Jede Antwort so präzise wie das Produkt
Wie NUVITA die gesamte interne und externe Kommunikation über aishaa laufen lässt und dadurch schneller und präziser antwortet, von der Angebotsanfrage bis zur Lieferfrage.
Kurz zusammengefasst
Ambition
In der Produktion dreht sich alles um Präzision. NUVITA wollte dieselbe Präzision in der Kommunikation, intern und mit Kunden.
Vorgehen
Die gesamte interne und externe Kommunikation gebündelt in einer Umgebung, mit KI, die mitliest, Kontext bereitstellt und Antwortvorschläge macht.
Ergebnis
Kunden erhalten noch am selben Tag eine präzise Antwort, und die Abstimmung zwischen Büro und Produktion läuft über einen Ort.
Über NUVITA
NUVITA ist seit über zwanzig Jahren ein zuverlässiger Partner beim Tablettieren, Verkapseln, Coaten und Verpacken von Nahrungsergänzungsmitteln. Das Familienunternehmen aus Haps übernimmt den gesamten Weg vom Rohstoff bis zur Verpackung, für Aufträge ab hunderttausend Stück.
Die Kunden sind Marken und Unternehmer, die ihr Supplement produzieren lassen. Sie wollen nur eines sicher wissen: dass das Produkt stimmt und dass die Absprachen stimmen.
Jede Frage zu einer Rezeptur, einer Charge oder einer Lieferung verdient deshalb eine Antwort, die so präzise ist wie das Produkt selbst.
Branche
Produktion: Nahrungsergänzungsmittel
Zielgruppe
Marken und Unternehmer, die Nahrungsergänzungsmittel produzieren lassen
Leistungen
Vom Rohstoff bis zur Verpackung: Einkauf, Mischen, Tablettieren, Coaten, Verkapseln, Verpacken
Unternehmen
Familienunternehmen, seit über zwanzig Jahren aktiv
Standort
Haps
Qualität
FSSC-22000-zertifiziert, die international anerkannte Norm für Lebensmittelsicherheit
Der Ausgangspunkt
Ein Kunde mailt am Montagmorgen zu einem laufenden Auftrag: Wann wird geliefert, und kann die Verpackung noch angepasst werden? Um diese Frage gut zu beantworten, braucht es Informationen aus Planung, Qualität und Produktion.
Diese Informationen gab es immer. Aber das Zusammensuchen kostete Zeit: Die Abstimmung lief über einzelne Postfächer, Anrufe und den Flurfunk, und die Antwort hing davon ab, wer an dem Tag da war.
Drei Entwicklungen machten das spürbarer:
Mehr Kunden, mehr Maßarbeit
Jede Rezeptur, jedes Format und jede Verpackung ist anders. Je mehr Aufträge laufen, desto mehr Rechercheaufwand steckt hinter einer scheinbar einfachen Frage.
Büro und Produktion arbeiten am selben Auftrag
Vertrieb, Planung, Qualität und Produktion haben jeweils einen Teil der Antwort. Das ist eine Stärke, sofern alle auf dasselbe Bild schauen.
Die Messlatte liegt hoch
In einer Produktionsumgebung ist ein kleines Missverständnis bei einer Spezifikation ein großes Problem. Was du einem Kunden zusagst, muss stimmen, bis ins Detail.
„In der Fabrik kontrollieren wir alles doppelt. Unsere Kommunikation verdient dieselbe Sorgfalt.“
Freek van Dreumel, Geschäftsführer bei NUVITA
Warum aishaa
NUVITA schaute zuerst auf den üblichen Weg: ein zusätzliches Postfach oder ein separates Ticketsystem für Kundenanfragen. Beides macht das Versenden von Nachrichten einfacher. Keines von beiden sorgt dafür, dass alle auf dasselbe Bild schauen.
„Wir wollten nicht schneller mailen. Wir wollten, dass alle auf dasselbe Bild schauen.“
Freek van Dreumel, Geschäftsführer bei NUVITA
Was das Unternehmen suchte, war eine Umgebung, in der Kundenkontakt und interne Abstimmung nebeneinanderstehen, sodass jeder Mitarbeitende bei jeder Frage das komplette Bild hat und jede Absprache von selbst am richtigen Ort landet.
Qualität, Kontrolle und die Rolle der KI
In einem Unternehmen, in dem Lebensmittelsicherheit und Präzision an erster Stelle stehen, ist die Frage "Was macht die KI genau" keine Nebensache. Deshalb wurde sie vorab beantwortet.
KI bereitet vor, der Mitarbeitende entscheidet
In aishaa fasst die KI den Kontext zusammen und schlägt Antworten vor. Nichts geht an einen Kunden raus, ohne dass ein Mitarbeitender es gelesen und freigegeben hat. Zusagen zu Rezepturen, Planung und Lieferungen bleiben Menschenarbeit.
Jeder Schritt ist nachvollziehbar
Bei jeder Nachricht ist festgehalten, was kommuniziert wurde, wann und von wem. Das macht Absprachen nicht nur auffindbar, sondern auch besser kontrollierbar als bei einzelnen Postfächern.
Daten bleiben, wo sie hingehören
Die Einrichtung wurde an der DSGVO ausgerichtet, mit Vereinbarungen zu Verarbeitung, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechten, die zu kommerziell sensiblen Kunden- und Produktinformationen passen.
Zugriff nach Maß
Nicht jeder Mitarbeitende muss alles sehen. Die Rechtestruktur folgt den Rollen im Unternehmen.
Die Implementierung
Wenige Wochen vom Kick-off bis zum Livegang, mit vorab Aufmerksamkeit für die Einrichtung von Unternehmenswissen, Datenverarbeitung und Zugriffsrechten.
Schritt 1
Bei den wichtigsten Momenten anfangen
Wir haben bei den Momenten angefangen, die für NUVITA am wichtigsten sind: eine Angebotsanfrage, eine Bestellstatusfrage und eine Spezifikationsänderung. Diese drei bestimmten, welche Informationen bei jeder Frage sofort sichtbar sein mussten.
Schritt 2
Kommunikation angebunden, Unternehmenswissen eingerichtet
E-Mail und die interne Kommunikation sind angebunden, sodass Aufträge, Absprachen und Korrespondenz bei jeder Frage direkt sichtbar sind. Danach wurde das Unternehmenswissen eingerichtet: Arbeitsweisen, der Produktionsprozess und die klare, direkte Art, in der NUVITA kommuniziert.
Schritt 3
Die Kontrolle gemeinsam mit dem Team durchgesprochen
Zum Schluss wurde mit dem Team durchgesprochen, wie die Kontrolle funktioniert: was die KI vorschlägt, worauf die Mitarbeitenden achten und wie Absprachen festgehalten werden.
So funktioniert es jetzt
Dieselbe Kundenfrage, derselbe Montagmorgen. Der Mitarbeitende, der die Frage übernimmt, sieht sofort:
Die Antwort beginnt nicht mit Nachfragen, sondern mit: "Ihr Auftrag ist für Donnerstag geplant, und die geänderte Verpackung kann noch berücksichtigt werden."
Und hinterher ist die Zusage beim Auftrag festgehalten, ohne dass sich jemand extra Zeit dafür nehmen muss.
Die Ergebnisse
Büro und Produktion, ein Gedächtnis.
Nachrichten mit einem Antwortvorschlag erstellt, immer von einem Mitarbeitenden geprüft.
weniger Zeit für das Heraussuchen von Auftrags- und Produktinformationen.
2 Werktage → am selben Tag
inhaltliche Antwort auf eine Kundenfrage.
vom Geschäftsführer
Kunden merken den Unterschied: Sie bekommen schneller eine Antwort, und sie stimmt auf Anhieb.
Freek van Dreumel, Geschäftsführer bei NUVITA
Ausblick
NUVITA will den Schritt vom Reagieren zum Vorausschauen machen. Wiederkehrende Fragen, etwa der Status eines Auftrags, werden immer weiter automatisiert, damit das Team Zeit für Fragen behält, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Außerdem untersucht das Unternehmen, wie es rund um Planung und Lieferungen proaktiver kommunizieren kann, damit Kunden informiert sind, bevor sie fragen müssen.
Smarter Kundenkontakt heißt hier nicht: mehr Mails versenden. Es heißt: jede Antwort so präzise wie das Produkt, das das Haus verlässt.
Kommt dir das bekannt vor?
Auch in einem Produktionsbetrieb steht und fällt Kundenvertrauen mit präziser Kommunikation. Wir zeigen gerne, wie das funktioniert, auch in deiner Umgebung.