrichtengröße mit dem Limit.
Das Limit pro Versandmethode
Das Limit gilt für die gesamte E-Mail, wie der Mailserver sie empfängt: Text, Bilder in der Nachricht und Anhänge zusammen. Dateien in einer E-Mail werden kodiert versendet und sind dadurch etwa 37 % größer als auf deiner Festplatte; aishaa rechnet das mit ein. Außerdem hält aishaa einen Sicherheitspuffer von 5 % ein, damit eine Nachricht nie knapp über dem Limit des Servers liegt.
| Versandmethode | Limit |
|---|---|
| aishaa Mail-Adresse oder deine eigene Domain über aishaa | 10 MB |
| Outlook oder Microsoft 365 | 10 MB |
| Gmail oder Google Workspace | 25 MB |
| Eigener SMTP-Server, mit ausgefüllter Maximale Nachrichtengröße (MB) | Der eingetragene Wert, 1 bis 150 MB |
| Eigener SMTP-Server, ohne eingetragenen Wert, erkannter Anbieter | Gmail/Google Workspace 25 MB, Office 365 25 MB, Postmark 10 MB, SendGrid 30 MB, Mailgun 25 MB, Zoho 25 MB, Amazon SES 40 MB |
| Eigener SMTP-Server, ohne eingetragenen Wert, unbekannter Server | 10 MB |
Bei einem eigenen SMTP-Server legst du das Limit bei der SMTP-Verbindung unter Organisation > Kanäle > E-Mail > Erweiterte Einstellungen im Feld Maximale Nachrichtengröße (MB) fest (leer = der intelligente Standard aus der Tabelle; bei einem erkannten Server siehst du Erkannter Server: Standard (x) MB., andernfalls Leer = sichere Standardeinstellung von 10 MB.). Ein eingetragener Wert hat immer Vorrang. Siehe Über deinen eigenen SMTP-Server senden.
Was du im Antwortfeld siehst
Sobald du Dateien hinzufügst, berechnet aishaa, wie die Nachricht zugestellt wird (Es wird berechnet, wie die Nachricht zugestellt wird…). Für jede Datei erscheint ein Chip:
| Chip | Bedeutung |
|---|---|
| In der Nachricht | Ein Bild, das im Text steht und klein genug ist; es geht unverändert mit. |
| Optimiert, in der Nachricht | Ein großes Foto im Text, das aishaa verkleinert, bevor es mitgeht. Tooltip: Große Fotos werden für eine zuverlässige Zustellung automatisch optimiert. |
| Anhang | Die Datei geht als normaler Anhang mit (mit der Größe). |
| Download-Link | Die Datei passt nicht als Anhang und geht als Link mit. Tooltip: Zu groß als Anhang, diese Datei wird als Download-Link gesendet (die App zeigt hier einen Strich). |
Darunter steht Geschätzte Nachrichtengröße: (Größe) (Limit (Limit)). Passt die Nachricht auch mit Download-Links nicht, siehst du Diese Nachricht ist zu groß zum Versenden. Entfernen Sie Inhalte oder senden Sie weniger Dateien mit., und du kannst nicht senden.
Beim Weiterleiten und bei einer Antwort an eine externe Partei stehen dieselben Informationen im Bereich Was der Empfänger erhält, mit der Zustellform, der geschätzten Größe und dem Limit pro Datei.
Der Bereich Was der Empfänger erhält im Dialog zum Weiterleiten, mit der Zustellform pro Datei, dem Schalter Originale in voller Qualität mitsenden und dem Hinweis Große Fotos werden für eine zuverlässige Zustellung automatisch optimiert.
Wie aishaa Bilder in der Nachricht optimiert
Bilder, die im Text deiner E-Mail stehen (zum Beispiel Fotos, die du in die Antwort einfügst oder die aus der Kundennachricht mitzitiert werden), bleiben immer im Text sichtbar. aishaa verkleinert große Fotos automatisch und immer auf dieselbe Weise, sodass das, was du in der Vorschau siehst, auch das ist, was der Empfänger erhält:
- Welche Dateien: JPEG, PNG, WebP und TIFF. GIF (Animationen), SVG und HEIC/HEIF bleiben unverändert, zählen aber zur Nachrichtengröße.
- Wann: wenn die längste Seite größer als 1600 Pixel ist oder die Datei größer als 400 KB. Kleinere Bilder, etwa Logos und Signaturen, bleiben unangetastet.
- Ergebnis: Die längste Seite wird höchstens 1600 Pixel lang. PNG bleibt PNG (praktisch für Screenshots und Transparenz); andere Formate werden zu JPEG.
- Metadaten: aishaa dreht das Foto zuerst richtig und entfernt danach alle Metadaten, etwa Standortdaten (GPS) aus Kundenfotos. Diese verlassen aishaa also nicht.
- Sicherheitsnetz: Ist das Ergebnis nicht kleiner als das Original, geht das Original mit.
Originale in voller Qualität mitsenden
Standardmäßig erhält der Empfänger nur die verkleinerten Fotos. Braucht der Empfänger das Original (zum Beispiel Schadensfotos für eine Versicherung oder ein Lager), aktiviere den Schalter Originale in voller Qualität mitsenden. Der Schalter erscheint, sobald mindestens ein Foto optimiert wird. Hinweis: Die Originale werden als Anhang oder Download-Link mitgesendet. Die Originale folgen also dem normalen Weg für Anhänge: Passen sie ins Limit, gehen sie als Anhang mit, sonst als Download-Link.
Was passiert, wenn die Nachricht zu groß ist
aishaa arbeitet in festen Schritten:
- Jede Datei geht genau einmal mit. Ein Foto, das im Text steht, wird nicht zusätzlich noch als Anhang hinzugefügt.
- Große Fotos im Text werden optimiert (siehe oben).
- Anhänge werden der Reihe nach hinzugefügt, solange sie in den verbleibenden Platz passen. Was nicht mehr passt, geht als Download-Link mit. Der Empfänger sieht oben in der Nachricht, vor dem zitierten Text, einen Block mit Links, damit die Links nicht am Ende einer langen E-Mail versteckt sind.
- Passt die Nachricht dann immer noch nicht (zum Beispiel wegen eines extrem langen Textes oder sehr vieler Bilder im Text), blockiert aishaa den Versand, bevor die Nachricht rausgeht. Du siehst Diese Nachricht ist zu groß für einen zuverlässigen Versand ((Größe) von maximal (Limit)). Entfernen Sie Inhalte oder senden Sie weniger Dateien mit; große Anhänge werden automatisch als Download-Link gesendet. Dein Entwurf bleibt erhalten, sodass du Inhalte entfernen und erneut senden kannst.
Lehnt der Mailserver die Nachricht danach trotzdem wegen der Größe ab, siehst du bei der Nachricht im Ticket Nicht zugestellt: Die Nachricht war zu groß für den Mailserver. mit der Möglichkeit, die Nachricht zu bearbeiten und erneut zu senden. Das kann zum Beispiel passieren, wenn das tatsächliche Limit eines eigenen SMTP-Servers niedriger ist als die eingetragene Maximale Nachrichtengröße (MB). Siehe E-Mail kommt nicht an oder geht nicht raus.
Gut zu wissen
- Beim Hochladen gilt außerdem ein Maximum pro Datei von 250.000 KB (etwa 244 MB). Größere Dateien kannst du nicht hinzufügen; du siehst dann Die Anhänge überschreiten die zulässige Größe.
- Sendest du viele große Fotos, kann der Versand etwas dauern, weil aishaa die Fotos zuerst optimiert. Beim Weiterleiten an mehrere Empfänger passiert das einmal pro Foto, nicht pro Empfänger.
- Die Chips und die geschätzte Größe im Antwortfeld stammen aus derselben Berechnung, die aishaa beim tatsächlichen Versand verwendet. Was du siehst, ist also das, was passiert.
- Für WhatsApp gelten andere Limits pro Dateityp; eine zu große Datei geht dort ebenfalls als Download-Link mit (Größer als WhatsApp für diesen Dateityp zulässt). Siehe WhatsApp im Posteingang.
- Es gibt keine Einstellung, um die Optimierung von Fotos abzuschalten. Möchtest du ein Foto garantiert unbearbeitet senden, verwende Originale in voller Qualität mitsenden.