Dokumentation / KI-Konfiguration
Wissensdokumente
Kurz gesagt: Wissensdokumente sind Dateien, die du hochlädst, damit aishaa sie beim Beantworten von Tickets verwenden kann, zum Beispiel deine Rückgaberichtlinie, ein Handbuch oder eine Liste mit häufig gestellten Fragen. Nach dem Hochladen analysiert aishaa das Dokument im Hintergrund. Danach verwendet sie bei jedem Ticket nur die Teile, die zur Frage passen.
Wo du das findest
Gehe zu Organisation > Intelligenz > KI-Wissensdatenbank. Die Seite heißt Wissensdokumente. Oben wählst du die Organisation.
Wer: ab der Rolle Teamleiter. Das Menü Intelligenz wird ab der Rolle Organisationsadministrator angezeigt. Ein Teamleiter öffnet die Seite über einen direkten Link, den er von einem Organisationsadministrator bekommt. Dokumente gelten pro Organisation oder, wenn du das beim Dokument wählst, für das gesamte Konto.
Die Liste Wissensdokumente mit den Spalten Name, Art, Status und Zuletzt geändert, der Suchleiste, der Schaltfläche Neues Dokument und dem Menü mit Wissen per Massen-Upload hochladen und Aktualisieren.
Welche Dateien du hochladen kannst
Wissensdokumente sind immer Dateien. Du kannst keine Website und keine URL als Wissensquelle angeben. aishaa liest nur deine eigene Website-URL für die Organisationsinformationen.
| Dateiart | Endungen |
|---|---|
| Text | .txt, .md, .markdown, .rtf |
| Tabellen und Daten | .csv, .tsv, .json, .xml |
| Webseiten als Datei | .html, .htm |
| Word und Textverarbeitung | .doc, .docx, .odt |
| Präsentationen | .ppt, .pptx |
| Tabellenkalkulationen | .xls, .xlsx |
Grenzen:
- Eine Datei darf etwa 244 MB groß sein. Die Seite zeigt die Grenze in Megabyte beim Upload-Feld an (PDF, Word, Text und andere unterstützte Formate · maximal … MB). Eine zu große Datei führt zur Meldung Diese Datei ist zu groß. Wissensdokumente dürfen maximal … MB groß sein.
- Aus einer Tabellenkalkulation liest aishaa pro Arbeitsblatt maximal 5000 Zeilen und 50 Spalten.
Ein Wissensdokument erstellen
- Klicke in der Liste auf Neues Dokument. Die Seite Wissensdokument erstellen öffnet sich mit der Erklärung Laden Sie eine Datei hoch und beschreiben Sie, wann die KI sie verwenden soll.
- Ziehe eine Datei in das Feld Dokument hierher ziehen oder Datei auswählen oder klicke auf Datei wählen. aishaa prüft sofort, ob der Dateiname schon existiert (Überprüfe, ob der ausgewählte Dateiname bereits vorhanden ist…).
- Fülle die Felder aus (siehe Tabelle unten).
- Klicke auf Hochladen und verarbeiten. Du siehst die Meldung Wissensdokument erstellt., und die Verarbeitung startet im Hintergrund.
Die Seite Wissensdokument erstellen mit dem Upload-Feld, den Feldern Name, Zusätzlicher Kontext für die KI, Vom Benutzer gewählte Art, dem Häkchen Automatisches Anhängen bei Verwendung durch KI und den Tags.
Die Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umfang | Nur sichtbar, wenn das Konto mehrere Organisationen hat und du Kontoadministrator bist. Wähle Über das Konto geteilt oder Nur diese Organisation. Ein neues Dokument startet als Nur diese Organisation. Bei nur einer Organisation steht dort Dieses Konto hat nur eine Organisation, daher ist keine Bereichsauswahl erforderlich. |
| Name | Pflichtfeld. Wird automatisch mit dem Dateinamen ohne Endung gefüllt, wenn du das Feld leer lässt, bevor du eine Datei wählst. |
| Zusätzlicher Kontext für die KI | Optional, maximal 4000 Zeichen. Dokumentspezifische Informationen, mit denen aishaa besser bestimmen kann, wann dieses Dokument relevant ist, zum Beispiel „Gilt nur für Bestellungen aus Belgien“. |
| Vom Benutzer gewählte Art | Optional: Richtlinie, Häufig gestellte Fragen, Handbuch oder Allgemein. Lässt du das leer, verwendet aishaa die Art, die sie selbst erkennt. |
| Automatisches Anhängen bei Verwendung durch KI | Kreuze das an, wenn die Datei als Anhang zur Antwort bereitgestellt werden soll, sobald aishaa das Dokument verwendet hat, zum Beispiel ein Rücksendeformular. |
| Vom Benutzer gewählte Tags | Ein oder mehrere Tags aus der Liste der zulässigen Wissens-Tags. Ein Dokument, das für das gesamte Konto gilt, kann nur kontoweite Tags bekommen. Wechselst du den Umfang, entfallen Tags, die nicht mehr passen. |
Die Liste der zulässigen Wissens-Tags verwaltest du unter Organisation > Allgemein, Abschnitt Wissenseingabe, Feld Zulässige Wissens-Tags. Dort steht auch das Feld Kontext für die Wissenseingabe mit zusätzlichem Kontext (Terminologie, Unternehmenskontext und Auslegungsregeln), den aishaa bei der Analyse jedes Dokuments berücksichtigt. Siehe Allgemeine Organisationseinstellungen.
Doppelte Dateinamen
- Gibt es bereits ein Dokument mit demselben Dateinamen, kannst du kein neues Dokument erstellen. Du siehst: Ein Dokument mit diesem Dateinamen existiert bereits. Öffnen Sie das bestehende Dokument, um seine Datei zu ersetzen.
- Wählst du bei einem bestehenden Dokument eine Datei mit einem Namen, der anderswo schon existiert, siehst du Die Datei ‚…‘ existiert bereits und wird das aktuelle Dokument ersetzen. Wurde diese Datei zuvor gelöscht, steht dort Die Datei ‚…‘ wurde zuvor entfernt und wird wiederhergestellt und ersetzt. Nach dem Speichern wirst du zu diesem Dokument geleitet (Die ausgewählte Datei hat ein anderes vorhandenes Dokument ersetzt. Sie wurden zu diesem Dokument weitergeleitet.).
Status und Verarbeitungsschritte
Nach dem Hochladen verarbeitet aishaa das Dokument im Hintergrund. In der Liste siehst du pro Dokument die Spalte Status:
| Status in der Liste | Bedeutung |
|---|---|
| In Warteschlange | Das Dokument wartet auf die Verarbeitung. |
| Analysieren | aishaa verarbeitet das Dokument. |
| Abgeschlossen | Das Dokument ist fertig und kann von aishaa verwendet werden. |
| Fehlgeschlagen | Die Verarbeitung hat nicht geklappt. Neben dem Status steht die Schaltfläche Erneut versuchen. |
Öffnest du ein Dokument, siehst du den Block Wissensdatenbank-Update mit dem Status (Ausstehend, Verarbeitung, Abgeschlossen oder Fehlgeschlagen), einem Fortschrittsbalken mit Prozentangabe und dem aktuellen Schritt: Warten, Dokumentenstruktur lesen, Analysieren, Wissensdatenbank aktualisieren, Abgeschlossen oder Fehlgeschlagen. In diesen Schritten holt aishaa den Text aus der Datei, erfasst die Struktur, erstellt eine Zusammenfassung, bestimmt Art und Sprache und macht das Dokument durchsuchbar.
Solange eine Verarbeitung läuft, steht oben in der Liste eine Leiste mit zum Beispiel 2 Wissensoperation(en) im Hintergrund aktiv., 1 Vorgang(e) mit Fehlern abgeschlossen. oder 1 Operation(en) fehlgeschlagen. Die Liste aktualisiert sich selbst. Mit Aktualisieren im Menü oben rechts machst du das manuell.
Der Block KI-Analyse
Bei einem bestehenden Dokument steht unten der einklappbare Block KI-Analyse. Er ist schreibgeschützt und zeigt, was aishaa aus dem Dokument gewonnen hat:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Effektive Art | Die Art, die aishaa tatsächlich verwendet: deine Auswahl bei Vom Benutzer gewählte Art oder sonst die Art, die aishaa selbst vorgeschlagen hat. |
| Von KI vorgeschlagene Art | Die Art, die aishaa im Dokument erkannt hat. |
| Sprache | Die Sprache, die aishaa im Dokument erkannt hat. Steht dort Mehrsprachig, enthält das Dokument substanziellen Text in mehreren Sprachen. |
| Zusammenfassung | Die Zusammenfassung, die aishaa vom Dokument erstellt hat. |
| Abrufbeschreibung | Eine kurze Beschreibung, wann das Dokument relevant ist. aishaa verwendet sie, um zu bestimmen, ob sie das Dokument bei einem Ticket heranziehen soll. |
Ein bestehendes Wissensdokument mit dem Fortschrittsblock Wissensdatenbank-Update und dem aufgeklappten Block KI-Analyse mit Effektive Art, Von KI vorgeschlagene Art, Sprache, Zusammenfassung und Abrufbeschreibung.
Sprache und Suche: jedes Dokument zählt mit
Das Feld Sprache entscheidet nicht darüber, ob aishaa ein Dokument verwenden darf. Jedes Wissensdokument zählt bei der Suche mit, in welcher Sprache es auch geschrieben ist. Eine niederländische Anleitung kann also die Antwort auf eine deutsche Frage belegen.
- Steht ein Dokument in der Sprache des Kunden, erhält es eine leichte Bevorzugung. Diese Bevorzugung entscheidet nur zwischen Treffern, die nahezu gleich gut passen.
- Ein Dokument mit dem Wert Mehrsprachig ist in keiner Sprache des Kunden und erhält diese leichte Bevorzugung daher nie. Es zählt im Übrigen vollständig mit.
- Du kannst die Sprache nicht selbst einstellen oder überschreiben. aishaa bestimmt die Sprache bei der Verarbeitung des Dokuments.
Möchtest du, dass aishaa in einer bestimmten Sprache andere Informationen verwendet, erstelle ein separates Dokument mit diesem Inhalt und gib ihm einen klaren Namen und Zusätzlicher Kontext für die KI.
Ein Dokument bearbeiten, ersetzen oder herunterladen
- Klicke in der Liste auf das Dokument oder wähle Bearbeiten im Zeilenmenü (die drei Punkte). Die Seite Wissensdokument bearbeiten öffnet sich.
- Passe die Felder an und klicke auf Speichern. Du siehst Wissensdokument gespeichert.
- Möchtest du die Datei ersetzen, verwende das Feld Ersatzdokument auswählen. Die aktuelle Datei steht darunter als Aktuelle Datei, eine neu gewählte Datei als Zum Hochladen ausgewählt. Nach dem Speichern wird das Dokument erneut verarbeitet.
- Mit dem Download-Symbol bei der Datei oder Herunterladen im Menü oben rechts lädst du die Originaldatei herunter.
Mit Zurück zu den Dokumenten kehrst du zur Liste zurück.
Ein Wissensdokument sperren
Oben auf der Seite eines bestehenden Wissensdokuments steht die Schaltfläche Sperren. Sperrst du das Dokument, kann niemand es mehr bearbeiten, ersetzen oder löschen, auch aishaa und der Assistent nicht. Nur ein Kontoadministrator kann es wieder entsperren. Siehe Konfiguration sperren.
Erneut versuchen nach einer fehlgeschlagenen Verarbeitung
Steht ein Dokument auf Fehlgeschlagen, klicke in der Liste auf Erneut versuchen (neben dem Status oder im Zeilenmenü) oder öffne das Dokument und klicke oben auf Erneut versuchen. Du siehst Wiederholung gestartet. Das Dokument wird erneut verarbeitet. Schlägt die Verarbeitung weiterhin fehl, prüfe, ob die Datei lesbar ist und keinen Schutz hat. Klappt es danach immer noch nicht, wende dich an das aishaa-Team über den aishaa-Support-Chat in aishaa (Menü Chat, Unterhaltung aishaa support) oder per E-Mail an support@aishaa.nl.
Ein Dokument löschen
- Ein Dokument: Wähle Löschen im Zeilenmenü oder im Menü oben rechts auf der Dokumentseite. Bestätige im Dialog Wissensdokument löschen („…“ löschen? Das Dokument ist danach für die KI nicht mehr verfügbar.).
- Mehrere Dokumente: Klicke in der Liste auf Auswählen, kreuze die Dokumente an und klicke auf Ausgewählte löschen. Bestätige im Dialog Dokumente löschen. Mit Auswahl abbrechen verlässt du den Auswahlmodus.
Nach dem Löschen verwendet aishaa das Dokument nicht mehr. Lädst du später bei einem bestehenden Dokument eine Datei mit demselben Dateinamen hoch, wird das gelöschte Dokument wiederhergestellt und ersetzt.
Gut zu wissen
- Ein Dokument, das Über das Konto geteilt ist, kann nur ein Kontoadministrator bearbeiten oder löschen. Andere sehen den Hinweis Für das gesamte Konto geteilt und können nicht speichern.
- aishaa nimmt nie das ganze Dokument in eine Antwort auf. Sie wählt pro Ticket die Teile, die zur Frage passen. Ein guter Zusätzlicher Kontext für die KI und ein klarer Name helfen dabei.
- Du kannst in der Liste nach Namen suchen. Die Liste merkt sich deine Sortierung und Seitengröße.
- Es gibt keine Verbindung zu externen Wissensdatenbanken, Websites oder freigegebenen Ordnern. Du lädst Dateien hoch, einzeln oder massenhaft (siehe Wissensdokumente massenhaft hochladen).
- Wissensdokumente sind etwas anderes als das Fachgedächtnis: Das Fachgedächtnis baut aishaa selbst aus abgeschlossenen Unterhaltungen auf, siehe Fachgedächtnis und gelerntes Gedächtnis.
- Du musst ein Dokument nicht in jeder Sprache hochladen. aishaa filtert Dokumente nicht nach Sprache und schreibt die Antwort immer in der Sprache des Kunden, siehe Übersetzen.